我見到過很多職場人在給上級彙報工作時候，總是開口就開始講工作任務的細節、講非常多的感受、細節龐雜且延伸很多內容，作為下屬尤其是沒有擔任過管理者的下屬很難理解到，管理者當級別越高時，其每天接受的信息量是下級的指數級倍數，所以彙報工作時沒有找到彙報清晰的結構與方法，上級是聽不懂甚至不知道你在說什麼的，這對自己業務的推進甚至個人職涯發展都將成為很嚴重的瓶頸。

給上級進行復雜工作的彙報，要讓上級聽清聽懂需要遵循五個方法原則：

結論先行

結論先行也就是常說的“總分總”，在複雜信息陳述前，先要將整體內容框架及結論呈現。

作為上級，每天接受的信息數據非常龐大、要決策的事情非常多，下一級一開口就講事情的所做的方法、每個分步驟如何安排等等上級會很吃力，甚至可能聽了一部分後還不知道下級在講些什麼。我見過一個下級彙報工作時，一開口就講事情的每個人分工角色、費用預算組成、實施步驟等等，彙報完了領導還疑惑問是什麼項目。

面對上級彙報項目工作首先需要用加簡單一句話講清楚是什麼事情，然後需要對這個事情、任務的整體要有一個結論或者整體解決方案的方向。

這麼做主要是：

1、 構建整體任務的主脈絡，讓後續描述的細節、論據有主方向的支撐，上級會明白每個細節、任務都是支撐著這個結論的。

2、上級的思維力也是有限的，有了整體的結論方向後，上級會對後續彙報的細節內容去粗取精，找到這個任務其關注點，終點分析一些其關注的問題。

舉個例子，比如企業要舉辦年會，年會涉及到花費的費用預算、項目人員分工、時間安排、持續時長、節目流程等等，如果一開口就講年會的費用由哪幾個部分組成、節目單是如何的等等過於細節的信息，上級會非常吃力，而在呈現細節前高度的總結概括：“年會整體預算20萬，時間定在12月30日晚上，整體會有六個部門分別進行表演節目、兩個領導講話安排。”

基於此，再在後續的細節中拆分預算如何組成、節目怎麼安排、講話安排如何設置等等，上級就更為清晰，同時也會在其更關注點的探討。

這是很多基層崗位員工彙報工作最容易忽略的問題，因為沒有站在領導的角度立場去思考，容易陷入事情本身和自己表達習慣的方便。

聚焦，一次只講一件事

工作中有一種人彙報工作時很愛發散，從事情A能講到B再講到C，最後把上級時間花費了，沒有任何結果。也有另一種人，不是發散，而是在彙報工作時候，工作中涉及到幾個領域的事情內容，全都夾雜在一起講，最後沒有重點、邏輯混亂，也無法得到上級決策。

這樣的彙報不聚焦，呈現太多信息，讓上級的信息接收過程很困難，得不到問題的有效解決，甚至會質疑、反感彙報人。

所以在彙報重要業務過程中需要做到：

1、思維不發散，時刻提醒自己聚焦在問題上，只看問題的最終決策結果。

2、一個問題彙報完有決策後再進行下一個問題，一次只解決一個問題。

3、彙報一項工作涉及多個領域問題時，先解決一個問題，結束再解決另一個問題。

比如一個下屬在彙報一個崗位招聘信息時，提出需要優化各部門招聘面試流程的問題，到這個問題還沒有得到解決，甚至還沒有陳述完時，其又提出公司的招聘渠道也到期了需要續費。

這顯然是兩件事，而下屬在彙報時還沒有講完找流程如何設置，就緊接著說到渠道也到期了要考慮怎麼續費。作為上級就會感到很混亂，流程的問題還沒思考清楚，下一個問題就來了，需要兩個問題都要思考信息量也增大，同時也弱化了本身流程問題的嚴重程度。

懂得暫停

複雜的問題及任務，信息量總是很大，同時作為上級本身事務繁雜、需要決策的內容很多，這就導致上級在接受彙報時可能專注程度有限、可能理解問題也有限，這個過程一味的強調自己彙報講下去，那麼最後可能就會形成信息的堵塞，講完了上級仍然不明白。

所以在彙報時候，得要學會暫停：

1、觀察上級表情，如果有疑惑、費解的時候，需要適當暫停，等待或主動提出存在的疑問，解決完疑問再進行下一部分彙報。

2、每彙報一段、一個模塊、一個部分的內容，適當暫停，讓上級有一定時間消化吸收，再進行下一部分彙報。

3、如果是非常龐大的內容的話，那麼需要將內容進行章節式的劃分，每一個章節結束需要有一個章節式的小結，便於上級理解回顧，然後再進行下一步。

4、對於重要問題、需要決策的核心問題，適當停頓甚至互動交流，以提示上級這個部分的重要性。

多說事實和數據，少說感受和體會

上級的決策來源於數據、事實，以及下級在專業領域的判斷結論等等，除此之外都是對決策價值不高的信息，所以當一些下級很愛在彙報工作、公司會議上去強調自己部門工作辛苦、去說工作中的困難時候，上級、老闆總是會不耐煩的打斷，這種行為就是脫離了事實和數據，去說感受和體會，對於決策沒有價值。

過於體現感受和體會對於問題解決沒有根本作用，還會讓上級質疑下級的表達、思維、工作能力，甚至懷疑是個有心計的下屬沒有成果卻愛邀苦功。

在彙報工作中要做到呈現相關數據事實要做到幾點：

1、數據有對比。數據不是孤立存在的，單獨的數據也沒有分析意義，而要對比同類數據，比如彙報今年銷售額，那麼就要對比去年銷售額、同行業銷售額，比如呈現公司薪酬水平就要對比同行業及標杆薪酬水平。

2事實要具體、關聯性強。比如講到某個員工誠信有汙點，這個是一個結論，那麼支撐這個結論的事實就是論據，那就需要具體在工作中相關的不誠信事實，比如簡歷造假、考勤作假等等。

面對疑問甚至質疑，需要的是解釋而不是狡辯

公司年底人員晉升提名，公司有嚴格的晉升提名標準，在上級質疑主管為什麼會放水讓很多並不達標的部門提名晉升時，主管則說有的部門不好說話、又說提名僅僅是提名也沒關係的最終看蛇皮、還說提名的標準過於嚴格不利於人才識別、又說提名的還沒有最終確定下來只是初稿。

這在上級眼裡顯然容易引起不適，這就是一種狡辯。

解釋與狡辯的差別等同於理由和藉口的差別，理由是有依據、有邏輯的，而藉口則是用一些可以克服、可以解決的問題來當做不可抗拒的原因。

在彙報工作時候，遇到上級提出的疑問或者質疑，一旦用上了狡辯，那麼上級就會對方案乃至彙報的下屬本身都產生反感的感覺。

所以面對疑問問題得找到根源的原因，用合適的解決方案、理由去說服。

當然，大多數人到了用狡辯的這個地步，其實本質是過程中懶於去解決問題、懶於去尋找答案，僥倖的認為彙報時問題不會被關注，希望魚目混珠，所以更深層次的解決則是需要改變自己這種工作方法和態度。

以上是給上級進行工作彙報時需要注意的五個要點，總結一下：

1、結論先行：複雜事情先說結論

2、聚焦，一次只講一件事

3、要懂得暫停：找到停頓點關注上級反應

4、多說事實和數據，少說感受和體會

5、面對疑問甚至質疑，需要的是解釋而不是狡辯

以上觀點，請參考。 還請不吝點贊關注，給你更多職場方法論。

職場教練李麟，十四年人力資源老司機，生涯諮詢師、管理諮詢師，職業伴侶，用過都說好。