供应商的管理

市场上的供应商何止千家，一个城市的综合超市潜在供应商可能上万家，全国范围内更是上百万家，如何开发最适合xxx超市发展的供应商，并与他们发展互利互惠的商业关系，是每一个地区公司采购部的重大战略任务。俗话说：“水能载舟，亦能覆舟”。如果选择好的供应商，则他们可成为xxx的战略合作伙伴，双方可以齐步发展，共创未来；反之则xxx超市的前途就不堪设想了。

xxx超市供应商政策：

供应商管理的目的在于（a）培养有实力且愿与本超市齐步成长的合作伙伴。（b）淘汰没有潜力或商业道德，且对本超市无益的供应商。（c）尽量减少中间环节的不合理加价，以降低进货成本。（d）争取最好的商业交易条件。（e）将营业额与利润额最大化。

一般而言，大型供应商（例如：跨国性消费品制造商或国内的知名品牌制造商）在超市的供应链占主导地位，他们的商业行为比较规范，较少以贿赂采购人员的方式达成其业务目标，大部分都凭其品牌实力、有优势的价格、有力度的广告与促销及良好的售后服务完成交易。而中小型的供应商（例如：一些私营的批发商、经销商、工厂或个体户）比较偏好与采购人员私下打交道，给予各种好处（包括：私人回扣、赠品、娱乐、招待、开支报销、……等），进而控制采购人员。俗话说：“吃人嘴软，拿人手短”。腐败分子在金钱的诱惑下，权钱交易，利欲熏心，任人摆布，最后只好牺牲***超市的利益了。

所以“筛师供应商”成为供应商管理的一个最重要课题，其实只要采购人员立场端正，要挑选好的供应商不难，在“供应商政策”里有明列“选择要求”。另外由“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、 “新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”基本上可以看出一个端倪。有些供应商为了某些理由（例如：商业机密）拒绝填写“供应商基本资料表”，我们应慎重不与他们往来，除非他们的产品在市场上有独占性，或成为卖方市场，且受本超市的目标顾客群所喜爱。

供应商管理可分为：（一）新供应商进场，（二）旧供应商清场，（三）旧供应商年度合同，（四）旧供应商年度评估，（五）年度供应商表彰大会。现分述如下：

（一）、 新供应商进场：

有部分新供应商经营者经常向公司领导抱怨说：“要见xxx超市的采购不容易”。这句话说明了本超市的部分采购人员较为牛皮，已有了傲气，只喜欢或愿意与老供应商交往，把超市的进货大门关闭了，这是不对的。要知道超市的成长及永续发展，必须靠供应商的支持，有些老供应商由于自身的原因（例如：财力、人力、广告、促销、研发、物流、质量……等）无法跟上超市的发展步调，必需要汰换，因此必须补充新血，而且市场不乏好的热销商品，但因为种种原因不得其门而入，让超市错失了商机。同时，让有些顾客老是抱怨超市缺少市场上热销的商品，或品种不齐全等等。

因此，采购人员“引进新供应商”是个重要的课题，不可藉故拒人于千里之外，超市应让新供应商有机会凭其实力与旧供应商公平竞争。引进新供应商对超市有一些明显的好处：（a）对老供应商有压力，俗语说：“有竞争才有进步”。他们会对超市提供更好的交易条件，以保住其生意；（b）新供应商的引进可为超市增加较多的营业外收入，如果一家“1万元”，一年引进“300家”新供应商，就会为超市增加“300万元”的其他收入；（c）新供应商通常可弥补**超市现有商品结构的不足，可让超市的品种更齐全；（d）最重要的是，新供应商的供货及交易条件通常会比老供应商更好，也能提供某些市场上“热销”的产品，为超市带来大量的利益。

各地区公司采购部应采用以下的方法引进新供应商：

1、建立一个因特网网站，网站有“新供应商进场程序”的信息。

2、在各地区公司总部接待柜台设置一个“公告栏”，把采购部的网址公告，让新供应商可以上网浏览“新供应商进场程序”的信息。

3、同时“公告栏”上应说明可以在接待柜台价购（例如：人民币200元）“新供应商进场程序”及“供应商手册”。

4、在接待柜台设置“新供应商登记本”，规定采购部应在一周之内，会正式函覆***超市采购部的决定。

5、“新供应商进场程序”如附件。

6、采购部收到由接待柜台转来的“供应商基本资料表”、“供应商 简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”后，应设立一个登记本，登记“日期、供应商名称、及资料名称”，然后交给“采购总监”。“采购总监”研究后，作批示，并交给相关的“采购经理”。“采购经理”做详细的调查后，与“采购主管”研究后，最后呈报“采购总监”，由“采购总监”作最后决定是否进一步洽商，并正式函覆供应商有关超市采购部的决定。正式的函覆文件举例如下：

7、以上函件发出后，采购部应通知接待柜台销案，否则接待柜台应负责追踪，如果超过十天采购部仍未发函，接待柜台应通知“总办主任”，由“总办主任”调查原因，最终应在十四天之内函覆，以示对新供应商的尊重，并维护xxx超市的信誉。

若采购总监决定进一步与新供应商联系后，采购主管应主动联系新供应商。经过几回合的洽谈，并初步筛选商品后，应填报“新供应商审批申请书”（如附件）给采购经理与采购总监审批。申请审批时应附上“供应商基本资料表”、“供应商简介”“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”、“目录或照片或样品”及“供应商进场赞助同意书”。

采购经理与采购总监对于采购主管所推荐的供应商，应约谈其最高业务负责人，除了核实“供应商资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单” “新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”的正确性外，最后把双方合作的利益充分沟通，并试探对方的虚实，毕竟两家公司的合作（如同男女的联姻）应更慎重一点较好。采购总监有最终审批权，经审批同意进场后，按正常进场程序，向财务部缴交“进场赞助费”后，由采购主管正式建档，并下订单进货。

（二）、 旧供应商清场：

有些供应商言行不一致，表现欠佳，呈现一些问题，例如：产品没有优势、促销也不积极、产品质量不稳、包装不良、送货不及时、赞助费用很少、拒绝退换货、供货价格经常调涨、帐期太短、帐额太小、沟通困难、服务不佳……等。这些都是应该“清场”的微兆，但“清场”不能单凭采购主管说了算，否则因为个人恩怨，变成公报私仇，暗箱操作，这是采购工作的大忌！

为了让“清场”有凭有据，“清场”应该与“进场”一样有一个类似的程序。“旧供应商清场审批申请表”（如附件）是用来决定“清场”用的。采购主管鉴于某一个供应商的绩效不好，远不如预期，在开发替代供应商的同时，可填写“旧供应商清场申请表”经由采购经理与采购总监同意下，正式办理“清场”手续。清场时，应先通知“财务部”暂缓付款，等与供应商谈判库存清理办法之后，获得妥善的解决办法（例如：供应商补价差，或做清仓处理）后，才可做最后的货款结算。

（三）、 旧供应商年度合同

每年年底，除半年内的新供应商外，采购主管应与所有旧供应商谈一下年度的合同。“年度交易合作合同书”（如附件）须在年底完成，否则视为自动延长一年。年度合同主要在规范：“价格、价格上涨、条码、交货天数、付款方式、付款帐期、商品管理费用、进货奖励、节庆赞助、促销、广告意向、试吃演示、损耗补偿、食品及百货质量问题、退换货……等”项目。

采购主管在谈判年度新合同时，最好能请采购经理或采购总监一起参加，毕竟谈判时我方人员愈多愈好，况且集思广义，添漏补遗，更能让采购主管如猛虎添翼，气势如虹，无往不利。

（四）、 旧供应商年度评估：

每年底除了要与供应商谈一下年度的交易合同外，对内采购主管对其管辖的所有供应商做一个“旧供应商年度评估表”（如附件）。这个表的评估项目与“进场”及“清场”是一样的，唯增加了实际的年度总销售额及毛利率。

凭这个“评估表”，采购部也可以在年底顺便决定年度10～20％应替换的供应商。若总数有500家供应商，则应在此时替换50～100家供应商，汰劣择优，形成一种“良性循环”。

（五）、 年度供应商表彰大会：

每年底，各地区公司可举办一个“年度供应商表彰大会”，其目的是：（1）感谢供应商一年来的配合与支持及其辛劳。（2）藉表彰大会的透明化，激发起供应商的攀比性及积极性。（3）展现xxx的采购及销售实力，更能吸引新的、有实力的供应商前来洽商。

“表彰大会”可以是有偿的（例如：由供应商自费参加有餐宴的“颁奖大会”）或无偿的。也可以仅有精神奖励（例如：奖状或奖牌等），或同时给于物质奖励（例如：奖金或提前付款等）。更可以请新闻媒体参加报导，以扩大影响力。表彰的内容可以包括：“营业额、营业额增长率、毛利额、毛利增长率、准时交货率、低或无退货率、售后服务水平、商品创新、促销支持力度、广告支持力度、综合配合度……等”项目。

更可以针对供应商的业务人员及xxx的采购人员颁奖给“最佳业务能手”及“最佳采购能手”等，以激励买卖双方关键人员，奖项可以是：“奖状、奖牌、奖金、或国外旅游”等。各地区公司在这方面的投入愈多，下一年的回报肯定会愈大。

新供应商进场程序

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