02.27 使用Power Query之前一定要这样设置你的Excel

Power Query堪称神器,以极低的学习成本帮我们在Excel和Power BI中自动化很多数据处理工作。但是,稍微不注意,你制作的自动化工具可能就会埋下地雷,在下次刷新数据时爆炸。这个地雷是什么?如何排除?

1.埋雷过程


假设有以下储存在Excel中的销售数据源,我们将其导入Power Query处理成标准格式。

使用Power Query之前一定要这样设置你的Excel


Excel 2016从“数据”选项卡导入,Excel 2013从"Power Query"选项卡导入,Power BI Desktop在“主页”选项卡的“获取数据”导入。

使用Power Query之前一定要这样设置你的Excel

Excel 2016导入界面


在Power Query后台,只需点击“将第一行用作标题’,表格即变为规范的格式。

使用Power Query之前一定要这样设置你的Excel

"将第一行用作标题”动画


设置完成后,尝试刷新,非常顺畅。时光飞逝,斗转星移,马上来到了2月,数据源变为如下明细:

使用Power Query之前一定要这样设置你的Excel


我们兴冲冲的点下了刷新按钮,结果发生了以下提示:

使用Power Query之前一定要这样设置你的Excel

使用Power Query之前一定要这样设置你的Excel


你设置的自动化数据处理工具以失败而告终。为什么会这样?

2.地雷解析


还记得我们当初只进行了“将第一行用作标题”这一动作,但是在“应用的步骤”这里,可以看到系统自动增加了“更改的类型”这一步骤,这是什么意思呢?

使用Power Query之前一定要这样设置你的Excel


点击任意一个“更改的类型”,可以看到这么一串代码:

<code>Table.TransformColumnTypes(提升的标题,{{"1月销售表", type text}, {"Column2", type any}})/<code>
使用Power Query之前一定要这样设置你的Excel


显然,系统自动为我们进行了数据格式调整。问题就出现在调整的过程:系统将“1月销售表”这列调整为文本格式,但是2月的时候,“1月销售表”这一名称并不存在,因此导致了错误。如何解决这一问题?

3.排雷方案


你可以将系统添加的“更改的类型”步骤通通删掉,这样就恢复正常,无论几月数据都不会报错。

使用Power Query之前一定要这样设置你的Excel


但是,这样会非常繁琐,尤其在步骤比较多的情况下,会自动生成很多个“更改的类型”,可不可以直接源头掐断,不生成?可以的。

在Power Query后台,点击“文件-选项和设置-查询选项”,将“类型检测”勾选去掉。如此设置后再开始Power Query操作将会彻底排除此种隐患。

使用Power Query之前一定要这样设置你的Excel

Excel路径,Power BI雷同


所以,最好在任何Power Query操作之前都进行如上设置,避免返工。遗憾的是目前该设置只支持当前工作簿,也就是说你有另外工作任务需要使用Power Query时要重新设置。

最后还有一个问题,更改数据类型有没有必要?有。但不是系统帮我们改,而是我们自己改。在各项步骤设置完成的最后阶段,可以统一将所有字段更改为需要的格式。这样做是为避免后期在求和等运算中出现不必要的麻烦。


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