很少有人預料到冠狀病毒肺炎會在全球各地爆發，而那些制定應急計劃的組織正逐漸進入過渡期。對於其他組織來說，需要採用多種方法來保證工作和生活正常進行，同時衡量其員工在疫情期間的工作表現。
也很少有組織能夠預測到遠程計算突然增長的需求，制定應急計劃的組織可以從容應對，而其他公司則可能在採用遠程支持和幾乎完全依賴協作工具方面陷入困境。
技術專家表示，要使組織的工作和業務順利進行，就需要混合使用正確的技術，同時要保持原有辦公室的文化，即使是遠程工作也是如此。
以下介紹員工在家遠程辦公的方法和技巧：
1.不要忽視安全性
柯尼卡美能達公司IT部門All Covered客戶體驗和策略部主管Julie Branc說，所有連接到企業資源的設備都需要進行惡意軟件保護並定期掃描。
Branc說，“現在是部署託管安全意識培訓計劃的最佳時機。如今有關冠狀病毒疫情的網絡釣魚電子郵件事件正在上升。不幸的是，沒有多少組織為出行禁令做好準備，也沒有積極的時間表安排員工在家中工作。一個主要的挑戰仍然是目前位於受保護的企業網絡外部端點的安全性和合規性。”
2.傳達組織策略
10x Management公司管理合夥人Michael Soloman表示，遠程工作取決於調整溝通方式。他建議組織設置可衡量的具體目標，併發布時間表，其中包括適用於辦公室時間表的虛擬平臺，然後堅持執行。
他說：“組織可以將其團隊分成不超過6人的小組。這有助於確保在每個小組中都能更好地溝通，而小組成員不會被大量意見和評論所淹沒。併為每個小組創建通信線程，以便小組成員與其他小組通信。”
3.保持社交
SiteGround公司品牌和文化總監Dima Peteva說，保持辦公活動對於維持士氣並讓員工保持相互聯繫至關重要。
Peteva說：“在這個時候，社交圈至關重要。我們試圖在線開展許多辦公室活動，例如組織在線遊戲，參與GetFit挑戰賽，以鼓勵員工保持活躍狀態，並與隊友分享他們的表現。”
Peteva還建議員工在工作與家庭生活之間劃分界限。重要的是要有意識地把兩者分開。
她說：“員工在家裡工作時可能經常瀏覽工作電子郵件或只完成一項任務並最終導致加班，這兩種情況都讓人擔憂，因此我們鼓勵員工保持正常的工作時間，並在事後安排休閒活動和日常生活。如果員工獨自居住，或者感到無聊的話，可以參加我們組織的讀書俱樂部和其他在線團體活動。”
4.溝通和彙報
鑑於冠狀病毒疫情期間在家中工作所產生的壓力，技術主管確保讓他們的團隊在工作之前進行彙報。
CloudBees公司工程副總裁Susan Lally說，“我確保我的團隊通過不斷的溝通來很好地處理變更和遠程工作。有時候這可能會很困難且千變萬化，但是我一直在使用多種方法來確保每個員工在需要時與我聯繫。我一直在辦公時間和所有團隊進行視頻通話，團隊員工可以討論工作或各自的感受。我希望我的團隊之間彼此建立聯繫，並且如果需要我的幫助，我隨時可以提供。”
5.參與虛擬會議
柯尼卡美能達公司的Branc表示，過多召開虛擬會議可能會成為一種負擔。當組織召開會議的時候，要把握好時間。
Branc說：“不要試圖模仿現場會議的形式，允許員工進行適應和調整。人們可能會發現，當員工沒有參與虛擬會議時，其工作效率可能更高。組織需要控制電話或視頻會議的時間，讓對話在預定時間之內進行，因為虛擬會議可能會影響到與交談的人員或群體的其他承諾，從而給他們帶來壓力。因此不要浪費他們的時間，這可以使員工在工作的時候更加投入。”
6.保持工作與生活之間的平衡
1Password公司首席執行官Jeff Shiner管理著一家幾乎完全遠程工作的公司，該公司經營了14年。他說，有一些在家遠程工作的關鍵技巧使過渡變得更加容易，並且可以從設置電腦開始。
Shiner說，“在理想情況下，員工需要兩臺電腦：一個用於工作，另一個用於家庭。如果無法做到這一點，則可以將筆記本電腦與臺式機顯示器和鍵盤一起使用，這樣可以將工作和個人時間區分開來。另外，對電腦的硬盤進行分區併為工作創建一個單獨的用戶帳戶也是一個好主意。”
Shiner還建議員工在家採取一些平時在公司工作的做法，可以集中精力做好準備。
他說：“員工工作期間注意衣著，這並不是說需要西裝革履，而是穿著舒適的衣服，而不是家居睡衣，這有助於集中注意力和正確地開展工作。遵守常規時間表。即使在家工作意味著可以靈活地安排時間，也要設置並遵守工作時間，這樣可以保持工作與生活的平衡，並消除精神上的困擾。”
7.信任團隊
Braidio公司首席運營官Rafael Solis說，在遠程工作時，組織管理者的默認立場應該是信任。他說，這是與團隊合作最重要的方面。
Solis說，“如果沒有信任，遠程工作將變得更具挑戰性。這很關鍵，重要的是要考慮社交孤立可能讓團隊成員感到孤獨或與組織脫節的感覺。因此，重要的是要找到方法來提高參與度。”
8.設定期望
Sungard AS公司首席信息官Chris Fielding建議啟動一個項目，以便在組織遠程協作工作流程時每個員工都具有相同的理解水平。
他說：“至關重要的是要確保聽到所有員工的意見，這需要團隊負責人用心管理，並得到所有團隊成員的支持。他們需要共同努力創造一個值得信賴的環境，讓所有員工都感到受到尊重，並能夠公開發表意見。這樣一來，每個員工都可以獲得幫助。”
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