辦公室，是任何單位的關鍵內設機構，起著統籌協調、內聯外通的重要作用，尤其是建築單位工程項目綜合辦公室，更是事務繁雜、難度頗大，辦公室工作如何做到“運籌於帷幄之中，決勝於千里之外”，你有什麼真知灼見嗎？
今天，我們給您提供三個小竅門，
希望可以讓您的辦公室工作井井有條
時間合理分配
辦公室工作都是千頭萬緒的，所以，首先我們要學會的，就是合理地安排時間。
按事務的重要性來分配時間
首先是重要的事情。耗時費力、需要分析論證的事情要拿出多一些時間和精力。這個“付出”往往不是立竿見影的，是需要經常思考琢磨的一個過程。比如，重要文稿的起草，需要長時間的調查研究，必須認真對待。
其次是一般重要的事情。比如實施或改進預定的工作計劃、撰寫工作報告等，力爭用一天或幾天時間完成。
最後是不太重要的。例行的、預先安排的不太重要的數項小型任務，可以排出先後順序集中完成。臨時出現的開會、訪談、聯絡等隨時處理。
按日常工作的特性來分配時間
辦公室工作往往具有常規性、臨時性和突擊性。針對這三個特性，應該採用不同的應對辦法：
常規性工作要按規矩辦。所謂常規性工作，是指計劃內的工作。這些工作基本上是“週而復始”地進行，每天、每週、每月、每年大體上都差不多。對於相對穩定的計劃內的常規性工作，應對辦法就是按規矩辦。這裡說的“規矩”，包括法規、制度、措施、公約、程序等，也包括約定俗成且行之有效的傳統做法。
臨時性工作要分門別類辦。辦公室的人經常會遇到計劃外的工作，所以應對的辦法就是要分門別類辦。一是分清急緩，急事抓緊辦；二是分清輕重，重要事重點辦；三是分清性質，性質嚴重的馬上辦，具體操作時有現成規矩可循的按規矩辦；無現成規矩可循的按領導的指示辦；既無規矩可循、領導指示又不明的探索著辦。實踐中，第三種情況還是不少的，因為現成的規矩往往滯後，這就需要有改革創新的精神和理論探索的勇氣。
要注意的是，順手就可以完成的事，即時就辦。否則就有可能被其他的事打亂甚至遺忘。例如，正在寫材料時突然接到一個電話，請通知某某幾點開會，那就不妨趕快撥個電話告訴某某，這件事就算完成了。若放下來，則有可能因為集中精力寫材料把這件事忘了。一般來說，當天的工作應儘量當天完成，因為有的事情一過夜就有可能被忘掉。
突擊性工作要全力以赴辦。所謂突擊性工作，是指相對集中一段時間完成某項重要任務。這個任務可能是計劃中的，也可能是計劃外的，往往時間緊、標準高、要求嚴、困難大。因此需要相對集中時間、集中精力、全力以赴地去辦。
分清主與次
辦公室的性質決定了，我們必須在主與次，進與退，前與後之間把握好分寸。這不僅是職責的要求，也是反映我們辦公室人員素質和能力的重要參數。
首先要擺正工作性質的輔助性與工作要求的主動性之間的關係。要參與不干預，到位不越位，尊重不盲從。不當吹鼓手、馬屁精。要能幹事而不誤事，要能成事而不添亂。
其次要擺正領導工作目標的統一性和職權任務的差異性的關係。要明白辦公室是單位的綜合部門，但不是權力部門。辦公室人員儘管經常與領導在一起研究問題，儘管經常傳達領導的指示，但是並不意味著可以發號施令，以領導自居。
再次是要擺正辦公室人員同領導在政治地位上的平等性與分工的不同之處的關係。因此要認識到，接受領導、服從領導、服務領導不僅是辦公室人員的職責所在，更是組織內部的運行的基本要求。
記事有門道
隨身帶個小本
好記性不如爛筆頭。辦公室的工作，大到為領導決策服務，小到收發文件、打掃衛生、通知開會等，比較繁雜。人的精力是有限的，有時又受到外界的干擾，要把什麼事都記住，單憑腦子是不夠的，所以，在辦公室工作第一件事，就是備個小本子，最後是可以放在口袋裡的那種。
小本子主要記這些內容：
可包括當日自己的主要活動；
本單位的大事；
領導交辦的事；
會議決定的需要自己辦的事；
別人交辦的事或反映的情況；
自己想到的事和對完成任務的設想、計劃等。
把事情記下來之後，經常翻一翻。急事馬上辦；一般的事列入計劃辦；需要領導同意的事，及時請示。一事一記，辦完一件，劃掉一件。
勤檢查
辦公室經常會有發文工作，但很多時候，由於事情太多，很多人會把文件往抽屜裡一放，想著過一會再發 ，往往第二天上班後，因為雜事很多，就把這件事忘了。這種把公文放在抽屜或保險櫃裡而誤事的現象，還是不少的。要改變這種現象，簡單的辦法就是早晚一查、每週一清。
建議：每天上班後，第一件事就是打開抽屜或保險櫃，看一看有沒有需要當天處理的公文。每天下班前，查一查還有沒有需要處理的公文。如果有，請注意放在上面的抽屜內，或放在辦公桌上的顯眼位置，方便第二天一上班就能看到。除此之外，每週不妨清理一次辦公桌、保險櫃，這樣不僅可以使物品經常處於擺放有序的狀態，也可以檢查出壓在辦公桌抽屜裡、保險櫃內的公文，避免發生積壓公文的問題。
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