01
誤解待辦事項清單的目的
讓我們來思考這個問題：為什麼要創建待辦事項清單？或者說，你希望用它們完成什麼？
大多數人都誤解了清單的功能。他們認為清單就是幫助他們一一列出每項任務的一種工具。
其實不然。
一份可靠的清單會將你的注意力吸引到真正要做的工作上，防止你轉向那些不太重要的項目。
待辦事項清單不應該成為確保你完成所有工作（尤其是那些瑣碎不重要的事）的工具，它需要做的是確保你完成那些真正要做的事情。
如果你誤解了它，那麼你將無效而且過度地創建和使用它們，而最終清單也會阻礙你的效率提升。
02
忽略了設定截止日期
沒有截止日期的待辦事項清單隻能被稱為願望清單。沒有最後期限，我們就會無所作為。
截止日期不只是強加緊迫感，它能幫助我們根據完成任務和項目所需的時間來確定任務和項目的優先級。 另外，它也會刺激我們去行動，戰勝拖延。
面對沒有最後期限的任何規劃時，我們的動力很小。沒有動力，我們便什麼都做不到。隨著時間的推移，未完成的任務越來越多，清單將變得無法掌控。
另外很重要的一點是，截止日期還有助於我們決定在何時花費有限的時間和精力。我們總會在不同的任務中選擇，無論手裡的任務是什麼，總是會有比完成它們所需時間更多的任務在排隊。
截止日期有助於我們去思考和規劃，根據需要完成的目標，在任務之間進行選擇。
03
清單太長
我說的太長的清單，是指那些似乎永遠不會結束的日常任務清單。它們一直在繼續，包含許多日常的事務。
這些清單在許多方面都適得其反：
第一，它們分散注意力
因為它們給出了太多選擇，而每個選項都會把你的注意力從最重要的工作上移開。最後，很可能會乾脆不採取行動而陷入“癱瘓”的狀態，或者被迫做一些低性價比的活動，例如刷手機，聊微信。
第二，它們是不現實的
太長的清單最終會達到無法管理的程度。你無法做完所有瑣碎的事情，因為它們實在是太多了。
第三，它們令人沮喪
如果你列出的清單幾乎等於一份“今日無法完成的任務清單”，那麼一次又一次這樣的經歷，可能會破壞你的動力。使你更難有精力去做那些真正值得驕傲的高質量工作，並且更難以按時完成這類高消耗的工作。
第四，它們變相地鼓勵你拖延
由於未能日復一日地完成你的待辦事項，隨著時間的推移，你將失去驅動力或推動力，慢慢忘掉及時完成任務才是最根本的目的。
一天中，你能用來處理所列工作的時間是有限的。如果你只有四個小時的時間，那麼請確保清單中的項目可以在四個小時內完成。否則，列出太長的清單讓自己品嚐失敗的滋味，這並不能產生什麼價值。
04
給自己留了太多選擇
每天早上醒來時，和我們一起甦醒的還有一定量的認知資源。在我們做決定時，這些認知資源就會被快速地消耗掉。
例如，你應該在早餐時吃華夫餅、雞蛋還是麥片？在這個決定中，你通常可以隨意使用完整的認知資源。
然而，在一天結束時，即使是最簡單的選擇也似乎變得很難。你可能很累，大腦的任務處理器燒得冒煙了，對應的認知資源也很少。因此，你做出理性決策的能力就會被削弱，變得不那麼專注，也不太能控制自己的衝動。
理解“決策疲勞”對我們來說很重要，因為它決定了我們在不同任務之間分配時間的能力。
認知資源耗盡的時候，我們會更傾向於選擇能夠提供即時滿足的活動，而不是那些對我們來說更有價值的活動。我們更有可能選擇看電視，而不是選擇健身房。我們更有可能拿起一袋薯片而不是自己準備烹飪。
存在太多選項的清單會加劇這種情況。它們迫使你做出關於需要處理哪些任務的非必要決定，每個決定都會侵蝕你的認知資源，並增加你的決策疲勞，導致了一種被稱為“決策逃避”的困境。
陷入“決策逃避”的結果可想而知：你的工作效率將直線下降，待辦事項（包括那些重要事項）也未能完成。
05
沒有為任務添加場景
大多數清單最大的劣勢之一就是缺乏任務的背景。
任務被寫下來，但是關於完成它所需的時間、優先級以及它在完成某件事的過程中所起的作用，你未做任何標示。
沒有這樣的背景信息，你自然很難知道哪些任務需要立即關注。事實上，你都沒法根據自己的實際情況判斷能否完成特定任務。
舉個例子：
假設你的清單包含“給我的會計師打電”這樣一項任務，而它並沒有提供相關的優先級信息，那麼你是需要今天打電話給會計師還是等到下週？
同樣，它也沒有提供關於電話可能持續多長時間的信息。那麼，你是需要幾分鐘的時間還是要聊上一個小時？
另外，你是要詢問會計師有關資產註銷的潛在問題，還是想探討建立殼公司的利弊？
在不知道其細節的情況下，我們難以決定是否處理待辦事項。
創建缺乏場景的任務清單，你的清單會變成對未解決和未完成事件的持續記錄，而不是對你需要完成的事件的記錄。
06
任務被定義得過於寬泛
之所以出現被寬泛定義的任務，問題在於它們的範圍太大了。因為缺乏明確的起點和終點，所以我們根本沒有辦法衡量任務做得究竟成不成功。
每個寬泛意義的待辦事項實際上是一個由眾多任務組成的完整項目。例如：
一個打算寫一本新小說的作者，如果將待辦事項列為“開始寫小說”就太模糊了。因為開始寫小說涉及的任務太多而並未詳細說明。
相比起來，“編寫第1章初稿”這樣的任務會更有效。
一位希望改善部門工作流程的公司經理，將待辦事項描述為“提高部門生產效率”就是模稜兩可的。
而“安排與團隊負責人會面，討論新的工作流程計劃”會更有效，因為它提出了一個單一的目標，而且執行者也很容易知道何時達到了這個目標。
這些例子的關鍵點就在於，過於寬泛地定義任務，很不利於任務的完成。如果你在完成待辦事項時遇到問題，請檢查它們是否可以被分解為較小的任務。
07
任務不符合特定目標
我們設定目標是為了促使自己採取行動。當我們能夠預測完成特定任務的積極結果時，我們不太傾向於拖延。
可問題在於，很多人在創建清單時都忘記了這個原則。他們寫下每一項想到的任務，但未能將這些任務與具體目標聯繫起來。因此，他們最終花費大量的時間來處理長遠來看對他們來說不重要的待辦事項。
舉個例子：
假設你在明天的清單中寫出維護博客並“寫一篇新博文”，這是你認為需要做的任務。但是你知道你需要做的具體原因以及你在用博客有針對性地發佈什麼內容嗎？
也許你希望新帖子能夠在Facebook和Twitter上曝光，吸引大量流量湧入你的博客網站；
也許你想讓自己的博客顯示在谷歌熱門搜索查詢的首頁上；
也許你希望博客文章能夠吸引業內有影響力人士的關注。
這些可以促成你與他人建立有價值的聯繫，激勵你做得更好。
關鍵是，你必須知道每個項目需要完成的原因，並將特定目標附加到清單的每項任務上。忽略了這一步，你就不會有動力去完成這個項目。
08
小 結
在我向你展示如何創建有效的清單之前，我們有必要先評估你的目前清單的有效性。對此，你要思考以下幾個問題：
1. 你是否瞭解待辦事項清單在任務管理方法中的主要用途？
2. 你是否為每個待辦事項設定了一個截止日期（某個具體的日期，而不是“月末”）？
3. 你是否將待辦事項清單中的項目數限制為7—10個？
4. 你的待辦事項清單是否限定了那些要耗費精力進行選擇的任務的範圍？
5. 你是否給出每個待辦事項的具體情況，來判斷它是高價值還是低價值的任務，以及相關時間規劃？
6. 你是否具體地定義任務而非寬泛地描述，以便快速確定何時能完成它？
7. 你是否將每項任務與特定目標相關聯？
如果這7個問題都考慮到了，你將知道如何創建可幫助你完成重要工作的任務清單。
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