出品|項目經理世界（ID:IPMP_WORLD）全文2685字
老張接手這個項目已經快一年了，從售前階段就開始介入一直到項目交付進入了平穩期。
但最近一段時間，老張發現整個項目團隊的效率原來越差，自己每天累得氣喘吁吁，卻還是有堆成山一樣的難題要解決。
為了避免把所有的事情都堆積在自己的身上，老張將自己歷年的項目管理經驗做了一個小小的總結，歸納出有效提升工作效率的幾個重要方法，然後將項目團隊成員集中起來進行分享。
1）每天上班立刻進入狀態，快速聚焦最重要的工作事項
一些好習慣的養成，常常有助於工作效率的提高。比如，每天一進入辦公室進入狀態大概瀏覽一下郵件，列出今天必須要完成的工作列表，然後集中於做最重要的事情。
不要沒玩沒了的仔細品味每一封郵件，然後想著先回復一下。實踐證明，一上班就聚焦在最重要的工作上往往能最高效最快速的解決問題，因為你有熱情，但熱情和焦點很容易被分散，解決的秘訣就在於不讓雜事分散自己的注意力、焦點和熱情。
總之，記住：每天一到公司就先做最重要的事情！
2）分類集中處理事項，提升時間利用效率
你每天所要處理的工作，如果仔細想來無非有兩種：事務性和思考型。如果將每天要做的工作按照兩種方式來劃分，並區別對待，也許你會收到事半功倍的效果。
事務性的工作不用太動腦子，只要按照熟悉的流程或程序做下去就可以，而且不怕被幹擾和中斷，如收發e-mail、填寫工作報表、備忘錄等，這些例行公事、性質相近的事情可以集中在同一個時間段來處理，即使是在精神狀態不佳的情況下也能完成。
而對於那些需要集中經理、一氣呵成的思考型工作，則要謹慎對待，在做之前要進行充分的思考，需要安排在經理最旺盛、思路最敏捷、而且不容易被幹擾的時間段集中去做。
在現實應用中，我們還可以進一步細分，針對每一類的工作，我們一次按照緊急重要、重要不緊急、緊急不重要、既不重要也不緊急這四個優先層次進行歸類。
那麼我們最後拿到的是一張排列有序、時間規整的計劃表，OK，那我們按照計劃表開始工作吧。
3）分時間段的工作規劃和總結也是必不可少的
每天面對大量的工作，誰都不免出現丟三落四的情況。養成定時做計劃、階段做總結的習慣，工作的效率和成就感則會大大的提升。
要善於管理自己的工作，可以準備一個記事本，對自己每月、每週的工作計劃進行規劃和跟蹤管理。每個月末、週末，抽出一定的時間思考一下下一個週期的工作重點和計劃安排。
制定工作計劃，關鍵是要學會分解目標，把制定的月目標分解到一個周，一個周的目標再分解到每一天。
也許看上去是一個很龐大的、擔心完成不了的工作目標，經過這樣的層層分解後，結果發現，原來要實現這個目標並不是很難，這樣工作起來才不會感到有很大的壓力。
每日的工作計劃和工作總結則是決定目標能否達成的關鍵，每天的計劃都必須保證百分百完成，每天的總結積累匯成一部長篇日記，則項目完成後，一定會收穫頗豐的。
4）學會溝通也非常重要，工作效率的提升是離不開良好的外部環境和資源的
在一個團隊裡面，遇到最多的時間管理上的問題是什麼？溝通問題。溝通問題首先要學會微笑，微笑首先要敞開心扉，用一個包容的心態和接納的心態來溝通。
微笑、自信，能產生神奇的效果，笑對世界，世界就會對你微笑；自信，周圍的人會更多的支持你。
每天用一定的時間來和同事、上級溝通，有良好的溝通心態，學會傾聽，就能獲得積極的溝通效果，工作所需要的資源就能獲得支持，這對工作效率的提升有非常大的作用。
記住：很多時候有效溝通可能比抓緊時間做事還重要。
很多有經驗的人都知道，領導佈置下來一項任務之後，先和領導溝通好語氣的結果和方式很重要，只有當你真正明白了要做什麼，怎麼去做的時候，再去行動，這樣返工的幾率就低多了，自然效率也就高了，這就是所謂的磨刀不誤砍柴工。
5）提升自己的專業能力，能力強才有解決問題的效率
一個剛畢業的業務不熟、技術不精的人去解決一個問題往往半天都找不到門道，半天一天的時間可能要被白白浪費在知道自己要幹什麼上面。
要知道，有時候要知道自己要幹什麼也是一件很難的事情，需要對業務和需求、技術等多方面的理解，而不知道自己要幹什麼就更不用談工作效率了。
即使知道了要幹什麼，下一步還有怎麼做的問題......這一切都要求我們提升自己的專業能力，沒有專業能力，強工作效率也就無從談起。
所以工作之餘，不妨多看看專業的文檔材料，凡事有個印象，後面工作中碰到類似的情形，也有了方向和依據。
6）自信外加良好的情緒也能有效提升工作效率
自信心就是對良性結果的期待。工作中沒有什麼勇敢不勇敢，如果出了問題就必須面對，必須解決。遇到挫折的時候拋棄所有的主觀情緒，只追問自己：如何解決問題？碰到困難不要想著推卸和逃避。
在想辦法解決的過程中，要有信心，要進行自我暗示，相信一定會解決一定能夠解決，這種對良性結果的期待就是自信心，這種自信能大大提升工作效率。
而壞的情緒往往會影響到工作狀態，要求自己儘量不要把一些不好的情緒帶進工作裡。當然，誰也不可避免的遭遇氣氛、低落的時刻，但要學會控制，能夠管理自己的情緒，以一個平常心態進入到工作狀態中，工作的時候心無二用，這樣自然能保證一個良好的工作效率。
7）要學會拒絕
當我們開始工作的時候，總想要結交更多的朋友，這也就是說，幾乎不能去回絕別人對自己的請求。
在一個項目運作過程中，作為技術工程人員，經常會有各種人各種問題主動找到你，如果不懂如何拒絕，那麼最後自己制定的所有計劃都是浮雲，自己的時間都被別人的需求佔滿，自己的工作沒有目標和方向，最後的結果必然是苦澀的。
所以我們每天列出的工作計劃和重要事務是核心和重點，當這些事情沒有完成前，“對不起”三個字是我們要經常掛在嘴上的，一個婉轉的拒絕加上一個合情合理的理由，不會讓別人覺得難堪，更不會因此失去友誼。
8）徹底放鬆、休息
提升工作效率的最後一點是徹底放鬆，放鬆了，休息好了就有效率，相反，連續加班，持續高壓，這種工作效率是不可持續的。工作是一項長跑，不是50米衝刺，一次徹底的放鬆，才能更有精力去工作。
放鬆的方法有：靜坐、和朋友聊天、三部、音樂、玩遊戲......所有最適合讓自己放鬆的活動都可以。
到了週末放假的時候，就徹底忘記工作，告訴自己：一個人渺小的，工作是忙不完的，沒有你，公司還是一樣轉動，也許還轉的更快呢。
高效工作的目的是什麼：不就是為了省出時間來享受生活嗎！
你有沒有從中學到些什麼呢？
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