一、怎麼開好周例會呢？
要知道如何開好會，我們已經有一句口號：會而議、 議必決、決必行、行必果。
但除了口號，還需要一個可操作性強的套路，今天我們就講這個套路，其實記住一個英語單詞就夠了，PATIO，這個英語單詞的中文意思是“庭院”。我們可以想象，開會在庭院裡開，就更容易記住。這個英文單詞的每一個首字母代表會議的一個原則。
- 目的（Purpose）
- 議程（Agenda）
- 時間（Timed）
- 信息（Information）
1. 會議的目的（Purpose）
會議一定要有目的，而且這個目的應該具體。有沒有想過，周例會的目的是什麼？通過跟進、細化、發現問題，改進，推進月度、年度目標的實現。總之，目的應該非常明確，不是為了開會而開會，是為了達成目標解決實際問題。
2. 議程（Agenda）
會議都有一個議程，例會的議程相對固定，可以提高效率。可以來個三段論：
- 上週行動計劃目標的完成情況；
- 過程中好的方面及存在的問題，需要改進的地方；
- 新的行動計劃和目標、責任人。
3. 時間（Timed）
周例會時間相對也固定下來，比如在星期幾的某一個時間段，控制在1個小時基本就可以了，超過1.5個小時的會議多數在浪費時間。如果覺得會議內容太多，1個小時時間不夠，怎麼辦？那就精減會議內容，直到控制在1小時之內。這樣最後才能
4. 信息（Information）
其實就是會議的內容。會議內容應強化目標導向性，聚焦在上週的行動計劃和目標上和新一週的行動計劃上。我能夠聽到很多人在讀自己的流水賬，把日常工作都說了出來，這大大地浪費了時間。
會議要有結果，並不僅僅指會議紀要，而是指會議上制定的行動計劃如何落實：
- 目標和評價標準是什麼？
- 責任人是誰？
- 完成日期是何時？
- 資源保障是什麼？
- 誰來檢查？
- 怎樣追究沒有落實的事和人？
總之一切是為了落地，否則會議的結果就是零。發現問題，只是為下一步的改進提供基礎。
五條原則，不僅體現了會而議、 議必決、決必行、行必果，更蘊含著PDCA的管理過程，如果做到了閉環，就會使各項工作不斷得到改進和提升。
二、周例會具體流程：
1、組織：周例會由各部門自行組織，公司行政部負責監督與指導
2、前期準備：在周例會之前，部門內員工要對自己上一週的工作先行總結，對於結果與計劃偏離較大的事項，要尋找到根源，並制定改善行動點；部門主管要對本部門上一週的工作進行總結，並對計劃的執行情況進行總結，對於需要改進的事項制定改善行動點
3、宣佈開始：會議召集人準時宣佈會議開始
4、員工總結：首先是部門內部員工對自己上週的工作進行總結，對於工作結果與工作計劃偏離較大的事項，將接受部門主管的質詢，確定改善行動點
5、部門總結：部門主管對本部門上週的工作進行回顧，對沒有完成目標的事項進行分析，找出原因，制定改善行動點，並形成本部門周度總結報告
6、計劃：在周例會上，部門主管與部門內成員一起制定本週部門工作計劃和個人工作計劃，確定工作要點和完成期限，並填在周度計劃表內
7、會議總結：會議結束前，會議召集人對本次會議過程進行回顧，並對形成的決議和行動點進行總結
8、整理紀要：每次會議，必須進行詳細地記錄，會後要整理出會議紀要，部門例會會議紀要要交行政部門存檔
9、落實：對於會議中形成的決議和行動點，由各部門負責組織實施，追蹤和檢核，以保證會議結果能夠得到很好的貫徹。
知道如何開會，對許多規範管理的企業都不是什麼事兒。但做好很難，一般會存在大量因會開得不好浪費人力和時間的現象。8個人的會議，本來1個小時就能解決問題，結果延長到了2個小時，這就整整浪費了一個人一天的工作量。
如果會議的內容並沒有解決什麼問題，或者會議的內容沒有落實，浪費的就更多。如果一個部門共有10個人，他們的周例會能夠控制在1個小時之內，僅這一項工作，就能節約出20個小時，相當於節約出0.5個人手出來。
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