檔案是人類在社會活動中形成的，按照一定歸檔制度集中保管的真實歷史資料的總稱。自 古以來，中國就很重視檔案工作，《尚書·多士》曰“惟殷先人，有冊有典”，考古發掘的殷商甲骨即是中國現存最早的檔案。縱觀史籍，歷朝歷代對於檔案性文件都有自 己的稱呼， 商代稱“典”、“冊”，周代叫“中”，秦漢曰“典籍”、“圖籍”，漢魏以後有“文書”、“文案”、“案牘”、 “案卷”、 “簿書”之類的稱呼。作為現代用語的“檔案”一詞出現較晚，《辭源》“檔案”條曰： “清·楊賓《柳邊記略》三：邊外文字，多書於木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存貯年久者曰檔案，以積累多，貫皮條掛壁若檔故也’。 ”秦漢時期，國家一統，封建王朝為了加強中央集權，為了發展經濟文化，加強了對檔案的管理，檔案性文件廣泛運用於社會管理的各個方面。
一、秦漢檔案的分類
1.史籍檔案
史籍檔案主要記錄的是國家大事，古文獻中經常出現的“詔、誥、令、中、簡、冊、簿、書譜牒”等即是這一類型的檔案，它主要由史官記錄並加以保管。秦漢時期的史官職責主要有記錄國家之大事、帝王之言行，起草王朝政府之文書，整理前代和本朝之文獻，保管王朝和各級政府機構之檔案資料等。如司馬遷擔任漢武帝時期的太史令，就掌管著“石室金匱之書”，即皇家藏書與檔案。司馬遷非常重視對各類檔案資料的蒐集和整理， 並能夠充分利用前代和本朝的檔案資料，寫出了《史記》這樣一部鉅作。原國家檔案局局長曾三也曾經說過：“司馬遷不僅是一位史學家、文學家、天文學家，而且也是一位檔案工作者”。
2.戶籍檔案
《商君書·境內》篇記載：四境之內，丈夫女子皆有名於上。生者著，死者削。說明秦在統一六國前即開始了著錄戶籍檔案的工作。商鞅變法後，戶籍檔案管理得到進一步的發展，1975 年湖北雲夢睡虎地秦墓出土的《傅律》就詳細記載了秦的戶籍檔案情況。百姓成年後，就要登記入籍，叫“傅籍”。遷居時要重新登記，叫“更籍”。 所登記的內容主要有戶主、家庭成員和奴隸姓名、性別、身高、財產等。兩漢時期，口賦和算賦是政府收入的一項主要來源， 兵役和徭役則是每個成年男丁應盡的義務。
因此，漢代對人口控制非常嚴格，並制定了專門的《戶律》來管理戶籍檔案。漢代開始傅籍的年齡，一般來說是20歲，《漢書· 景帝紀》曰“二年冬十二月 ，令天下男子年二十始傅。” 每年八月，朝廷要核查戶口，並將此作為考察地方官吏政績的一項重要指標。戶籍檔案三年一造，各級官吏負責對戶口 驗查和登記，時稱“案戶比民”，屆時，百姓必須扶老攜幼，前往縣府，接受主吏的驗閱。凡任意遷徙、隱瞞戶口人丁，戶口上報不實，逃避賦稅徵收，都要依律予以懲處。有學者指出，西漢戶籍檔案的真實性與以前歷代相比，還是比較可信的。
3.法律檔案
《周禮·秋官》曰“歲終，則令群士計獄弊訟，登中於天府”。“中”即是檔案， 也就是說，每年年末專職人員要整理、收藏和保管各級官府所形成的法律文書、訴訟簡冊。秦朝特別強調法治，建立起一套嚴密的法律制度，由此也形成了大量的法規性檔案。
如湖北雲夢睡虎地秦墓中出土的一千一百多枚秦簡，大部分就是秦代律法的原文和解釋，是一批極其珍貴的律法檔案。漢承秦制，刑法繁多而且嚴酷，武帝時期“律令凡三百五十九章，大辟四百九條，千八百八十二事，死罪決事比萬三千四百七十二事。文書盈於幾閣，典者不能遍睹。”秦漢時期的法律檔案，除正本之外還有副本多份，其中一份收藏在中央禁室內“封以禁印”，由少府負責管理，隨時供皇帝審閱。
4.天文檔案
中國古代是傳統的農業社會，天文氣象和人們的生活息息相關，加之神權思想的統治，秦漢時期的封建統治者極其重視天文檔案。當時的天文檔案屬太史令管轄，太史令“掌天事、星曆。” “凡國有瑞應、災異，掌記之。”有明堂及靈臺丞各一人“掌守明堂、靈臺”，所謂的“守明堂、靈臺”就是觀測天象。
太史還負責“奏新年曆”，如司馬遷任太史期間，即參與了制訂太初曆的工作。一些重要的天文現象，如瑞應、災異等還要上奏皇上。地方各郡對特殊星象也要上報，《漢書·魏相傳》記載： “或有逆賊、風雨、災變、郡不上，相輒奏言之。”由此可見，各郡須將特殊天象上報丞相，由丞相轉奏皇上，這些文書保存起來，亦成為天文檔案。 漢代的天文觀測儀器比前代增多，觀測活動也更正規化，因此檔案記錄也趨於完善，正如《漢書·天文志》所言： “凡天文在圖籍昭昭可知”。《漢書·五行志》“河平元年三月已未，日出黃，有黑氣，大如錢，居日中央。” 這是目前公認的世界上最早的關於太陽黑子的記載。
5.其他檔案。
除此而外，秦漢時期，還有軍功、醫療檔案。如《史記· 曹相國世家》記載： “參功：凡下二國，縣一百二十二，得王二人，相三人，將軍六人，大莫敖、郡守、司馬、侯、御史各一人。 ”記載如此詳細，可以推測，劉邦的隊伍中已經建立了軍功檔案。《周禮》有治療不愈而死亡的記錄性檔案，《周禮·疾醫》曰“凡民之有疾病者，分而治之，死終。則恪書其所以，而入於醫師。”
秦漢時期，應該有更加詳細的醫療檔案，如《史記·扁鵲倉公列傳》即記載了倉公所保存的病歷。因此，可以說舉凡政治、經濟、文化、社會生活中的方方面面，秦漢時期都有檔案留存，正如有學者所論，郡守“每年將郡內戶口數目、墾田多少、財政收支、經濟生活、治安狀況、文化教育、風俗厚薄、郡吏考核等，一切大小事情，登錄於計簿之上，而上計與天子”，並最終形成檔案性文件，保存起來。
二、秦漢檔案管理
秦漢時期，地方行政官員每年要向中央政府報送上計文書，《後漢書·百官志》：“秋冬集課，上計於所屬郡國。 ”劉昭注曰“秋冬歲盡，各計縣戶口、墾田、錢穀出入、盜賊多少，上其
集簿”。這些“集簿”是最直接的、原始的記錄，無疑具有檔案屬性。對於此項工作，秦有“掾吏”、 “尉計”、 “苑計”等來主管。
西漢時期，郡國的郡丞和長史負責領導上計工作，具體事務則由上計掾吏負責，每年由郡丞和長史帶著上計掾吏進京呈遞集簿。東漢時有上計掾、上計吏負責每年的上計工作，不再派郡丞和長史，而且他們還負責日 常上計文書以及上計檔案的管理。由於計簿的正本是上交中央的，因此地方保存的只是副本，江蘇連雲港東海縣尹灣村 6 號漢墓出土的一方題為《集簿》木牘，即是東海郡上計所用的底稿或副本。漢時，邊塞地區的文書也要保存歸檔，“候官是最基層的正規的文書檔案保存機構，烽燧及部收到候官所下的文書最後都要繳回候官立卷歸檔，所以在部與烽燧一級的單位裡很少存留文書檔案，而候官以上的官署則成為收藏大量文書檔案的地方。”居延漢簡中發現的“案卷籤牌”都發現於以上所說的四個地點，也可以證明這一事實。
地方檔案資料上交到中央後，政府有專門的機構和人員負責接收保管，秦朝負責此項工作的為“柱下史”， 隸屬御史府，張蒼“自 秦時為柱下史，明習天下圖書計簿”、 “主柱下方書”，按《索隱》的解釋： “方書”就是“四方文書也”，也就是秦王朝各地的文書檔案。除此而外，柱下史也代替皇帝對下級官員遞交的文書進行審核。各地的檔案最後必須上交到御史府來保管，保存在隸屬御史府的蘭臺。漢初，在丞相下設計相，管理郡國上計事宜，負責接收地方上計簿，但郡國計簿最後仍交由御史府來保管。後來隨著丞相府和御史府職權的削弱、尚書檯權力的擴大，郡國計簿的接收和管理等職權逐漸為尚書所取代。
秦“焚滅《詩》、《書》，故明堂、石室、金匱玉版圖籍散亂”《索隱》解釋“石室、金匱皆國家藏書之所”，可見，秦時的檔案主要保存在明堂、石室、金匱。漢代見於記載的保存檔案之
處有金匱、石室、石渠閣、天祿閣、麒麟閣、曲臺閣、蘭臺府、延閣府、廣內府九處， 藏所配有專職官員來管理，如御史中丞與中書令職掌蘭臺、延閣、廣內，太常與大史職掌石室、金匱，博士職掌石渠，另有專門人士職掌天祿、麒麟、曲臺等。 職官人數之多，分工之細，已遠非秦代可比。
東漢見於記載的有石室、蘭臺、東觀、仁壽閣、辟雍、鴻都、宣明等，且各藏所的分工比前代更為細緻，如蘭臺、石室多藏綜合性文獻，東觀多開展學術研究， 辟雍藏書多為培養官員而備，金匱則專藏皇室檔案等。這些足以看出漢朝對檔案的重視，同時也反映了兩漢的檔案工作有了明顯的進步。
三、秦漢檔案作用
檔案的歷史和社會作用主要有二，一是憑證作用，二是查考作用。 檔案是對社會實踐活動真實的、原始的記錄，因此具有歷史憑證作用，自不待言。檔案所起的查考作用在漢代社會生活中已被廣泛運用，最著名的例子就是蕭何在攻入咸陽後，“獨先入收秦丞相御史律令圖書藏之”，這些“律令圖書”就是秦朝的國家檔案，其中相當一部分由蕭何接收過來，後來“漢王所以具知天下軛塞、戶口多少、強弱之處、民所疾苦者，以何具得秦圖書也。”
蕭何的遠見卓識為劉邦帝業、也為檔案保存立下了大功。《漢書·陳平傳》雲： “高帝南過曲逆，上其城，望室屋甚大，曰‘壯哉縣!吾行天下，獨見洛陽與是耳。’顧問御史：‘曲逆戶口幾何?’對曰： ‘始秦時三萬餘戶，間者兵數起，多亡匿，今見五千戶’。”御史對曲逆的人口變化了如指掌，原因就在於御史掌握著天下的計簿檔案，從而可以為統治者的行軍作戰及制定政策等提供可靠的有關政治、經濟等方面的準確數據。秦漢時期的檔案，由於蕭何、張蒼等人
的妥善保護和認真管理，成為司馬遷寫作《史記》的第一手材料。可以說，《史記》能真實地再現三千年史事，王朝政府所藏的檔案圖籍功不可沒。
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