135編輯器社群課《如何利用遠程辦公工具提供工作效率》！
疫情期間，想必大家也聽過這樣的一些表達。2003年非典整個帶動了電商的一個快速增長，2020年的一個新冠肺炎卻是讓在線學習，還有在線教育這些平臺得到了一個大的一個爆發，還有我們的在線辦公平臺，其視野的增長也是非常快的。我們在家辦公的過程當中，一定離不開各種在家辦公的工具，尤其是像一些石磨、一些會議的工具，相信大家一定在這一個期間用了很多這樣的工具。
對於在家辦公或者在線辦公，每個人的觀點和看法可能不一樣，有些人那會覺得在家辦公的一個月可能效率很低下，甚至覺得非常累。但是對於我而言，甚至對於我們公司而言，線上辦公的效率其實是非常高的。甚至我自己判斷高於在公司辦公，有些人會說你說的有點誇張。
為什麼呢？因為我們在家辦公的時候，其實我們節省了非常多的一些通行的一些時間以及我們整體上的溝通也是非常流暢，所以這導致了我們的整個工作效率，是適合在公司辦公室，差不多甚至高於公司辦公。當然，也有一些傳統的企業，可能平時很少接觸這些在線辦公的一些軟件呀或者工具，所以他們在這場疫情當中其實是非常難受的一種狀態，因為他首先工具不會用；其次，效率非常低下，那最終導致的就是整個業務的一個下滑。那比較尷尬的是，剛剛復工，很多小夥伴也被通知到就是被裁員了，所以這一系列其實就是因為疫情影響了經濟的發展，影響了整個企業的運轉，所以這一切都非常的尷尬，讓人覺得非常的難受。
就2020年的這場疫情，對於一些遠程辦公的一些行業或者一些在線協作的一些行業工具，他們到底發生了什麼或者疫情這個階段對這些行業有什麼影響或者有什麼改變？我覺得是整個短期的一個疫情，其實催化了一些需求的爆發，我也在最開始的時候也給大家講了，就是很多人其實是沒有在家辦公的一種習慣或者需求，但其實通過疫情在這樣一個情況導致大家很多人都有這樣的一個需求了，導致很多人都是被逼無奈的去在家辦公。所以這裡面和大家交流一個事情。在疫情期間遠程辦公的需求是非常大的一個增加你知道嗎？很多工具類的平臺，那開始跑馬圈地啊，就是搶佔一個市場，開放了一些VIP，其實也是希望在大家在一起的這個時間點內，能通過一些工具去提高自己的工作效率和學習效率。這裡面再跟大家分享一個數據，就是騰訊文檔就前一段時間了，大家應該也看到了一個數據，他們公佈了一下自己的數據越活躍，用戶已經突破了一點六億。其實騰訊文檔他是18年到19年才出來的一個新品牌對吧，然後在微信這個大的流量池子裡面增長還是非常快，用戶已經累計創作了超過了五億份文檔，所以這個量還是非常大的。
那石墨文檔呢，算比較老的一個文檔。也是在新媒體圈子或者運營圈子裡面被大家用得非常多的一個工具。他已經前段時間想想對大家關注了他們符號的小夥伴也看到了他們完成了B輪的一個千萬美元的融資。那這裡面他們的數據也給大家去聊一聊啊，他們的註冊用戶突破了兩千八百萬，企業用戶已經突破了三十七萬，他們的一個月PV月活躍，月訪問用戶也是超過了三點六億。所以這一塊的話，這個數據想必大家也可以瞭解一下，所以這也是整個疫情期間時間催化了這個市場的需求，有個大爆發。
很多用戶的習慣得到了培養，我相信疫情期間大部分企業都執行了遠程辦公，遠程辦公這些習慣，我個人預判未來疫情就算結束之後，未來這個習慣也會逐步被大家去使用，哪怕是業餘的一些啊，上班時間呀或者週末，這些上班時間大家會習慣用這些工具去遠程辦公。那其實我在整個公司裡面其實是一個非常資深的一個工具控吧，我們公司在我的帶領下面其實使用了非常多的一些工具，有印象筆記、滴答清單，也是大家離不開的，我也會在我後面的分享當中，具體給大家去講怎麼去用；
嗯，對其實我覺得，除了公事上的一些習慣，還有就是一些，我舉個例子在我們公司，我們約定了，是產品同事和運營同事每週二要開會，但是我會發現反而在公司上班的時候，每次都沒有高質量的去完成。結果我們在家遠程辦公的時候雷打不動，每週二的下午三點多如期地去舉行這樣的一個溝通會議，反而在這樣一個疫情期間得到了一些提高和一些養成。
第三點，疫情期間，其實它催生了很多新興的一些用戶群體。怎麼講？舉個很簡單的例子，你會發現，無論是三線小城市還是五線小城市，還是很多大學生都在用什麼，釘釘在上課對吧。前段時間還上了熱搜小學生給釘釘打分，這些情況都是說，它催生了一個新興的一個用戶群體。
第四個點，就是整個市場，它是其實是處於一個藍海的狀態。歐美的一些國家整個遠程辦公，在線辦公的一個市場的一個滲透率提升達到了20%。你猜中國有多少？中國其實只有1%，所以中國國內的市場，他是一個非常大的一片藍海，這片藍海還需要我們這些習慣去用，也需要更多的一些工具去探索。比如我們的135編輯器，其實也是希望這些新媒體小編能通過這些工具實現一個遠程辦公，實現一個高效的辦公的狀態。
接下來我想跟大家聊的就是遠程辦公，最大的挑戰是什麼？很多人說，我不會用工具，很多人說我不能自律，那我這裡面想跟大家講的是，其實我認為是有兩個點，是非常大的一個挑戰，也是在我帶領我們公司去遠程辦公，而且我去制定一系列的規則過程當中，我就會發現最大的問題：一個是領導的管理能力。在遠程辦公，在運行期間，他是很明顯的，就區別就能看得出來。有些領導管理能力非常強，有些領導，員工們都在家裡面辦公的時候，他會發現他完全失控了，很多進度根本沒有辦法去跟蹤。所以對企業的管理者而言，遠程辦公最終考驗考驗的是管理者的能力和眼界，因為此時這場疫情完全是打破了我們過去的一些管理方式，還有一些我們的一些溝通方式其實也是突破了一個物理的一個空間上的一個限制。其實它是一種非常新的一種工作方式。
遠程辦公對大家最大的挑戰不是工具的選擇。因為過去我的很多次的分享當中或者是我的一些粉絲私信。我說遠程辦公我到底怎麼去適應他？他老說，我用什麼工具，我覺得工具只是一種物體，一種形式。
我在整個遠程辦公或者我在整個公司裡面帶團隊過程當中我有哪些高效辦公的秘訣。尤其在遠程辦公當中，我覺得雖然疫情可能快要結束了，但我覺得未來大家遠程辦公還是說和其他人是這種遠程的合作方式，還是說大家去平時通過這些工具去高效工作的一種狀態，我覺得都離不開我下面講的這些思維和這些方法，大家可以去聽一下。
第一個，遠程辦公確實需要的是儀式感，儀式感真的是非常重要。我來給大家講一下我的儀式感。我在遠程辦公的時候，對我而言，我除了起床，洗漱，吃飯這些事可能有一點儀式感。另外，對我而言非常重要的一個儀式感就是我吃完飯，我會打開書桌，然後站著辦公，這時候我就有種儀式感，站著辦公的時候就代表我要正視，達到一種上班，高效的狀態，集中的狀態，這是我自己的儀式感。然後另外我們團隊的儀式感也是非常強。我在遠程辦公的時候會每天準時十點鐘，因為我們十點鐘大家在群裡面都會準時的給我回復，別看這個小小的舉動，其實就是證明大家都在線了，大家也準備有一個狀態去工作了，這是儀式感之一。
儀式感之二就是我們會在十點半的時候準時的去開晨會，這是雷打不動地執行。所以這我覺得是我們儀式感的兩個是我們每天都需要去做的一些東西。
第二個部分來和大家去聊的就是遠程辦公，其實是需要的是時間管理，時間管理不是在管理時間，因為我們每個人都管理不了時間，我們能管理的是什麼，我們能管理的，唯有自己。好那這裡面也給大家總結了三個點：
遠程辦公也需要固定上班時間，我們會發現，遠程辦公的時候，每個人的上班時間是不一樣的。為什麼因為有些人說我爸媽我十點飯做好了午飯，另外一個說，我12點吃午飯，所以這導致就大家說我要去吃午飯了。吃完飯我再來看，在我們公司不允許，我們必須要做的就是大家所有人都是統一時間，到這個時間點，大家再去吃飯，因為出現一個問題，就是很多時候你去吃飯了，但是我們還是需要他去協調的時候就會發現沒有辦法去執行了。所以我們遠程辦公或者你在現場和一些同事去協作的時候，也要有非常強的一個時間觀念，就是做到一個固定的一個時間。
第二個呢，是給大家講的是番茄工作法，番茄工作不知道的人可以百度一下，知道的人的話其實也很簡單，就是我工作25分鐘，休息五分鐘，稱為一個番茄。然後我完成四個番茄之後，我再休息一個非常長的一個時間點15分鐘，非常重要，為什麼呢？我在過去很長一段時間就去適應番茄工作法，前期不能適應，覺得非常機械。或許我發現我完全被手機或同事打擾，或者在家辦公的時候，被爸媽的關愛打擾，所以這時候我就給自己強制使用番茄工作法。這25分鐘，誰都別打擾我打擾我，所以我會在這25分鐘之內是非常專注的一個狀態。這25分鐘之後，那五分鐘休息的時候，我可以處理各種事情，所以這個工作法還是非常重要的。
那第三個點的是一個非常重要的一個時間觀念，這個有點廢話，但是很多人都做不到，也是我在這次在家辦公，階段當中發現很多實習生或者我們的很多正式員工出現了一個問題，就是時間觀念非常差。我們公司有一個文化，就是每天要寫日報，不是給別人去看的，而是去總結今天自己做了什麼，明天要做什麼以及和其他部門同事去溝通一個進度、一個過程，所以這時候我就會發現，我每天讓同事去固定時間給我發日報，就是說這個時間我不固定，是你來固定。
第三部分就是遠程辦公，需要的是任務協作任務管理，遠程辦公需要的是任務管理和協作啊，這點還是真的非常重要，這也是我今天整個分享分享的全部當中的一個重點中的重點。那這裡面大家要好好的去聽了啊。你會發現大家很多人都在用石墨或者用印象筆記或者一系列的文檔協作。其實大家缺少的一個工具是什麼？任務協作清單協作，項目協作的一個工具，這也是很多人沒有做到位的一個地方。這裡面穿插一個我的一個工具方法論吧，嗯，我很多時候其實用的工具不多，三到四個工序是我每天都要打開，每時每刻都要去用，無論工作，生活，學習都會用的。
其實我們需要的是一個協作，寫作需要的就是一個管理系統，作為管理者，最不願意看到的是什麼：失控。你想想，作為一個管理者，你根本不知道下面的員工這一個疫情期間他做了什麼，你也不知道他完成了什麼，你也不知道他的進步，你需要他配合你什麼，那這樣整個項目就屬於一個失控狀態，這個管理者也是一個失敗的管理者。
如何解決？這裡面給大家講一個點，那就是共同語言，就是我們要讓公司的每一位同事都知道，我們本月的目標是什麼，我們做這個項目的目標又是什麼，讓每一個同事目標非常清晰，甚至我們的路線都非常清晰。也就是說，達到這個目標，我要經過怎樣的流程步驟，怎樣的一些過程，每個同事要非常清晰。第二個技能是共同看見什麼，不要只看見別人在做什麼，我們也要互通，看見別人的進度在哪裡，這時候我們才能配合起來，我們才能搭配起來，才能把事情做得更好。
這裡面非常重要的兩個點是什麼？第一個叫進度可視化，你們有沒有一款工具能讓你們的進度可視化。比如說我今天做了社群運營的方案，那你的進度有沒有讓其他同事看到。你做到哪一個地步了，需要其他人配合嗎？有嗎？這個就是你需要做的一件事情，拆解了十個任務，十個步驟。那這時候你要讓別人看見你要讓自己非常清晰，這十個步驟，我要用幾天來完成，我今天完成到什麼步驟了，接下來幾天我要完成哪些事情......你的步驟，模塊化的東西要非常清晰。
如何解決第二個部分？我們公司統一用的工具叫滴答清單，它的好處什麼的，我就不過多的解釋了，當然大家也可以去選擇一些其他清單內的一些系統。其實他們大同小異，但是很多工序都沒有做到細節處，滴答清單裡面我們用到的兩個非常好的功能就是，一個是它的核心：清單，那這裡面清單背後的東西是清單思維，大家可以推薦的革命這本書這本書很多人其實是沒有清單思維的，把清單當做了鬧鐘，再用把清單當做了就是記事本在用，所以很多人還是沒有用到減上面，第二個就是日常，日常的話，可以在日曆裡面去操作，也可以在清單裡面去操作。
接下來就跟大家去分享的是項目SOP的一個管理系統。項目管理系統就是當我們做完一個項目的時候，我一般會去梳理它的流程，梳理每一個細節。下一次我能交給其他同事，他都能做出來些，便於他能直接去操作，所以我做完每一次社群訓練營或者做完每一次活動的時候，我都會把流程都寫下來。最後把這些流程串起來，這時候就讓人家下一次讓用戶操作的時候就會非常方便。對這是我們的項目的一個管理系統，也是期待大家把自己的方法論通過清單的形式去看你的其他同事都能操作好這個，就是我們的項目覆盤，那也是我個人用的比較多啊，我的每一次分享的過程當中，最開始分享做線上或者線下做分享的時候，我會發現我不會做PPT，我也不會去做到底講什麼東西，當時讓我非常苦惱，那最後我就通過我多次的練習或者學習，最終我就總結了自己的一套方法論，那這個方法論我就做成清單，做成我的管理系統，然後我每一次做分享的時候，我直接套這個方法，透著一個模板，就直接可以生成了，直接可以去把內容串起來了，所以這時候就非常高效。
下一個呢，是我每日覆盤的一個模板或者一個系統吧，大家也可以借鑑一下。再來講一下，目標管理系統。目標管理系統其實也是項目管理系統，很多時候老闆給我一個任務，這個月要賺一百萬，那這一百萬我要去做一系列的拆解，一系列的去建立這一個完成目標，建立這個行動的一個框架，一系列的針對框架，我要做一系列的子任務的一些拆解，然後最終把這個目標完成。我一般都會拆解到我的滴答清單系統裡面，然後一步一步去完成，而不是拍腦袋就說一百萬的營收，那這一百萬的營收怎麼去做。流程不清晰，思路不清晰，很多東西都沒有拆解到非常小的點，那這時候很有可能，你的項目就會失敗，很有可能，你根本沒有辦法完成你的目標。
五年工具控就給大家推薦工具了。每一次新媒體的分享，我都會用這張圖片。我覺得作為新媒體人，你非常重要的就是知識管理，你的信息可以去收藏，你的信息也要可以及時的去調取。這時候就需要的就是說你需要的這樣一個神器，那我用的是印象筆記啊，它的功能和有道雲筆記差不多，還有一些就微軟的那些筆記都有一些共同之處。但是印象筆記大家千萬不要和什麼放在一起，因為不是協作工具，沒有收藏的功能，也沒有一系列標籤管理啊、筆記本體系的管理，一系列的這樣的功能是沒有的。還有一篇文章，這篇文章會發給大家。
第二個工具是滴答清單。剛剛在整個我的分享過程中也給大家去講了，所以再分享一篇文章，就是我關於這滴答清單的一些看法。然後這三個呢，是我用的思維導圖工具。這三款工具呢，也是我一直在用的，而且深度在用的就像微信一樣，每天都在用的，所以這裡面也分享給大家，大家感興趣的話也可以去閱讀一下我的文章，具體功能怎麼用，我這裡面我都不展開說了，因為功能的東西，我相信大家看一下教程都會了，核心的是背後的思考和方法論。
最後呢，也是給大家推薦的，就是我自家的工具：Get智能寫作。
初入新媒體行業，是不是無從下手?微信文章排版，千篇一律無人指點?熱點都被追冷了，你才剛剛發現它?同行在轉的資訊，你不知發生了啥?你如果有以上問題，135編輯器社群來幫你解決，快來加入135社群吧！
閱讀更多 135編輯器 的文章
關鍵字: Evernote 伴隨成長的中國味品牌 編輯器
