档案是人类在社会活动中形成的，按照一定归档制度集中保管的真实历史资料的总称。自 古以来，中国就很重视档案工作，《尚书·多士》曰“惟殷先人，有册有典”，考古发掘的殷商甲骨即是中国现存最早的档案。纵观史籍，历朝历代对于档案性文件都有自 己的称呼， 商代称“典”、“册”，周代叫“中”，秦汉曰“典籍”、“图籍”，汉魏以后有“文书”、“文案”、“案牍”、 “案卷”、 “簿书”之类的称呼。作为现代用语的“档案”一词出现较晚，《辞源》“档案”条曰： “清·杨宾《柳边记略》三：边外文字，多书於木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，以积累多，贯皮条挂壁若档故也’。 ”秦汉时期，国家一统，封建王朝为了加强中央集权，为了发展经济文化，加强了对档案的管理，档案性文件广泛运用于社会管理的各个方面。
一、秦汉档案的分类
1.史籍档案
史籍档案主要记录的是国家大事，古文献中经常出现的“诏、诰、令、中、简、册、簿、书谱牒”等即是这一类型的档案，它主要由史官记录并加以保管。秦汉时期的史官职责主要有记录国家之大事、帝王之言行，起草王朝政府之文书，整理前代和本朝之文献，保管王朝和各级政府机构之档案资料等。如司马迁担任汉武帝时期的太史令，就掌管着“石室金匮之书”，即皇家藏书与档案。司马迁非常重视对各类档案资料的搜集和整理， 并能够充分利用前代和本朝的档案资料，写出了《史记》这样一部巨作。原国家档案局局长曾三也曾经说过：“司马迁不仅是一位史学家、文学家、天文学家，而且也是一位档案工作者”。
2.户籍档案
《商君书·境内》篇记载：四境之内，丈夫女子皆有名于上。生者著，死者削。说明秦在统一六国前即开始了著录户籍档案的工作。商鞅变法后，户籍档案管理得到进一步的发展，1975 年湖北云梦睡虎地秦墓出土的《傅律》就详细记载了秦的户籍档案情况。百姓成年后，就要登记入籍，叫“傅籍”。迁居时要重新登记，叫“更籍”。 所登记的内容主要有户主、家庭成员和奴隶姓名、性别、身高、财产等。两汉时期，口赋和算赋是政府收入的一项主要来源， 兵役和徭役则是每个成年男丁应尽的义务。
因此，汉代对人口控制非常严格，并制定了专门的《户律》来管理户籍档案。汉代开始傅籍的年龄，一般来说是20岁，《汉书· 景帝纪》曰“二年冬十二月 ，令天下男子年二十始傅。” 每年八月，朝廷要核查户口，并将此作为考察地方官吏政绩的一项重要指标。户籍档案三年一造，各级官吏负责对户口 验查和登记，时称“案户比民”，届时，百姓必须扶老携幼，前往县府，接受主吏的验阅。凡任意迁徙、隐瞒户口人丁，户口上报不实，逃避赋税征收，都要依律予以惩处。有学者指出，西汉户籍档案的真实性与以前历代相比，还是比较可信的。
3.法律档案
《周礼·秋官》曰“岁终，则令群士计狱弊讼，登中于天府”。“中”即是档案， 也就是说，每年年末专职人员要整理、收藏和保管各级官府所形成的法律文书、诉讼简册。秦朝特别强调法治，建立起一套严密的法律制度，由此也形成了大量的法规性档案。
如湖北云梦睡虎地秦墓中出土的一千一百多枚秦简，大部分就是秦代律法的原文和解释，是一批极其珍贵的律法档案。汉承秦制，刑法繁多而且严酷，武帝时期“律令凡三百五十九章，大辟四百九条，千八百八十二事，死罪决事比万三千四百七十二事。文书盈于几阁，典者不能遍睹。”秦汉时期的法律档案，除正本之外还有副本多份，其中一份收藏在中央禁室内“封以禁印”，由少府负责管理，随时供皇帝审阅。
4.天文档案
中国古代是传统的农业社会，天文气象和人们的生活息息相关，加之神权思想的统治，秦汉时期的封建统治者极其重视天文档案。当时的天文档案属太史令管辖，太史令“掌天事、星历。” “凡国有瑞应、灾异，掌记之。”有明堂及灵台丞各一人“掌守明堂、灵台”，所谓的“守明堂、灵台”就是观测天象。
太史还负责“奏新年历”，如司马迁任太史期间，即参与了制订太初历的工作。一些重要的天文现象，如瑞应、灾异等还要上奏皇上。地方各郡对特殊星象也要上报，《汉书·魏相传》记载： “或有逆贼、风雨、灾变、郡不上，相辄奏言之。”由此可见，各郡须将特殊天象上报丞相，由丞相转奏皇上，这些文书保存起来，亦成为天文档案。 汉代的天文观测仪器比前代增多，观测活动也更正规化，因此档案记录也趋于完善，正如《汉书·天文志》所言： “凡天文在图籍昭昭可知”。《汉书·五行志》“河平元年三月已未，日出黄，有黑气，大如钱，居日中央。” 这是目前公认的世界上最早的关于太阳黑子的记载。
5.其他档案。
除此而外，秦汉时期，还有军功、医疗档案。如《史记· 曹相国世家》记载： “参功：凡下二国，县一百二十二，得王二人，相三人，将军六人，大莫敖、郡守、司马、侯、御史各一人。 ”记载如此详细，可以推测，刘邦的队伍中已经建立了军功档案。《周礼》有治疗不愈而死亡的记录性档案，《周礼·疾医》曰“凡民之有疾病者，分而治之，死终。则恪书其所以，而入于医师。”
秦汉时期，应该有更加详细的医疗档案，如《史记·扁鹊仓公列传》即记载了仓公所保存的病历。因此，可以说举凡政治、经济、文化、社会生活中的方方面面，秦汉时期都有档案留存，正如有学者所论，郡守“每年将郡内户口数目、垦田多少、财政收支、经济生活、治安状况、文化教育、风俗厚薄、郡吏考核等，一切大小事情，登录于计簿之上，而上计与天子”，并最终形成档案性文件，保存起来。
二、秦汉档案管理
秦汉时期，地方行政官员每年要向中央政府报送上计文书，《后汉书·百官志》：“秋冬集课，上计于所属郡国。 ”刘昭注曰“秋冬岁尽，各计县户口、垦田、钱谷出入、盗贼多少，上其
集簿”。这些“集簿”是最直接的、原始的记录，无疑具有档案属性。对于此项工作，秦有“掾吏”、 “尉计”、 “苑计”等来主管。
西汉时期，郡国的郡丞和长史负责领导上计工作，具体事务则由上计掾吏负责，每年由郡丞和长史带着上计掾吏进京呈递集簿。东汉时有上计掾、上计吏负责每年的上计工作，不再派郡丞和长史，而且他们还负责日 常上计文书以及上计档案的管理。由于计簿的正本是上交中央的，因此地方保存的只是副本，江苏连云港东海县尹湾村 6 号汉墓出土的一方题为《集簿》木牍，即是东海郡上计所用的底稿或副本。汉时，边塞地区的文书也要保存归档，“候官是最基层的正规的文书档案保存机构，烽燧及部收到候官所下的文书最后都要缴回候官立卷归档，所以在部与烽燧一级的单位里很少存留文书档案，而候官以上的官署则成为收藏大量文书档案的地方。”居延汉简中发现的“案卷签牌”都发现于以上所说的四个地点，也可以证明这一事实。
地方档案资料上交到中央后，政府有专门的机构和人员负责接收保管，秦朝负责此项工作的为“柱下史”， 隶属御史府，张苍“自 秦时为柱下史，明习天下图书计簿”、 “主柱下方书”，按《索隐》的解释： “方书”就是“四方文书也”，也就是秦王朝各地的文书档案。除此而外，柱下史也代替皇帝对下级官员递交的文书进行审核。各地的档案最后必须上交到御史府来保管，保存在隶属御史府的兰台。汉初，在丞相下设计相，管理郡国上计事宜，负责接收地方上计簿，但郡国计簿最后仍交由御史府来保管。后来随着丞相府和御史府职权的削弱、尚书台权力的扩大，郡国计簿的接收和管理等职权逐渐为尚书所取代。
秦“焚灭《诗》、《书》，故明堂、石室、金匮玉版图籍散乱”《索隐》解释“石室、金匮皆国家藏书之所”，可见，秦时的档案主要保存在明堂、石室、金匮。汉代见于记载的保存档案之
处有金匮、石室、石渠阁、天禄阁、麒麟阁、曲台阁、兰台府、延阁府、广内府九处， 藏所配有专职官员来管理，如御史中丞与中书令职掌兰台、延阁、广内，太常与大史职掌石室、金匮，博士职掌石渠，另有专门人士职掌天禄、麒麟、曲台等。 职官人数之多，分工之细，已远非秦代可比。
东汉见于记载的有石室、兰台、东观、仁寿阁、辟雍、鸿都、宣明等，且各藏所的分工比前代更为细致，如兰台、石室多藏综合性文献，东观多开展学术研究， 辟雍藏书多为培养官员而备，金匮则专藏皇室档案等。这些足以看出汉朝对档案的重视，同时也反映了两汉的档案工作有了明显的进步。
三、秦汉档案作用
档案的历史和社会作用主要有二，一是凭证作用，二是查考作用。 档案是对社会实践活动真实的、原始的记录，因此具有历史凭证作用，自不待言。档案所起的查考作用在汉代社会生活中已被广泛运用，最著名的例子就是萧何在攻入咸阳后，“独先入收秦丞相御史律令图书藏之”，这些“律令图书”就是秦朝的国家档案，其中相当一部分由萧何接收过来，后来“汉王所以具知天下轭塞、户口多少、强弱之处、民所疾苦者，以何具得秦图书也。”
萧何的远见卓识为刘邦帝业、也为档案保存立下了大功。《汉书·陈平传》云： “高帝南过曲逆，上其城，望室屋甚大，曰‘壮哉县!吾行天下，独见洛阳与是耳。’顾问御史：‘曲逆户口几何?’对曰： ‘始秦时三万余户，间者兵数起，多亡匿，今见五千户’。”御史对曲逆的人口变化了如指掌，原因就在于御史掌握着天下的计簿档案，从而可以为统治者的行军作战及制定政策等提供可靠的有关政治、经济等方面的准确数据。秦汉时期的档案，由于萧何、张苍等人
的妥善保护和认真管理，成为司马迁写作《史记》的第一手材料。可以说，《史记》能真实地再现三千年史事，王朝政府所藏的档案图籍功不可没。
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