文 | 趙金金
朋友小念前段時間終於接到通知，可以結束在家辦公，返回公司復工了，但是復工的第一週工作簡直苦不堪言。由於在家辦公期間只能解決一些線上的工作，導致了很多線下完成的工作全都積攢在一起，復工的第一週，領導與小念的對話場景最多的就是：
小念，你的項目計劃書寫好了嗎？
小念，客戶的報價單你打印出來放我辦公室了嗎？
小念，會議室佈置了嗎？
小念，郵寄給客戶的禮品準備得怎麼樣了？
…………
小念打電話跟我抱怨說：“要是我有孫悟空的72變就好了，一個分身完成領導佈置的一件任務。現在面對領導佈置的多個任務，滿腦子就是逃避。”
現在是要求快速高效率完成工作的時代，在職場上，一個人如果能夠“多任務工作”，那麼他就會被老闆或者領導標榜為高效員工。然而實際上，並不是所有人都能夠適應所謂的“多任務工作”，甚至這種方式還導致低效率，為什麼這麼說呢？我們來一起看看。
01、多任務同時進行的場景，在日常工作中很常見
艾利·高德拉特在書本《關鍵鏈》中，提到過的一個觀點：在傳統的生產企業裡面，造成工人工作效率低下的原因，是“不良多工”。
“不良多工”用現在的話來說就是“多任務工作”，簡單來說，就是多個工作或者任務交叉進行，導致了原先完成任務的時長被延長，降低了工作效率。
小念和領導之間的狀態就是多任務工作，作為公司裡面的職能人員，小念其實完成每次領導佈置的任務都需要時間，但是領導管會時不時地來催促有沒有完成工作。那麼為了告知多個項目的進度，她就會在領導來問的時候，適當地放下正在做的工作轉而完成一下領導詢問的工作。
- 多任務工作場景的具體表現
比如領導問小念項目計劃書寫好了嗎？她其實當時在準備會議室的資料，領導問起的時候，放下了會議室的資料，轉而打開項目計劃書補充了一小部分內容；一會問客戶的報價單，小念又放下了項目計劃書，轉而打印報價單，幾個工作交叉循環往復完成下來，比預計的完成的時間多了近一倍，效率降低為原來的一半。
我自己也常常陷入這種狀態之中。回覆郵件的的時候，領導一個電話打過來，問我要客戶A的資料，他要談合作；發完資料發現報告還沒寫完，又去寫報告；寫了沒多久，前臺送來了快件需要簽收；簽收了之後要給同事和領導送過去，送完資料領導又佈置個新的任務需要做……一天忙下來，領導卻說自己的工作沒有安排好，拉低了工作效率。
那麼，知道了不良多工的日常表現和具體內涵是什麼，其背後影響我們工作效率的邏輯又是怎樣的呢？
02、為什麼多任務同時工作，會大大降低工作效率？
- 第一，多任務處理，會影響大腦的神經組織，從而造成焦慮的惡性循環
2005年，倫敦大學精神病學研究所公佈的一項研究報告中說到，“職員們被郵件和電話分散注意力導致智商下降的幅度是吸食大麻者的兩倍”。
2011年加利福尼亞大學發表的一篇研究報告展示了“快速地從一項任務切換到另一項任務”是怎樣影響我們短期記憶的。這種消極的影響會隨著你年紀的增長逐漸變得明顯。
研究者表示，當我們不分心地完成工作任務或者是閱讀學習時，產生的新想法會進入海馬體中，海馬體對儲存、處理和回憶信息能夠起到關鍵的作用。
但是，如果我們在進行多任務工作時，本身所應該具備的注意力被分散，在處理多個任務時，大腦會增加皮質醇的分泌，皮質醇即我們說的壓力激素。一旦有壓力，就容易對瑣碎的事感到焦慮，這又導致更多的皮質醇釋放，最後你會處在不間斷的壓力和焦慮的惡性循環中。
- 第二，大腦的工作記憶儲存有限，最多可同時容納4個單位
1960 年， Miller 等人在他們研究的著作《行為的計劃與結構》一書中，首次提出工作記憶的概念( working memory) ，它指的是個體在執行認知任務中, 對信息暫時儲存與處理的能力，是我們思維活動的基礎，同時也是我們進行學習的第一步。書中研究者們提出，其中我們的工作記憶最多可同時容納4個單位，如果進行多任務切換的過程中，新任務會衝散原來大腦中存儲的舊任務，等再去進入原先的任務，需要再重新找到狀態。
本質上，人對於未完成的事物，會有一種強烈的衝動，想去把它完成，否則就會一直想到它。——契可尼效應
所以在多個任務往復切換的情況下，不但不會提高效率，反而會造成內心的焦慮和負擔，最終影響整體的工作效率。
- 第三，注意力殘留效應，導致注意力資源分散，造成認知負擔
明尼蘇達大學商學院的教授Sophie Leroy，曾經在他09年發表的一篇論文中，提出了「注意力殘留」（Attention residue）這個概念。
當一個人從一項未完成的任務1，切換到任務2時，由於任務1還沒有做完，於是大腦會殘留一部分資源，仍然在處理和運算任務1。此時，這部分依然在處理任務1的資源，就叫做「注意力殘留」。
按照Sophie Leroy教授說的這個概念，可想而知，如果是多任務一起進行的話，我們的有限的注意力認知資源就會被分散在各個任務上。那麼內心就會感覺到有各種任務沒有完成，導致多目標焦慮感，進而帶來的是認知負擔。
舉個簡單的例子，如果早晨你剛到辦公室，領導跟你說今天要完成3個任務，你正在有條不紊的進行著，結果他時不時過來問問你，任務1做好了嗎？任務2完成了怎麼樣？任務3開始了嗎？此時你就會心不在焉地總是在想著這幾個任務怎麼還沒完成。
- 第四，高質量的工作產出需要同時依靠時間和專注度
在《深度工作》這本書中提到了一個公式：高質量工作產出=（所花的時間）x（專注度），通過這個公式我們可以看到，如果想要有高質量的工作產出，那麼不僅僅需要時間，同時也需要專注度。
一般我們講高效，如果在任務完成標準一致的情況下，誰用的時間最少，誰就是那個效率最高的。那麼代入上述公式，我們可以得出來，時間少，要想高質量工作產出大，就需要專注度也大（同義替換為深）。
綜上所述，在進行多任務工作的情況下，其影響我們完成效率的邏輯是注意力是大腦的工作記憶有限，由於注意力殘留效應，導致我們注意力被分散，造成內心的多目標焦慮感，而高質量的工作產出又同時需要時間和專注度。那麼既然這樣，有什麼辦法可以提高我們的工作效率呢？
03、4個方法避免多任務同時進行，提高工作效率
- 化被動為主動，為自己爭取到保持專注的條件
不知道有多少人，在接收到領導佈置的任務時，回覆的是以下這幾種話術：
好的，領導。
我明白了，領導。
領導，我儘快完成給您回覆。
職場上，有時候自己的忙碌狀態不是自己給自己找事情，而是領導總是時時刻刻盯著自己有沒有完成任務，而員工傾向於用忙碌的狀態來告訴領導：看，我真的在認真工作。
可是，我們知道，那些不慌不忙的員工，照樣也在完成任務，關鍵是他們會向上管理自己的領導，化被動為主動，為自己專注完成任務爭取到條件。
比如，我在接收到領導任務的時候，會認真理解領導說的話，然後思考1-2分鐘，給到領導回覆說：好的，領導，您佈置的任務我理解了（複述一下具體是做什麼），我會在下午4點前做完給您彙報，希望您給我預留時間。
這樣回覆，一方面讓領導放心自己一定會完成他佈置的任務，另一方面也為自己爭取到了專注度的機會，阻止了他會時不時來“監管”你的工作。
- 不斷練習保持正念，專注工作
前面我們說到為自己爭取到了專注的條件，那麼接下來要做的就是，保持正念，專注於工作，當我們專注於工作的時候，想要完成高質量的工作，那麼利用的時間就會短。
保持正念的方法，越南的得道禪師，一行禪師給出的答案是：專注工作，保持警覺和清醒，準備好應對任何可能發生的狀況，隨機應變，這就是正念。
簡單來說，就是關注自己當下正在做的事情，一件一件進行。方法看似很簡單，但卻需要我們足夠專注的去做。
- 使用工作清單法，幫助擴充外部工作記憶存儲
現在我們接觸到的信息資訊越來越多，外部的各種儲存工具的衍生也應徵了我們需要存儲大量信息的需求，在面對多任務處理時，用工作清單法記錄下需要完成的任務，然後分別去完成。
達蒙·扎哈里亞德，是一位時間和效率管理專家，其在著作《高效清單法》列出了10種常用的待辦事項清單法
1. "事無鉅細"清單
2. "任務+開始日期+截止日期"清單
3. 待辦事項清單"兩人組"：主任務清單+每日任務清單
4. "3 + 2"法
5. "1-3-5"法
6. 基於項目的清單法
7. 3-MIT法
8. "便利貼"法
9. "四象限"法
10. GTD法
其中我慣常使用的是，將幾個清單的用法結合在一起，下面來說下我是如何使用的：
- 設置一個主任務清單：是所有任務的滾動儲存庫，類似於每個任務的“倉庫”，只要有個想法都可以丟進去。
- 每日清單：早晨用半小時寫一下當天已知要做的任務，用優先級排序的方法寫最終清單，在結束工作前半小時核查清單完成情況。
- 羅列一個微任務清單：15min內我就可以做完的任務，集中在一起之後，中午用一整塊的時間批量完成。
- 記錄時間節點：包括領導要什麼時候彙報、自己預估完成時間等。
- 定期檢查：檢查清單內容完成情況，已完成的做標記，未完成的進行復盤下一步計劃。定期核查的作用是防止清單僅僅只是被羅列的現象發生。
- 工作之外注重睡眠和運動鍛鍊，保持良好的身體狀態
這一點看似與提高工作效率沒有關係，但是曾有研究表明，睡眠不同的兩個人在完成同一件事情的時候，兩個人呈現出來的專注狀態是不一樣的，在完成工作效率的層面上，睡眠不足的人明顯會低於睡眠充足的那個人。
除此之外，作為上班族，我們在辦公室經常就一坐一整天，沒有足夠的運動時間，有的人甚至是，下班之後覺得工作太累就直接洗漱睡覺恢復狀態。
實際上，通過有規律的運動再加上高質量的睡眠，可以讓注意力、專注力、記憶力、學習力等眾多大腦的運作更加有活力，也就是說，有規律的適當的運動可以成為“最強的大腦訓練活動”。
在研究工作記憶的過程中，領域內的專家們發現，光是慢跑30分鐘，之後的工作記憶就有提升，所以運動可說是非常即效性的方法。
04、總結
職場上，我們的工作經常會遇到一個人負責多個任務的情況，然而多任務工作狀態如果處理不好的話會降低我們的工作效率。其背後真正的邏輯主要有4點：
- 多任務處理，會影響大腦的神經組織，從而造成焦慮的惡性循環；
- 大腦的工作記憶儲存有限，最多可同時容納4個單位；
- 注意力殘留效應，導致注意力資源分散，造成認知負擔
- 高質量的工作產出需要同時依靠時間和專注度
瞭解這些之後，我們說，有相應的4個方法建議來提高我們的工作效率，分別是：化被動為主動，為自己爭取到保持專注的條件；不斷練習保持正念，專注工作；使用工作清單法，幫助擴充外部工作記憶存儲；工作之外注重睡眠和運動鍛鍊，保持良好的身體狀態。
知道做不到，等於不知道。職場中，最終的成果展示應該是執行力是否到位的體現。掌握了方法，最重要的是要去執行。共勉。
參考書籍文獻：
[1]工作記憶:人類高級認知活動的核心.《北京師範大學學報(社會科學版)》2010年第05期
[2]Baddeley, A.D., & Hitch, G. (1974). Working memory. In G.H. Bower (Ed.), The psychology of learning and motivation: Advances in research and theory (Vol. 8, pp. 47–89). New York: Academic Press.
[3]深度工作
[4] Can humans multitask?
廈九九：職場二寶媽，上市公司品牌總監，頭條簽約作者，寫作教練，《撐過去，你終將成為更好的自己》作者。每天分享職場、個人成長和寫作乾貨，歡迎關注我@廈九九
