供應商的管理

市場上的供應商何止千家，一個城市的綜合超市潛在供應商可能上萬家，全國範圍內更是上百萬家，如何開發最適合xxx超市發展的供應商，並與他們發展互利互惠的商業關係，是每一個地區公司採購部的重大戰略任務。俗話說：“水能載舟，亦能覆舟”。如果選擇好的供應商，則他們可成為xxx的戰略合作伙伴，雙方可以齊步發展，共創未來；反之則xxx超市的前途就不堪設想了。

xxx超市供應商政策：

供應商管理的目的在於（a）培養有實力且願與本超市齊步成長的合作伙伴。（b）淘汰沒有潛力或商業道德，且對本超市無益的供應商。（c）儘量減少中間環節的不合理加價，以降低進貨成本。（d）爭取最好的商業交易條件。（e）將營業額與利潤額最大化。

一般而言，大型供應商（例如：跨國性消費品製造商或國內的知名品牌製造商）在超市的供應鏈占主導地位，他們的商業行為比較規範，較少以賄賂採購人員的方式達成其業務目標，大部分都憑其品牌實力、有優勢的價格、有力度的廣告與促銷及良好的售後服務完成交易。而中小型的供應商（例如：一些私營的批發商、經銷商、工廠或個體戶）比較偏好與採購人員私下打交道，給予各種好處（包括：私人回扣、贈品、娛樂、招待、開支報銷、……等），進而控制採購人員。俗話說：“吃人嘴軟，拿人手短”。腐敗分子在金錢的誘惑下，權錢交易，利慾薰心，任人擺佈，最後只好犧牲***超市的利益了。

所以“篩師供應商”成為供應商管理的一個最重要課題，其實只要採購人員立場端正，要挑選好的供應商不難，在“供應商政策”裡有明列“選擇要求”。另外由“供應商基本資料表”、“供應商簡介”、“供應商報價單”、 “新供應商問卷調查表”及“新供應商產品問卷調查表”基本上可以看出一個端倪。有些供應商為了某些理由（例如：商業機密）拒絕填寫“供應商基本資料表”，我們應慎重不與他們往來，除非他們的產品在市場上有獨佔性，或成為賣方市場，且受本超市的目標顧客群所喜愛。

供應商管理可分為：（一）新供應商進場，（二）舊供應商清場，（三）舊供應商年度合同，（四）舊供應商年度評估，（五）年度供應商表彰大會。現分述如下：

（一）、 新供應商進場：

有部分新供應商經營者經常向公司領導抱怨說：“要見xxx超市的採購不容易”。這句話說明了本超市的部分採購人員較為牛皮，已有了傲氣，只喜歡或願意與老供應商交往，把超市的進貨大門關閉了，這是不對的。要知道超市的成長及永續發展，必須靠供應商的支持，有些老供應商由於自身的原因（例如：財力、人力、廣告、促銷、研發、物流、質量……等）無法跟上超市的發展步調，必需要汰換，因此必須補充新血，而且市場不乏好的熱銷商品，但因為種種原因不得其門而入，讓超市錯失了商機。同時，讓有些顧客老是抱怨超市缺少市場上熱銷的商品，或品種不齊全等等。

因此，採購人員“引進新供應商”是個重要的課題，不可藉故拒人於千里之外，超市應讓新供應商有機會憑其實力與舊供應商公平競爭。引進新供應商對超市有一些明顯的好處：（a）對老供應商有壓力，俗語說：“有競爭才有進步”。他們會對超市提供更好的交易條件，以保住其生意；（b）新供應商的引進可為超市增加較多的營業外收入，如果一家“1萬元”，一年引進“300家”新供應商，就會為超市增加“300萬元”的其他收入；（c）新供應商通常可彌補**超市現有商品結構的不足，可讓超市的品種更齊全；（d）最重要的是，新供應商的供貨及交易條件通常會比老供應商更好，也能提供某些市場上“熱銷”的產品，為超市帶來大量的利益。

各地區公司採購部應採用以下的方法引進新供應商：

1、建立一個因特網網站，網站有“新供應商進場程序”的信息。

2、在各地區公司總部接待櫃檯設置一個“公告欄”，把採購部的網址公告，讓新供應商可以上網瀏覽“新供應商進場程序”的信息。

3、同時“公告欄”上應說明可以在接待櫃檯價購（例如：人民幣200元）“新供應商進場程序”及“供應商手冊”。

4、在接待櫃檯設置“新供應商登記本”，規定採購部應在一週之內，會正式函覆***超市採購部的決定。

5、“新供應商進場程序”如附件。

6、採購部收到由接待櫃檯轉來的“供應商基本資料表”、“供應商 簡介”、“供應商報價單”、“新供應商問卷調查表”、“新供應商產品問卷調查表”及“目錄或照片”後，應設立一個登記本，登記“日期、供應商名稱、及資料名稱”，然後交給“採購總監”。“採購總監”研究後，作批示，並交給相關的“採購經理”。“採購經理”做詳細的調查後，與“採購主管”研究後，最後呈報“採購總監”，由“採購總監”作最後決定是否進一步洽商，並正式函覆供應商有關超市採購部的決定。正式的函覆文件舉例如下：

7、以上函件發出後，採購部應通知接待櫃檯銷案，否則接待櫃檯應負責追蹤，如果超過十天採購部仍未發函，接待櫃檯應通知“總辦主任”，由“總辦主任”調查原因，最終應在十四天之內函覆，以示對新供應商的尊重，並維護xxx超市的信譽。

若採購總監決定進一步與新供應商聯繫後，採購主管應主動聯繫新供應商。經過幾回合的洽談，並初步篩選商品後，應填報“新供應商審批申請書”（如附件）給採購經理與採購總監審批。申請審批時應附上“供應商基本資料表”、“供應商簡介”“供應商報價單”、“新供應商問卷調查表”、“新供應商產品問卷調查表”、“目錄或照片或樣品”及“供應商進場贊助同意書”。

採購經理與採購總監對於採購主管所推薦的供應商，應約談其最高業務負責人，除了核實“供應商資料表”、“供應商簡介”、“供應商報價單” “新供應商問卷調查表”及“新供應商產品問卷調查表”的正確性外，最後把雙方合作的利益充分溝通，並試探對方的虛實，畢竟兩家公司的合作（如同男女的聯姻）應更慎重一點較好。採購總監有最終審批權，經審批同意進場後，按正常進場程序，向財務部繳交“進場贊助費”後，由採購主管正式建檔，並下訂單進貨。

（二）、 舊供應商清場：

有些供應商言行不一致，表現欠佳，呈現一些問題，例如：產品沒有優勢、促銷也不積極、產品質量不穩、包裝不良、送貨不及時、贊助費用很少、拒絕退換貨、供貨價格經常調漲、帳期太短、帳額太小、溝通困難、服務不佳……等。這些都是應該“清場”的微兆，但“清場”不能單憑採購主管說了算，否則因為個人恩怨，變成公報私仇，暗箱操作，這是採購工作的大忌！

為了讓“清場”有憑有據，“清場”應該與“進場”一樣有一個類似的程序。“舊供應商清場審批申請表”（如附件）是用來決定“清場”用的。採購主管鑑於某一個供應商的績效不好，遠不如預期，在開發替代供應商的同時，可填寫“舊供應商清場申請表”經由採購經理與採購總監同意下，正式辦理“清場”手續。清場時，應先通知“財務部”暫緩付款，等與供應商談判庫存清理辦法之後，獲得妥善的解決辦法（例如：供應商補價差，或做清倉處理）後，才可做最後的貨款結算。

（三）、 舊供應商年度合同

每年年底，除半年內的新供應商外，採購主管應與所有舊供應商談一下年度的合同。“年度交易合作合同書”（如附件）須在年底完成，否則視為自動延長一年。年度合同主要在規範：“價格、價格上漲、條碼、交貨天數、付款方式、付款帳期、商品管理費用、進貨獎勵、節慶贊助、促銷、廣告意向、試吃演示、損耗補償、食品及百貨質量問題、退換貨……等”項目。

採購主管在談判年度新合同時，最好能請採購經理或採購總監一起參加，畢竟談判時我方人員愈多愈好，況且集思廣義，添漏補遺，更能讓採購主管如猛虎添翼，氣勢如虹，無往不利。

（四）、 舊供應商年度評估：

每年底除了要與供應商談一下年度的交易合同外，對內採購主管對其管轄的所有供應商做一個“舊供應商年度評估表”（如附件）。這個表的評估項目與“進場”及“清場”是一樣的，唯增加了實際的年度總銷售額及毛利率。

憑這個“評估表”，採購部也可以在年底順便決定年度10～20％應替換的供應商。若總數有500家供應商，則應在此時替換50～100家供應商，汰劣擇優，形成一種“良性循環”。

（五）、 年度供應商表彰大會：

每年底，各地區公司可舉辦一個“年度供應商表彰大會”，其目的是：（1）感謝供應商一年來的配合與支持及其辛勞。（2）藉表彰大會的透明化，激發起供應商的攀比性及積極性。（3）展現xxx的採購及銷售實力，更能吸引新的、有實力的供應商前來洽商。

“表彰大會”可以是有償的（例如：由供應商自費參加有餐宴的“頒獎大會”）或無償的。也可以僅有精神獎勵（例如：獎狀或獎牌等），或同時給於物質獎勵（例如：獎金或提前付款等）。更可以請新聞媒體參加報導，以擴大影響力。表彰的內容可以包括：“營業額、營業額增長率、毛利額、毛利增長率、準時交貨率、低或無退貨率、售後服務水平、商品創新、促銷支持力度、廣告支持力度、綜合配合度……等”項目。

更可以針對供應商的業務人員及xxx的採購人員頒獎給“最佳業務能手”及“最佳採購能手”等，以激勵買賣雙方關鍵人員，獎項可以是：“獎狀、獎牌、獎金、或國外旅遊”等。各地區公司在這方面的投入愈多，下一年的回報肯定會愈大。

新供應商進場程序

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關鍵字: 農產品 互利互惠 供應商