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只要你在一個組織內，就離不開會議。會議的目的有四：①內部溝通。②統一思想。③解決問題。④分配任務。很多企業/管理者不會組織會議，領導心血來潮的召集，大家稀裡糊塗的參加，會上不著邊際的討論，最後一頭霧水的結束。這樣的會議純屬浪費時間！
網上看過一個萬達公司會議的小視頻，非常令人震撼。上百人的會議，幾分鐘內全部就位，會議結束後幾分鐘內又迅速離場。會議前，連擺放礦泉水的位置都用繩子定位校準，一條直線，整齊劃一。董事長王健林時間觀念跟強，說一個小時就一個小時，時到即止，絕無拖延。
那麼，如何組織會議，才能做到簡潔高效呢？
一：高效會議的三大核心詞
1：時間。會議是有時間成本的。要抓住四個方面的時間，①，召開時間。②嚴格守時。③，發言時間。④會議時長。
2：準備。軍事上，不打無準備之仗，否則必然失敗。管理上，不開無準備之會，否則必然無效。
3：結果。會議的目的是解決問題，所以不能議而不決，所以，必須有決議、有追蹤、有結果、有考核。
二：高效會議的“三個零”思維
1：只開會+無決議=0。核心是“議要要決”，會上明確誰來幹、什麼時間完成。
2：有決議+不執行=0。核心是“決而要行”，責任單位要制定實施計劃並落實。
3：有執行+無跟蹤=0。核心是“行而要果”，按時間節點跟蹤，並驗證和反饋結果。
三：高效會議的四個支柱
1：制度。必要時，可以制定會議管理的制度，明確公司會議的類型、頻次、紀律和要求。這是基本保障。
2：規則。會議是為了議事，所以要有議事的規則。比如限時、圍繞主題、爭議解決等等。這是效率保障。
3：閉環。會議決議事項必須按照PDCA循環要求形成閉環。這是結果保障。
4：培訓。為了提高會議效率，需對員工進行“會議訓練”，比如，如何開會、主持、彙報、記錄、跟蹤等。這是技能保障。
三：高效會議的10大要點
1：提前會議通知。會議一定要提前通知，方式可以是電話、文字、短信、郵件等方式。會議通知要明確時間、地點、人員、主持人、議題、議程、注意事項等要求。
2：確定會議議題。會議就是為了解決問題，所以一定要明確會議的議題。大家都不知道開什麼會，到了會議室再開始思考，這樣的會議絕對沒有效果。
3：明確會議議程。議程，就是會議的流程。誰來彙報、誰來發言、誰來總結都要明確下來。職責明確、流程清楚，大家就不是“聽會”，而是“議會”，會議效率會大大提升。
4：準備會議資料。會議之前，一定要將與會議議題有關的背景資料準備好，併發放到有關與會人員。一般與會議通知一起下發。這樣，會議才能有的放矢、保證效果。
5：準備情況確認。為保證會議效率，會議組織人員要提前對會議室裝備、與會人員進行確認，確保人員按時出席、設備運轉正常。如有異常，及時向領導彙報。
6：申明會議紀律。我在國企的時候，有一次生產副總主持會議，一個車間主任遲到，副總馬上讓他出去罰站十分鐘。會議紀律非常重要，這是高效會議的最基本要求。
7：掌握會議節奏。會議為什麼開不好？主要是主持人掌握不好會議節奏，讓會議偏離了主題。要在明確會議時長，限定發言時間，提醒圍繞主題，解決觀點衝突等方面下文章。
8：形成會議決議。會議的“癌症”就是議而不決。這是會議主持人需要特別注意的。應根據討論的結果，最後拍板形成會議決議。明確問題解決的責任、時間和方法。
9：整理會議紀要。會議一定要形成會議紀要，並最晚於會議結束後第二天，經領導審核無誤後下發相關參會人員。會議紀要是會議決議事項跟蹤檢查的依據。
10：決議事項跟蹤。為確保會議決定事項落到實處，領導應指定專人（比如秘書）進行跟蹤、檢查和驗證。週期性的會議（如周例會），應通報跟蹤結果。
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