2018年以來，海拉爾鐵路運輸檢察院以檔案規範化管理為抓手，切實加強檔案工作組織領導、設施建設、制度建設和科學管理工作，推動檔案管理水平和服務質量不斷提高，2019年底成功晉升檔案管理工作“自治區一級單位”。
01 加強組織領導，全力打造全院“一盤棋”格局
一是黨組高度重視。本著“對歷史負責、為現實服務”的原則，海拉爾鐵檢院把檔案管理工作納入黨組重要議事日程，與各項檢察工作同部署、同推進、同考核。成立了黨組書記、檢察長為組長、分管領導任副組長，各內設機構為成員的檔案工作領導小組，黨組和檢察長定期研究過問檔案工作，從人員配備、經費投入、基礎設施建設方面給予支持和傾斜，有效促進了檔案工作的開展。
二是強化隊伍建設。針對缺乏專門檔案人才的實際，選拔一名政治站位高、工作素質好的青年幹警專職負責檔案工作，組建了以專職檔案員、各部門內勤為兼職檔案員的檔案員隊伍，負責檔案日常收集、整理和管理工作，形成由黨組統籌抓、辦公室直接抓、各部門配合抓的檔案工作格局，確保檔案工作始終有人負責、有人管理。
三是提升工作素能。加大培訓力度，將檔案工作培訓納入全院教育培訓工作計劃，定期組織全院幹警集中學習《檔案法》、《人民檢察院訴訟檔案歸檔規定》等法律規定，積極派員參加自治區、呼倫貝爾市兩級檢察院舉辦的檔案培訓活動。立足地域實際，主動與呼倫貝爾市檔案局和檢察院聯繫對接，採取專題講座和崗位練兵的方式對全院專兼職檔案員進行業務培訓80餘人次，有效提升了檔案人員履職素能。
02 加強基礎建設，不斷改善檔案工作條件
一是建設高標準檔案工作區。2015年，海拉爾鐵檢院啟動“兩房”建設伊始，該院黨組就把檔案室建設作為重點區域，嚴格按照檔案業務建設規範要求進行科學合理規劃，建成後的海拉爾鐵檢院檔案工作區面積為257.13平方米，設置了檔案工作室、實物檔案庫、數字檔案庫和紙質檔案庫，實現了檔案辦公室、借閱室、庫房“三分開”。同時，該院投入70餘萬元購置了檔案密集架系統、專業檔案管理系統、恆溫恆溼一體機、自動裝訂機、計算機、打印機、掃描儀、氣體滅火器等專業設備，定製了橡皮印章、銅滾輪章、活字印章等檔案標準化工具，規範檔案歸檔標識，建成了符合“十防”要求的標準化檔案工作區，確保檔案管理安全有序。
二是大力推進信息化建設。堅持檔案信息化與基礎設施建設同步開展，2018年初，海拉爾鐵檢院積極籌措資金啟動了檔案標準化建設一期工程，抽調精幹力量對全院各門類檔案開展了分類整理、編排檔號、粘貼條形碼、檔案管理系統錄入等工作，重點按照種類、年份、機構類別和保管期限對全部紙質檔案進行了重新編號和分類歸檔，做到標記清晰、排列有序、檢索方便。截至2019年底，海拉爾鐵檢院檔案室共歸檔存儲各類檔案8706卷，全部錄入檔案管理系統，檔案歸檔率和信息化率均達到100%，初步實現了檔案建設標準化、查詢便捷化、利用自動化的目標。
03 加強科學管理，全面提升檔案工作水平
一是強化建章立制。海拉爾鐵檢院把檔案制度建設作為重要工作抓緊抓實，在認真執行國家檔案法律法規和高檢院有關規定的基礎上，先後制定完善了檔案管理、借閱、檔號編寫規則、保密等20餘項制度機制，同步實現制度上牆，並建立了檔案室檢查、檔案立卷歸檔、借閱登記等臺賬，從制度上保證檔案管理工作規範有序。
二是規範有序歸檔。嚴格把好檔案歸檔關，制定了檔案分類歸檔方案，對擬歸檔的案卷和文件材料，堅持各部門內勤立卷歸檔，部門負責人和檔案員審查驗收，確保檔案分類、編號、排序科學規範，定位精準，提高檔案查找準確率。針對工作實踐中個別檔案類別標準不明確、不一致的情況，海拉爾鐵檢院採用檢察系統標準與國家檔案局標準結合的方式，在標準衝突時，優先適用檢察系統標準，在檢察系統標準缺失時，再適用檔案部門標準，確保檔案應歸盡歸。
三是注重檔案開發利用。 在完成檔案歸檔的基礎上，海拉爾鐵檢院積極創新檔案管理模式，依託檔案信息化管理系統，將圖書管理方法引入檔案管理，利用條形號賦予案卷唯一身份，現存檔案全部實現“一檔一碼”。同時做到掃碼借閱，對借閱的檔案設定歸還期限，超出15日系統自動報警，有效避免了“久借不還”“案卷丟失”等問題。兩年多來，累計為司法辦案、案件評查及基建工作提供借閱、查詢150餘次，近30家單位來院學習考察檔案規範化建設工作。2019年12月20日，受內蒙古自治區檔案局委託，呼倫貝爾市檔案局採取聽取彙報、實地檢查、隨機抽查、現場評分等形式，對海拉爾鐵檢院檔案管理工作進行全面評審，正式認定海拉爾鐵檢院為內蒙古機關檔案管理工作“自治區一級”單位。
注：此信息由呼鐵檢察分院整理，在內蒙古自治區人民檢察院檢察內網編輯發佈。
