除了價格以外，酒店運營者更應該關注的是PMS整體性能和價值，以及是否可以滿足自身需求。
尤其對於需求功能複雜的中高端酒店而言，低價PMS從短期成本考慮，看起來往往很有吸引力。
但通常情況下需要配置更多定製解決方案和外部系統/資源對接，最終將一定程度上抵消價格優勢，反而造成成本上升。
升級/替換PMS的系統著實需要投入大量的時間和金錢，這需要我們能夠透徹瞭解在此過程中的關鍵點和需要注意的問題，以便能夠作出最佳決策。
酒店在採購PMS系統和進行系統升級的過程中常犯的七大錯誤，你可以對照自己看看，避開了嗎？
1、系統需求不明確
多個行業人士建議酒店在採購PMS時，應該備有一份詳細的清單，仔細列出酒店對系統在技術和使用層面上的需求，這一點在對比不同PMS進行選型時尤為重要。酒店既需要能夠清楚理解現有系統的不足，也需要知道酒店在運營過程中的痛點。
更為重要的是，還需要具備前瞻性眼光，對未來的使用需求進行合理預測。只有當我們清楚而明確地列出系統的功能要求和系統集成的相關需求時，才是系統採購成功的第一步。
2、把價格作為唯一考量因素
業內人士不建議酒店將價格作為系統採購的唯一考量因素，價格與品質總是對等的，把價格作為唯一考量因素往往會讓我們對全局把握有失偏頗。酒店運營者更應該關注的是PMS整體的性能和價值，以及是否可以滿足自身需求。
3、未與供應商建立良好合作關係，後續服務保障不到位
對於酒店而言，選擇合適的供應商是非常重要的。PMS供應商應該能夠與酒店共同協作，有效透明地溝通，提供高品質的服務和支持以確保酒店能夠達到設定的期望和目標。
在選擇系統時，酒店還應該關注系統維護費用，如定製版報表、支持/維護費、系統集成費和其他問題。只有考慮清楚這些問題，酒店才能夠判斷是否物有所值。
4、沒有為未來使用做打算
在進行PMS升級之前，酒店需要充分了解其所在的市場情況以及驅動酒店收入增長的關鍵因素。只有這樣，才能確保系統未來能夠滿足使用需求。
酒店需要確保其使用的系統能夠定期更新，尤其當某些政策法規發生變化時，更要確保及時的系統更新。
5、對系統集成的能力沒有充分考慮
大多數的酒店都誤認為PMS與其他系統的集成就是“Plug and Play 即插即用”。但實際上系統間的集成需要兩家供應商共同協作，通過通用協議的API接口才能完成，過程並不那麼簡單。
很多酒店對系統的“開放性”往往沒有給予充分考慮，系統能夠支持多少個第三方平臺的對接，以及若與業內主流平臺進行對接需要花費多長時間，這些都是考慮的關鍵點。很多時候，到了系統採購的最後關鍵環節，系統集成的相關需求才被提出來。這意味著留給PMS供應商與其他第三方平臺建立/確認這些接口對接的時間是很短的，而這對於酒店而言卻是至關重要的。這常常也會給酒店帶來不必要的風險和潛在的成本上升。
6、團隊沒有做好相應的準備
專業人士建議酒店在進行系統更迭/更新時，最好指定專人負責，項目負責人需要能夠對管理層的目標和預期有充分了解。雖然在很多獨立酒店沒有專人負責技術，但指定項目負責人仍是非常必要的。
此外，讓酒店相關團隊對PMS的更換以及後續運營層面上可能發生的改變做好充分的準備，在上線新PMS過程中非常重要。管理層在此事上也應取得各個相關部門的支持。畢竟，在更換/更新系統後，酒店管理層希望看到一些變化，而不是和以前一樣一成不變。
7、沒有對用戶體驗進行充分考慮
PMS需要能夠讓酒店員工與客人的每次溝通和交流更為及時和高效。自動化的PMS解決方案必須好用、易用，並可以反映出酒店服務水平。
我們可以仔細思考這樣幾個問題：當我們去審視客人在酒店的旅程時，入住和離店過程酒店是否還存在某些低效的環節？讓每一位客人滿意，難度有多大，或者說有多容易？如果只能採用一種方式讓客人在酒店中感受到無縫的旅行體驗，那將會是什麼？
什麼是更新酒店PMS的最佳時機？
我們很難去限定或規定酒店替換PMS的最佳時機，但是我們建議酒店運營者最好在時間準備充分的情況下來考慮此事，而不是在有壓力的狀況下。給酒店進行計劃、評估和討論此事的時間越充裕越好，結果也更可能令人滿意。
如果之前使用的PMS合同快到期了，酒店再去考慮此事匆忙決定，很大程度上來說，可能不會產生讓人極其滿意的結果。
PMS系統需要保持與時俱進，千萬不要等到因為系統過時無法進行運營和業務支撐的時候再去考慮系統替換。同時酒店也需要與軟件、硬件供應商保持溝通，確定系統升級和更新的頻率。
當然，系統的更新也要注意度的掌握，如果酒店的PMS系統運轉良好且高效，那麼系統更新在各項任務中的優先級也可進行調整，不必那麼急迫。
市場上的新技術層出不窮。當我們看到有些技術代表了新一代發展方向，也過了初試市場測試階段時，或是我們可以考慮去採用新技術的一個時間點了。其中需要重點考慮的依然是系統集成問題，系統在這方面必須能夠充分滿足酒店的使用需求，減少因為系統對接問題而對酒店造成的影響。
當我們看到系統已經無法幫助我們維持對客服務水平時，當我們看到IT人員忙於系統維護而不是系統業務創新時，我們是時候需要考慮去升級酒店的PMS系統了。
此外，當酒店品牌或者業主方更迭，也是酒店需要考慮更新酒店系統的時候。這個時候，酒店可能有新的流程需要實施，新的要求需要實現，而原來的系統可能無法支撐。在這種情況下，一般酒店都會有針對系統層面上的預算計劃，對於酒店而言，這也是可考慮進行系統更新的時間點。
至於系統更新所需的時間，業內人士認為，系統的更新完全可以在日常工作中實現，大概需要4-8周。
酒店最好在旺季結束後來進行實施，一方面可以使酒店有充分時間忙於旺季的準備，另一方面也使酒店員工能有充分時間對新的系統學習瞭解，管理層也能夠有效評估系統對接的有效性並最大化其效用。新系統的安裝，從來不是以影響用戶體驗為代價的。
如何在預算範圍內選擇最適合酒店需求的PMS？
好的PMS產品不僅僅能夠幫助管理者節約時間，還應該能助力最佳決策的制定，並在與用戶互動的時間內發揮其最大的時間效能。酒店大概每7年會考慮更新PMS系統，更換之前，充分了解供應商服務的其他酒店和案例以及用戶對使用體驗的詳實評價，是非常重要的。
更進一步來說，酒店還應該多去了解一些與自己酒店類似的其他酒店用戶的情況，以及所在本地的一些小型酒店或酒店品牌的評價，這樣我們才能夠確保供應商能夠提供滿足本土城市需求的功能和服務，比如發票，以及當地財政部門要求的一些其他功能。
同時酒店也需要考慮更新PMS所涉及的短期和長期投入。這方面來說，使用雲端PMS產品的好處比較顯而易見，技術發展趨勢一定是越來越開放，越來越移動化。基於雲架構，酒店在系統上的投入也會逐漸由資本性支出轉變為運營性支出。
對於酒店而言，可能需要準備兩份清單：一份清單列出酒店目前通過系統實現的功能和服務，同時列出未來酒店想把哪些功能和服務從PMS拿出來，通過其他方式實現；另一份清單則列出酒店目前系統使用的痛點，並進行多家系統比較，看哪一種解決方案能夠更好滿足酒店的需求。
或者酒店可以考慮請一位中立的獨立顧問來輔助酒店完成從評估、決策到實施的整個流程。整個過程中涉及到的技術點和要點非常多，對於酒店而言這是一筆財政支出，也需要物有所值。
只有當決策和實施流程被管理好，才能確保系統上線後能夠實現最佳客戶體驗。如何制定最佳採購決策，這裡有幾個要點供參考：
（1）清晰明瞭的列出待考慮的供應商清單和酒店的預算
（2）明確預算構成，包括初始投入，後期維護，需要投入的人員技術支持，在地硬件/網絡要求等
（3）記錄酒店目前使用的系統所需改進的問題
（4）記錄酒店目前使用系統的關鍵核心功能，新系統需要具備這些功能或在基礎上改進
（5）對供應商在安裝、培訓和支持方便的用戶評價進行充分了解
（6）一般來說，奢華酒店的業務結構比較複雜。很多系統在進行系統演示時看起來是很好的，但實際上在使用過程中，可能依然會存在重要的功能缺失或使用不友好的問題
