作為管理者，我們能開好一個高效率的會嗎？

社會上的機構和單位各不相同，各種組織的內部結構千差萬別，運營思想各不相同，唯一相同的是都需要“開會”。作為一個團隊的管理者，特別是新晉晉升的管理者，我們真的能開好一個會嗎？

在以盈利為目的的經濟組織——企業裡應當如何高效率的開好一個個會？結合經驗，談談我的方法：

我把一個會議分成三個部分：會前準備；會中進行；會後跟蹤。

一、會前準備階段，準備好所有材料！

所有成功案例都是系統化操作的產物，開會也一樣。

（一）確定會議目標

開會之前我們要做必要的準備，首要任務就是確定開會的目的！我們是要解決一個什麼問題？是表彰批評？是宣佈公司政策？是討論問題？是頭腦風暴？還是學習提升等等。目的決定形式，不同目標必然需要不同的會議形式去達成。

這裡需要注意的問題有兩個：

1、不能為了開會而開會，目標不明確的時候不要決定開會。一個目標不明確的會議必然浪費大量時間；

2、即便是內容和形式已經固定的例會，也應該在每次召開前確定好目標和形式。如果形式不能服務於目標的話，例會的形式也可以取消；

3、確定了目標之後，可以選擇不開會！有些目標不是通過開會達成的。

總之開會的目的一定要明確！

（二）準備會議材料

開會是件大事，要想讓會議效果好，效率高，要準備一些必要的會議材料，比如要執行的新政策、公司的新決定、討論事項的背景材料等等。最好製成紙質版，與會相關人手一份。在開會時，往往是一對多，難免會有開小差的情況，手裡一份材料會提升參會人員的注意力。

有條件在會議室播放PPT的話，最好也製作一份PPT。利用好一切有助於參會人員立即會議目的和講話人意圖的形式都應該利用上。畢竟作為領導者表達能力各不相同，特別是通過技術上位的管理者一定要用好各種工具。

顯然，讓人聽不懂的會不會有太積極的效果。

（三）與相關人員適當溝通

在會議準備階段，應該與這個會議的部分相關人進行適當溝通。比如上級領導、下級團隊的帶頭人、會議主持人，會務團隊成員、核心業務的骨幹等。

會前溝通的內容包括：

1、聽取相關人的建議；

2、與主持人，會務人員溝通會議流程和細節；

3、是否需要某些人給予哪些配合；

4、重要才會者是否能夠到場；

5、對於對人參與的大型會議，突發事件的處理預案；

等等

（四）確定參會人員，發出會議通知

什麼人參會，什麼人列席，同樣的員工，是不是都需要參加；內部會議一定要團體內全部參加嗎？這些是會前準備的內容。

確定好參會人員後，就要發出通知。

對於公司來說，特別是規模還不大的企業要注意一下問題：

1、儘量不要突擊開會。這樣不僅影響員工正在進行的工作，而且會議效果也很差；

2、會前要通知會議內容。讓員工知道開會的目的，有思想準備；

3、無關人員不要參會。

二、會議進行中

準備工作做好之後，就要開會啦！會前的準備越充分，開會就會越輕鬆。開會中要做好這麼幾件事：議題的把控、會議結果、確認會後工作和會議內容的記錄。

（一）議題的把控

在人員較少，或者參會人員關係比較融洽的時候，很有可能會議過程中出現跑題的情況。這時候就需要主持人及時把討論內容引回正題。發現跑題，主持人直接講就好了，不需要太多技巧。如果怕對氣氛有影響，可以設計些梗或者玩笑，比如我們在開會的時候，如果離題太遠就會說“驢都被你們牽跑了，快把驢牽回來。”

這裡要注意一個問題：頭腦風暴的時候要注意，不要輕易打斷大家的思路。其實頭腦風暴也是有一套方法的，以後文章再講。

（二）會議的結果

公司的工作會議，業務溝通會都要有結果。這個會議得出了一個什麼結論、討論出什麼樣的解決方案、做出了什麼決定、達到了什麼樣的會議效果，最好在會議結束前再重複一遍。沒有結果的會議就是浪費時間，結果不能落實就是瞎扯淡。

（三）確認會後工作

會議結束前一定要佈置工作，需要出會議決議案、方案的一定要安排人員作出。哪些人員要幹什麼樣的工作，如何驗證會議效果，什麼時候再召開後續會議。與會人員要提交什麼樣的報告等等。

（四）會議記錄

不要因為部門小，議題小就忽視會議記錄。現在做會議記錄很方便，用一部手機就能搞定啦。然後利用語音識別軟件在整理一篇文字版的會議記錄。你可以利用這些內容對會議進行復盤，查找不足，讓你越來越會開會。將來一不小心公司做大了，更是珍貴的記錄。

三、會後跟蹤

會議開完後要及時跟蹤會議結果。會上得出的結論是不是符合現實，會上安排的工作是不是按時完成了，這是檢驗會議效果的最好方法。

記住沒有馬上見效的方法都不是好辦法！

如果沒有達到會議效果，也不要急於召開第二次會議。思考原因，按照流程組織第二次會議。

最後提醒大家注意幾點：

1、開會前一定要準備！一定要準備！一定要準備！重要的話說三遍。

2、開會也是日常工作重要的組成部分，儘量不要利用下班時間開會。與會者心裡想著趕緊回家或者再罵你，都會使會議的結果大打折扣！

3、會議要確定好時長，讓限時開會成為習慣。

4、會前有議題、會中有記錄、開會有結果、會後有工作。

5、抓住機會多練習演講，用簡單明瞭的話語讓聽的人明白，這是管理者的基本技能。

6、公司應當有例會制度，例會上能解決的問題，儘量不加會。

7、一個會議的議題要少，儘量不把不相干的議題放到一個會議上。