凌萱農業

幾個方面的原因

一是PPT打開瀏覽需要專門的軟件，不然容易失真，比如在微信上也可以打開，但是內容或格式可能會變形，不好看。而PDF不會出現這樣的問題，而且PDF的格式比較方便瀏覽，PDF格式其實是一種圖片格式，穩定性比較高

二是為了保護版權吧，PDF是一種圖片格式，無法編輯，只能瀏覽，這樣在一定程度能保證自己的作品不被別人篡改，保護自己的創作成果

職場生涯那些事

這個問題有同感！

公司下發的文件PPT培訓課件現在越來越多的轉化成PDF格式下發，剛開始不知道也不想知道，只需要認真執行就可以，後來做到管理層之後，慢慢自己也要接觸或者自己做PPT的時候，慢慢從中摸索出來了答案，原因無非有其二:

1、兼容性

每個人的電腦價格、配置都是不一樣的，辦公軟件也是不盡相同的，版本也不一樣；中間有個兼容性的問題；

舉例：

用WPS打開Word2007：WPS是金山開發的辦公軟件和微軟的軟件是有區別的；

用5年前的點電腦打開最新配置製作的PPT也是不一樣的；

再者，用Word2007打開Word2008製作的文檔也可能會有差別的；軟件時刻在更新中

但是轉化成圖片的話所有的問題直接迎刃而解，這或許是原因之一；

2、保護性

還有一個目的可能就是為了保護知識產權；

轉化成PDF格式後，圖片是沒有辦法修改的（當然也不是完全不能修改，看技術）；正常的文檔、PPT是輕而易舉就被盜取或者篡改的，這樣的話，自己的辛苦的汗水就一下子付諸東流了；

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我也是前不久遇到這樣的問題，才明白這個小小的動作，可以為自己的職場提分，也能為自己的工作成果提供一些保護。

一：PDF不能更改編輯，而其它文件好更改編輯。

大家都知道，文檔轉為PDF檔後，除非用專業的PDF編輯器，否則PDF檔更改不了，職場中防人之心不可無，用這一步，可以保護自己的工作成果。

二：防止因軟件不兼容，發給對方的文檔打不開火打開後有亂碼。

大家電腦裡面每個人用的辦公軟件都可能不同，有人習慣用office辦公，有人喜歡用WPS，而且是個人習慣不同，有人用的可能是舊版本，有人用的是新版本，這就可能會造成在傳遞過程中，你發給對方的文檔，對方查看不了。

三：PDF文檔打開後，整體看上去更簡潔，效果跟舒服，也便於直接打印。

PDF文檔是直接編輯好的，打開後文字內容都是編輯好的原版，直接使用很方便，可以不用調整各式，直接印出。

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PPT轉換成PDF發給聽眾是有多個方面原因的：

1.知識產權保護。一個好的PPT是要花費大量時間做的，不管是文字、圖表還是圖片，這都是人家的勞動成果呀，當然不想給有心之人隨便編輯了變成他的，用作其它用途。

我導師就曾經碰過這種事，課件連PDF都不隨便給了。

2.內容穩定。就好像word換臺電腦，可能就會涉及排版問題，但是PDF不會。

3.壓縮大小。轉換為PDF可壓縮大小，方便發送郵件等。

建議日後也要學會保護自己的知識產權，能不發就不發，要發的話，就轉換成PDF。

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作為我個人來說，主要有以下幾點原因：

一、顯著改善文件體積：PPT文件由於包含圖片、文字甚至於視頻、動畫、音頻類素材，往往文件體積較大，不便於網絡傳輸。轉為PDF後，雖然會丟失視頻、動畫、音頻類素材的展示效果，但文字圖片依然能夠準確顯示。同時最大的好處在於，文件可以被壓縮到很小的一個體積。這樣既可以照顧到傳輸效率，也可以照顧到手機等移動端下載友好程度。

二、兼容性較高：PPT軟件由於版本不同，低版本在打開高版本文件時，容易出現錯位、無法顯示等情況。而PDF軟件由於網頁端對其更新時效性較好，轉換為PDF後的PPT材料可以很好的展示出來（當然也有第一點中提出的視頻、動畫等無法使用的問題）。同時在手機app等第三方應用，如微信、釘釘等客戶端，PDF文件兼容性更好，文件內容排版等展示較為準確和完善。

三、使用場景：如果僅僅是審查內容和核對PPT樣稿，轉PDF是比較輕鬆的。但如果是發送給對方用來屏投操作展示，那麼還是建議發送PDF原文件，這樣可以完整表達PPT文件作者思路以及視頻、動畫、音頻等特殊需求展示。

四、從保密和版權角度：轉PDF文件可以更好的保證第一作者的數據、編排的使用權，接收者僅有查閱的權利。從源頭上可以避免後期修改上由於文件往來混雜的風險。

五、關於PPT版本保存：建議用最低版本保存，以確保收件者可以順利打開。前提是不影響PPT作者的意思表達和排版美觀。

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很多人，不論是PPT還是Word文檔，都要先轉換成PDF，再拷貝給別人。這是一種非常推薦的做法。也建議大家儘量這麼做，顯得專業。

套用IT一些行業的術語，轉換成PDF，相當於是一個“發佈”過程。在Windows上寫代碼編程，最終要發佈成exe，甚至是專業安裝包。做美工設計的，要將Photoshop做的一堆東西最終發佈成JPG等格式。

PDF可以看作是電子版的打印紙。為什麼很多正規文件最終都要打印呢！想想這個問題就明白了。

第一、PDF具有高保真

不論在電腦還是平板，還是手機，看到的PDF都是一樣的。不會出現排版錯誤、亂碼、字體不兼容等各種問題。因為PDF屬於發佈，也類似於打印。就好比你把word打印成A4紙，然後分發給別人。你看到的紙上內容和他看到的是完全一樣的(如果中途被雨淋溼了除外)。如果是PPT，那就難說了。所以我們出去彙報時，都要提前用對方會議室的電腦測試能不能打開和正常顯示。這就說明，你在你電腦上看到的，和別人在他電腦上看到的PPT顯示效果有可能不一樣。

第二、很多人沒有安裝office等可以打開PPT的軟件

這個在國內可能好一點。老外嚴重一些。office是收費的，不是所有辦公人員都必須安裝。你不能強迫別人必須安裝收費的不是標準的office。但是PDF屬於事實的行業標準，PDF瀏覽器也是免費的。

第三、PDF打開快、體積小、佔用內存低

原因還是那些原因，PDF屬於發佈。發佈就會去掉原始的一些信息，只保留瀏覽功能。就我自己來說，我也希望別人發我東西時儘量發PDF的，因為快啊。除非需要讓我修改內容或複製內容。這個快，既包括網絡傳輸或U盤複製快，也包括打開快。

第四、PDF能更好地保護原始內容

PPT就像是程序的源代碼，或者Photoshop的PSD源文件，是可以任意編輯的。那麼發佈成PDF後就不一樣，雖然也可以編輯，但是難度變大。而且有的東西時不可逆的。類似於通過exe也能看到程序核心邏輯，那叫反編譯，難度較大。PPT作者有時肯定不希望自己的作品被別人輕易利用。

另外還有一點，PPT容易不小心被修改，注意是“不小心”，比如一不小心敲了個字母，又一不小心在是否保存時點了“是”。意思是說容易失去完整性。最終你分不清到底是自己不小心改的還是原本就如此(於是你只好讓對方再傳一份)。這也就是為什麼人們喜歡看打印後的紙質的東西，因為原汁原味不會被篡改，除非你再一不小心撕掉了一部分。最典型的，涉及法律的合同往往都是要打印的。這就是上面說的，每個人看到的都是正確的、一致的，也不容易修改(包括刻意篡改和不小心修改)。再強調一下，PDF就類似於打印，打印成電子格式。

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工作中經常需要給客戶發公司或產品PPT，無特殊要求一般都是脫密後轉PDF方式發送，主要有以下幾方面考慮:

1.pdf相比ppt文件大大縮小 不能再編輯 沒有動畫效果 一般來說轉成PDF都是為了儲存、存檔什麼的，更加方便網絡傳遞。

2.各個版本的office的兼容性還不能做到百分之百的完美，尤其是向下兼容，難保不會出現自己的PPT在別人的電腦上打開有瑕疵的問題，而保存成pdf格式則可以很好的避免這個問題。

3.pdf一般為不可編輯文件，這樣可以防止ppt內容被人竊取或修改，保證源文件的安全。

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職場中免不了要接觸到許多格式的電子文件，其中我們用的最多的演示文件，就是用PowerPoint演示文稿編輯軟件製作而成的。為了更好地保護文件中的圖文內容不會被別人輕易地修改、複製和粘貼，以及輸出打印，我們會把PPT文件格式轉換成具有版權保護功能的PDF文件格式。

PPT是用Powerpoint辦公軟件生成的文件格式，我們可以在做好的演示文件保存時，在文件欄選擇“另存為”後，選擇文件保存類型為“PDF”，文件生成後就是XXX.pdf的文件格式了。

拿我來說，每次講完培訓課後，都會有許多學員圍上來向我索要課件（授課的電子文件），出於對自己知識產權的保護，有些內容我是不大願意給學員的，我一般會委婉地推給助教處理。除非是一些必須發給學員課後用的文件。

如果仍有一些執著的學員非得要，我會把PPT內容處理下，再轉成PDF格式的文件發給他，而不是直接發給他PPT文件。

為什麼要這樣做呢？

針對題主的問題，說一下PPT和PDF的差別，以及把PPT轉換成PDF的好處。

一、PPT和PDF的差別

1.PPT的內容在製作軟件中可以任意修改、粘貼複製。

PPT是PowePoint的簡稱，因其文件後綴名（.PP）已被英國國家氣象局的數據文件使用，所以，又加了個字母“T”，把文件後綴名稱之為PPT（*.PPT）。用演示文稿製作軟件PowePoint生成的文件格式，裡面包含了文字、圖片、圖表、動畫、聲音、影片等素材。

2. PDF它最大的特點是：未經制作者允許，其內容只能看，不能修改。

PDF是Portable Document Format的簡稱，意為“便攜式文檔格式”，是由Adobe公司開發的文件格式，利用該公司免費的PDF閱讀軟件或者其它閱讀軟件，可以查看、打印和註釋 PDF。

為此，Adobe公司還有一款專門對PDF格式的文件內容進行處理的軟件，可以用它來進行創建、編輯和電子簽名。

二、把PPT轉換成PDF的好處

1． 可對文件進行加密。

其中，我用的最多的就是用它來對PDF文件設置打開口令，或者對文件內容設置各種限制，以及對頁面添加水印等。

1） 文件加密，可以設置打開文件時的許可口令（密碼）。

2） 對文件設置權限，只能看，連打印都不可以，對，不能打印！其它還有不能複製內容，不能頁面提取等等文件保護措施。

當然，現在網上也有破解工具，能猜出你設置的密碼；你把密碼設得複雜些，這些工具也就無能為力了。但過後，恐怕你自己也會想不起來設置的密碼是什麼了，悲催！

小提示：把密碼記在只有你自己知道地方吧，好記性不如爛筆頭。

2. 給對方（用戶）發PDF格式文件的好處：

1） PPT轉化成PDF後，文件大小明顯被壓縮，有時幾十MB大小的文件，轉換成PDF後，只有幾MB了。

2） 現在每個人的電腦裝著不同版本的操作、辦公軟件，以及字庫，PDF是國際標準的文件格式，用PDF閱讀器打開，不會出現亂碼、排版格式錯亂等現象。原來是什麼樣，還是什麼樣。

3） PDF文件打開快，不會像啟動PPT文件時，需要很長時間。

4） PDF每張頁面可以任意放大縮小，因為頁面中的文字是矢量字（專業名詞，通俗講，可以在對字體進行任意縮放的時候保持字體邊緣依然光滑，字體像素不會丟失），不會因為像圖片那樣放大後變得模糊。而且，字放多大都是很清晰的。

5）可以對內容進行批註，比如對方指出文稿某某處需要修改，但不能對實際文字或圖片修改。

不過，PPT轉換成PDF後，許多原來在PPT中設計的跳來跳去的動畫效果就沒有了，PDF文件更像是一張張的電子紙。

總之，如果不是為了和對方（用戶）一起修改演示文稿的內容，為了保護自己辛苦苦苦做成的演示文稿，還是把PPT轉化成PDF吧！

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創學堂

“任我行觀點”：絕大部分演講者都善於用PPT展示，好的PPT會讓整個演講增色不少。

往往演講者的PPT都會放在隨身攜帶的U盤裡，而不會儲存在演講臺上的電腦內。

另外，演講者們的PPT也不會隨便給別人，即使有人向他們要來學習，他們往往禮貌回絕或者將PPT轉換為PDF。其實這是出於兩個方面的考慮。

第一，演講者出於保護自己的獨有的專業知識的角度。

能夠登臺演講的嘉賓，一般都是行業專家和業內大咖。他們大多形成了自己的知識體系及專業理解，而PPT恰恰是他們智慧的結晶，PPT裡面的一些專利都是他們嘔心瀝血做出來的，PPT裡面的一些照片和數據是他們費心費力得到的第一手資料，不願意給別人或者不願意輕易讓別人直接獲得裡面的圖片和文字資料。

這種情況我經常碰到，演講者的PPT放在隨身帶的U盤裡，演講後，直接帶走。我的應對方法是用手機直接拍下來或者錄下來。

第二，演講者出於減少麻煩的考慮。

誰都不希望有人直接拿著自己辛辛苦苦做的PPT作品，然後改個名字就可以出去以作者自居了，演講者也不例外，而且經常會有這種情況出現。於是採取了各種辦法、措施保護自己。我認為演講者這樣保護自己的作品是非常正確的。

第三，演講者為了大家查看方便。

除了上述兩種情況外，還有一種情況也很普遍。本身PPT裡的技術和專業含量不太高，可作為作為科普和授課性質的，演講者也非常願意把PPT裡的內容分享給大家。但是由於每臺電腦裡的PPT版本不同，在演講者電腦裡排版正常的文件，可能到別人的電腦裡排版就亂套了。所以，將PPT轉換成PDF也是為了大家查看方便。

總結：PPT轉換成PDF後，可利用價值減小，能有效保護PPT作者的各方面權益。

演講者將PPT轉換成PDF，一方面是出於保護自己辛苦勞動和獨有知識的考慮，另一方面是為了方便他人查看。

不管演講者出於哪方面考慮，我覺得大家都應該尊重演講者，並尊重他所做出的決定。

張吉磊：自媒體【盛京任我行】創始人，分享職場經驗和成長故事。

盛京任我行

我在工作中經常需要把一些資料給到客戶，一般都會將PPT轉成PDF。我覺得主要有兩個方面考慮： 一方面可以在一定程度上保護自己資料的知識產權，也就是降低別人直接copy使用的可能性，僅供別人查看參考使用，另一方面使用PDF可以固定提供資料的格式，防止資料在不同的電腦上或使用不同的軟件打開時出現格式等錯亂的情況，會給別人留下不好的初印象。

關鍵字: 職場 打開 失真