在投標過程中，投標文件的編制起著至關重要的作用，評委能從一份投標文件中較為全面地看到投標人的綜合實力，而投標文件編制水平的高低直接影響了中標結果。
然而，不少投標人對編制投標文件缺乏經驗，對招標文件和招標項目缺少足夠的理解，甚至不知如何才能編制好一份投標文件，結果導致實力很強評審得分卻很低，從而與中標失之交臂，實在可惜。本文從實際操作入手，談談編制投標文件應注意的幾點主要事項。
查看招標文件
招標文件是編制投標文件的主要依據，也是衡量投標文件響應性的標準，一般包括招標公告、投標人須知、評標辦法、合同條款、項目內容技術標準和要求、投標文件格式。
在編制前必須詳細閱讀招標文件及有關招標資料，對重要的內容要反覆研讀，加深理解，充分了解招標文件的內容和要求。那麼招標文件重點看什麼呢？
1.看投標人的資格要求
投標人應仔細對照公告或投標人須知裡的投標人資格要求，看是否滿足項目的資質證書、財務、業績、信譽、人員以及政府採購政策等要求，並提前準備好證明材料。
2.看投標文件的遞交截止時間
如為公開招標方式的項目，可預留10-15天的文件編制時間，如為非招標方式的項目則應把握好時間，在招標文件要求的時間前1-2天完成編制工作。
3.看投標人須知
投標人須知包含了很多投標註意事項，投標人應仔細閱讀每一項條款的內容，不應遺漏任何關鍵信息。
4.看項目內容技術標準和要求
對於招標人需要採購的服務要求，重點要關注標註實質性要求和條件的服務參數，並保證都能逐一響應。
5.看評標辦法
評標辦法包括最低評標價法和綜合評分法，分析評標辦法的評審標準和評審程序，據以採取投標策略。一般來說，招標人為了能採購到優質的服務，大多會採用綜合評分法。
6.查看合同條款
看合同條款裡是否有投標人不能接受的事項，提前知悉也是保護自身權益。
以上內容閱讀完後，如果招標文件中出現表述不清楚、模糊及容易引起歧義、漏洞等問題時，投標人應在招標文件規定的時間內書面要求招標人對招標文件做出解答、澄清和修改，防止出現因投標人對招標文件理解有誤而造成投標失誤的情況。
編制投標文件
首先要明確分工。投標工作較為繁雜瑣碎，時間也緊迫，因此需要2-3個人分工、協作、配合才能完成。可按照技術標和商務標的要求，對編制的內容進行分工，每個人負責相應的內容，並在規定時間內完成。
其次，要注重編制工作，參與編制投標文件的人員應熟悉招標文件的內容，無論負責哪一部分內容，都要圍繞著既定方案、招標文件的要求來編寫，積極響應招標文件的要求。一般要提前2至3天完成，以便有足夠的時間開展後期的查漏補缺工作。編制過程中，還應注意以下兩個問題。
1.一方面，業績宜多不宜少
在收集業績材料時，除了按照資格要求或評標辦法的業績要求收集足夠的資料，有必要時還可加入幾個不同年度成交金額較大的業績，不僅可以防止個別業績不符合評審要求而被廢標，還可向評委展示投標人豐富的經驗及綜合實力。
2.另一方面，服務方案要突出兩點
服務方案是投標文件核心競爭力的體現，也是編制人員編寫能力的體現，更是評標時考慮的主要因素之一。
一份優秀的服務方案應邏輯清晰、層次分明，在對項目採購需求、評標辦法裡的服務要求全面響應的基礎上，提出更全面、更優質的服務內容。
因此，負責編制服務方案的人員可以是企業裡經驗豐富的老員工，因為他們對自己企業比較熟悉，可以根據企業自身的特點，結合招標文件要求編寫服務方案，避免因缺乏經驗而導致不必要的返工；同時，他們可以幫助企業確保投標文件的質量，提高中標率。
編制服務方案時，編制人員應仔細思考業主需要怎樣的服務，以便能夠完全地響應。如果遇到招標項目採購需求或評標辦法的服務要求描述不詳細的情況，可在招標文件的合同中尋找詳細的合同條款，進行調整後寫入方案中，或是在網上收集類似項目的招標文件，或許能有可以借鑑之處。
值得注意的是，編制人員應準確把握招標項目的重點、難點、業主的特殊要求等，這些都要在服務方案中予以著重體現。最忌諱套用網上搜索的內容或者是企業自己的模板，千篇一律，並沒有針對項目突出亮點，自然得分不高。
此外，類似服務類的招標項目，並不完全以價格取勝，相比提供低價但不能保證服務質量的投標人，招標人更傾向於選擇價格較前者稍高但能提供優質服務的投標人。因此，投標人在編制服務方案時，如能多提出優於招標文件的服務內容，也將更容易得到評委或招標人的青睞。
3.再其次，要研究分析投標報價
投標報價是招標文件較重要的部分，需要細緻、科學、合理的編制。編制投標報價應針對不同的評標辦法、不同的地區慣例、不同的工程項目類別等而採用有差別的策略。
例如最低評標價法和綜合評分法的投標報價的區別是，前者基本上是基於成本價的計算，後者則主要是對業主的預算標底進行估算，其單價一般會比最低評標價法的單價高一些。初步報價提出後，應對其進行多方面分析，圍繞初步報價的合理性、競爭性、營利性和風險性，作出最終報價決策。
4.最後要按照招標文件要求收集材料
為避免因材料不全被廢標，投標人應嚴格響應評標辦法的每一個得分點，除了按照投標文件格式的要求收集材料外，還應全文檢查是否有遺漏的地方，及時補齊缺少的材料。
編制招標文件
審核工作是投標文件後期製作的首要工作，投標文件編制完成後，審查也是必不可少的。負責審核的人員將每個人所編制的部分彙總完成後，首先重點審核投標文件總體上是否具有一致性，是否有前後不一致甚至自相矛盾的地方。
其次是對招標文件的響應性和符合性審查，避免投標文件與招標文件中的條款與規定有重大偏差，如，人員、設備、服務是否按照招標文件中強制性標準的要求配置、是否按照招標文件要求報價、大小寫是否一致等等。
審查工作之餘，不能忽視的還有簽字、蓋章和密封工作。有些經驗不足的投標人容易在簽字、蓋章、密封上吃虧，未按照招標文件上的要求進行簽字、蓋章，導致還未進入評標階段就被認定為無效。因此，在簽字、蓋章、密封前，應再仔細閱讀招標文件中關於這方面的具體要求。為以防萬一，投標文件的正副本可每頁都蓋上印章，密封最外層包裝可採用防水的牛皮紙，以防止投標文件被水浸溼。
總之，編制投標文件既要突出重點、簡明扼要、可操作性強，又要主次分明、有根有據、圖文並茂、裝幀美觀，還要覆蓋招標文件的方方面面，並遵循技術規範和主客觀條件，充分發揮組織、計劃、控制的作用。一個好的招標項目自然競爭激烈，而用心編制好一份高質量的投標文件會讓企業從眾多競爭者中脫穎而出。
因此，投標人應認真仔細閱讀招標文件，不放過任何關鍵信息；對招標文件的項目需求提出針對性的解決方案，突出自身的亮點及優勢；在有條件的情況下可組建專職投標編制團隊，參編人員要在平時注意招投標方面的法律法規知識的積累，不斷提高自身的專業理論素質和實踐經驗。通過不斷學習和總結，進一步提高招投標文件編制的質量。如此，才有可能提高中標幾率。
