員工午餐福利之中美稅務對比

在美國,凡事都涉及到稅務。吃飯問題,也不容小覷。

在2018年以前,一個公司發生的只要和經營直接相關的招待娛樂費用,不論是吃飯還是其他招待,都可以享受稅法上的50%抵扣。

2018年後,稅法修改為,招待娛樂費用不允許稅務上的抵扣。但吃飯還是可以的,只要吃的喝的不是過分奢侈,還是可以享受稅法上50%的抵扣。若,在招待娛樂活動中,單獨購買的食物和飲料,也可以享受稅法上的相關稅收優惠抵扣。也就意味著,業務招待所能享受到的稅收優惠的範圍縮小了。

公司除了和客戶吃飯問題,還有就是員工吃飯問題。在硅谷的科技公司,基本上都會提供午餐或者午餐補助。像谷歌,午餐、happy hours點心、飲料等都是免費吃,還可以打包帶回家;像蘋果和三星等,都是自辦員工食堂,員工以員工價(幾乎成本價)進行內部購買。這都是屬於員工福利範疇。在賬務處理和稅務思路上,中美兩國大體雷同。

若公司以貨幣形式發放餐飲補助,那視同員工薪酬福利,僱主需要將該部分費用反映到員工的工資薪酬單W2表格上,員工個人是需要繳納個人所得稅的。

若是提供午餐等實物,屬於以下兩種處理方式,僱主可以不反映到員工的工資薪酬單W2表格上,員工個人可以免除繳納個人所得稅。

一、De Minimis meals(最低限額餐飲)

指的是公司給員工提供的所謂“不值錢、價值少”的餐飲,不論什麼場合,不論有沒有合理的理由,都算。如何定義“不值錢、價值少”範圍?稅法上沒有那麼細的規定。只是舉例如,包括,咖啡、甜甜圈、軟飲,特殊場合或偶爾提供的還有可以保障員工加班的用餐,或者偶爾的聚會、野餐等。(可窺見美帝生活水平一斑)

這個最低限額餐飲,包含在僱主經營的飲食設施(Employer-operated eating facility)提供的用餐。僱主經營的飲食設施需要滿足相關所有條件才算,一是公司自有或者租賃相關的設備;二是公司運營該設備,或者外包第三方運營;三是這個設備在公司的辦公場所裡或附近;第四在員工工作時間提供食物、飲料和相關服務。

二、發生在辦公場所的用餐

公司提供給員工的用餐,若同時滿足下列兩點,也不需要記入員工個人所得稅。一是用餐地點發生在公司辦公場所;二是該用餐是為了給僱主提供便利。用餐地點非常好判斷。而如何判斷是否給僱主提供了便利?則需要採取“實質重於形式”的原則。關鍵點為,“實際上有沒有充足的理由給僱主提供方便,而不是為了額外給員工發放補貼”。若,與員工的勞動合同中明確有用餐是作為一種薪酬補貼的條款,而實際發生是為僱主提供了方便,那也算。即使,公司有明確的文件制度規定用餐是為了給公司提供方便,而實際上不是,那也不算。(本人覺得實際操作靈活度太大,後期稅務稽核人員的主觀認定很重要)

“給公司提供便利且需要發生在辦公場所的用餐”,需要注意以下幾點:一是一視同仁原則。若該政策用於公司一般的員工,那就視同所有員工都享受。二是用餐時間問題。像中午時間,是常規的提供給員工非常短的午餐時間(如半小時或45分鐘),導致員工不能外出就餐。若公司有政策允許提前下班來彌補中午短的午餐時間,也是不能算的。三是用餐需要在工作時間之內,上班之前或下班之後提供的不能算。四是為了鼓勵員工士氣、吸引員工等目的提供的用餐,不能算。

在中國,很多有能力的公司,會自辦員工食堂,這點類似美國的僱主經營的飲食設施。其所提供的午餐等實物,員工是不需要進行個稅繳納的。由於目前八項規定等日趨嚴格,員工食堂,也容易演變成業務招待費的替代科目。因此,審計對自辦職工食堂的食堂經費支出核算問題也要求日趨嚴格。在內部控制上,不僅需附經相關業務實施部門的審批單,還需要人力資源部門審核確認的費用審批單。經費由內部食堂單獨核算的還應附補虧申請、食堂開具的收據、結算清單,結算清單應載明食堂的詳細支出情況;經費由內部食堂非單獨核算的還應附日常食材採購和能源耗費及其他相關支出的報銷憑據、購貨清單,批量採購時還需附合同或協議。外委食堂經費支出核算應附經相關業務實施部門和人力資源部門審核確認的費用審批單、委託服務合同或協議、發票、結算清單。結算清單至少應包括食堂統一供餐人數、所屬期間、結算金額等信息。

公司除了員工食堂外,若想給員工提供午餐福利,就只能發放午餐補助了,員工就應該繳納個稅。沒有美國那麼靈活的規定:

員工午餐福利之中美稅務對比

只要是在公司、在上班時間發生的,為了便利僱主的午餐,員工都可以不需要納稅。


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