加蓋發文機關印章是公文處理工作的重要環節。《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》(GB/T 9704--2012,以下簡稱“新國標”)對加蓋印章的方法作出了明確規定,但在辦文實踐中，還是存在印章使用不規範、不準確的情況，影響辦文質量。關於加蓋發文機關印章，應注意把握以下幾個要點。
1.印章與發文機關署名、成文日期三者不可或缺。
印章與發文機關署名和成文日期一起構成公文的生效標誌，三者的編排位置相互影響，共同彰顯公文的效力。《國家行政機關公文格式》(CB/T 9704-1999，以下簡稱“舊國標”)對加蓋印章時是否標註發文機關署名進行了區別規定，新國標則統一了黨政規範，明確不論單一機關行文還是聯合行文，一般都要標註發文機關署名。當前，公文缺少發文機關署名的情況時有發生，弱化了公文的嚴肅性，應當特別引起注意。除了有特定發文機關標誌的普發性 公文、電報、紀要，公文中有發文機關署名的，都應當加蓋印章。
2.採用下套方式加蓋印章。
關於加蓋印章，新國標不再區分下套、中套方式，而是規定統一採用下套方式。單一機關行文加蓋印章以及聯合行文的最後一個署名機關加蓋印章，要做到成文日期右空四字，在其上標註發文機關署名，並以成文日期為準居中排布。加蓋印章時要用力均勻、端正、居中下展發文機關署名與成文日期，確保印章清晰、不歪斜，印章、發文機關署名和成文目期的縱向中心線重合，印在下邊緣與成文日期下邊相切。聯合行文時除最後一個署名機關，各發文機關的印章應保證與其對應發文機關署名的縱向中心線重合；所有發文機關的印章之間不相交或相切，每排印章兩端不超出版心，整體上要保持整齊、美觀。
3.首排印章頂端上距正文(或附件說明)一行以內。
這是為了防止空白過大而可能被插入內容,不給偽造、變造公文提供機會。為了滿足印章頂端上距正文(或附件說明)一行以內的要求，需要先確定成文日期的留白位置。新國標規定，一行是指一個漢字的高度加3 號漢字高度的7/8的距離，約等於10mm，所以成文日期具體放在正文(或附件說明)下面多少行，應該由印章的大小決定。以直徑為42mm的印章為例，如果印章只有一排，加上一行的距離即10mm，成文日期下邊緣距正文(或附件說明)距離在42mm-52mm之間，差不多四到五行的距離；如果印章有兩排，印章所需空白區域的縱向距離約為84mm-94mm，也就是說應當在正文之下預留九行的空間。
4 .印章加蓋順序與發文機關排列順序一致。
聯合行文時，發文機關印章應當與發文機關署名和發文機關標誌相符，同時與發文機關標誌以及標題中發文機關的排列順序一致。
5.印章與正文原則上應當同處一頁。
當排版後所剩空白不能容下印章時，可以採取調整行距、字距的辦法來解決。方法一是加大行間距使正文末尾移至另一頁，再署名加蓋印章方法是縮小行間距或字距，使空白處能容下印章。舊國標特別強調，在此情況下不得采取標註“此頁無正文”的方法。但是，辦文實踐中也的確存在通過調整行距和字距也無法解決此問題的特殊情況,鑑於此，《GB/T9704-2012< 黨政機關公文格式>國家標準應用指南》(中國質檢出版社/中國標準出版社2012 年版) 在相關的條款釋義中指出，當聯合行文機關過多，正文不能與所有發文機關印章同處一頁時，可以採取“此頁無正文”的方法，即將部分印章加蓋在下一空白頁上，在該空白頁第一行頂格標註“(此頁無正文)”，目的是表明正文內容在前頁已經完結，防止此頁被人撕下後用於偽造公文。
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