每個人都有這樣的願望：一天中能多出幾個小時，可惜這是天方夜譚。但是如果你能騰出一部分時間，比如用20%的上班時間來做最重要的工作，結果將如何？
過去3年間，我們一直在研究提高腦力勞動者工作效率的方法，結果發現答案異常簡單：避免次要的工作或將其分配給他人，代之以增值性任務。研究發現，腦力勞動者在不必要的任務上耗費了大量時間，而這些任務幾乎不能帶來任何個人成就感，因為往往換作他人也能完全勝任。
既然如此，人們為什麼依然樂此不疲？因為減輕自己的工作量，說比做容易。我們都有一種與生俱來的本能，放不下那些讓我們感覺忙碌並因而帶來成就感的工作。與此相對，我們的老闆總在不斷努力用更少的人做更多的事，只要在我們能接受的範圍內，他們會盡可能讓我們承擔更多責任。
但我們相信，這可以改變。腦力工作者能通過以下方法提高自身工作效率：主動思考時間管理；找出對自己和組織最重要的工作；放下或創造性地外包剩下的工作。
時間困境的原因
對管理者而言，腦力勞動者可不是省心的對象。他們的工作內容不易觀察（因為很多都發生於頭腦中），工作質量在考察上常帶有主觀性。管理者可能懷疑員工的時間分配效率低，但想診斷問題卻困難重重，更不要說提供解決方案了。
為了知道人們如何分配一天的時間，我們採訪了45位來自8個行業的39家公司的美國與歐洲腦力勞動者。我們發現，即使那些最敬業、表現最突出的人也會將大量時間花在枯燥和毫無附加值的工作上，例如案頭工作和組織的跨部門管理（比如，會見其他部門的同事）。這些工作對腦力勞動者而言，可產生的個人益處極少，對公司的價值也極低。
導致這種現象的原因很多。大部分人都會被錯綜複雜的職責纏身。我們擔心如果對一些工作放手不管，會讓同事和老闆失望。一位研究參與者表示，“我希望看上去很忙碌、效率很高；公司非常看重有團隊精神的人。”而且在我們計劃單中，那些不太重要的任務並非完全乏善可陳。
任何進步，即使只發生在細微環節上，都能讓我們獲得一種更投入、更滿意的感覺。雖然將開會視為浪費時間的斥責之聲眾多，但這種方式卻為人們提供了彼此交流和合作的機會。
組織也應對這種不甚理想的工作效率負責。在過去十年間，削減開支成為主流。像其他人一樣，腦力勞動者也不得不接手一些低價值的任務，例如安排出行等。這些任務會分散他們做正事的精力。雖然商業信心正在逐漸恢復，但很多公司對於招聘仍然畏首畏腳，尤其是行政性職位。
不僅如此，諸多行業都面臨著複雜的監管環境和更嚴厲的控制體系，這種傾向正愈演愈烈，導致公司出現一種“厭惡風險”的文化，擁有豐富經驗的員工不願意將工作分配給欠缺經驗的員工。結果可想而知，正如一位研究對象所述：“我的團隊人手不夠、技能欠佳，所以我的日程安排有如噩夢，各種要開的會議遠超過我應參加的上限。”另一位研究對象說：“將任務下達他人後，對方的工作能力讓我很犯愁。”
優化時間的5步流程
我們設計的流程借用了經典的進度控制練習（開始、暫停和繼續），幫助你在每日的工作安排中做出步伐雖小但作用重要的改變。
識別低價值任務
通過我們的自我評估工具，在你每天的工作中找出：（1）對你或公司不太重要的工作；（2）相對容易放棄、委派或外包的工作。我們的研究發現，腦力勞動者至少有1/4的工作同時屬於以上兩種類型，所以你應該努力在每週中找出十小時此類工作。
處理低價值任務
你可以將低價值任務歸成三類：速斃類（可以立即放手並且不會帶來負面效果的任務）；可卸載類（無需費神就能下達給他人的任務）和需重新規劃類（需要進行架構重組或大變更的任務）。研究參與者發現，這個方法使他們不得不仔細反思自己對組織的真正貢獻。
“我會退一步問自己當初是不是應該接手這個任務？能不能把它交給下屬？下屬能否勝任？”來自法國巴黎銀行（BNP Paribas）的管理者約翰·巴爾謝查（Johann Barchechath）說道：“這樣我能分辨出哪些工作對銀行或對我而言具有價值，哪些工作我們壓根不應該勞神。”另外一位參與者說：“我發現自己應該做的一個重大改變就是早早地拒絕低價值任務，從頭就不參與其中。”
卸下包袱
很多參與者對我們表示，將工作委派他人一開始往往最難，但最終效果卻很好。一位參與者說，他總在不斷擔心交出去的工作結果會怎樣，另一位則說他的問題是總忘記“督促、鼓勵和跟蹤”。巴爾謝查說：“我發現委託工作在時間上很有藝術性，人們有時可能會過早地轉交他們的工作。”
大部分參與者最終都克服了這些障礙。在他們將2%-20%的工作委派他人後，團隊和個人成績未見任何下滑。“我一開始高估了下屬的能力，但慢慢地，進展變得越來越順利，即使任務只完成了一部分也能讓我非常振奮。”巴爾謝查說。這樣做的額外好處是級別較低的員工能獲得更多的參與機會。
規劃省出的時間
這樣做是為了保證你做事迅速而且成效突出。因此，接下來你需要找出能夠最大程度優化省出時間的方法。寫下兩到三件你應做但未做的事，記到本子上，並評估你在時間利用上是否能更加高效。
通過以上方法，一些研究參與者表示現在可以提前下班，享受與家人的相聚時光了。這不僅讓他們變得更快樂，而且可以提高第二天的工作效率。不幸的是，另一些參與者表示，他們省出的時間很快就被一些意外情況侵佔。
堅持計劃
雖然我們提出的計劃是一個完全自我指導的過程，但把它分享給你的老闆、同事或導師同樣非常重要。你應該告訴他們你放棄了哪些任務和放棄的原因，另外最好隔幾周就與他們分享下你的收穫。如果不這麼做，你很容易倒退到最初的狀態，重犯以前的壞習慣。很多研究參與者發現他們的管理者非常支持自己。
改變非易事
我們提出的這個干預方法基本不需要付出任何努力或依靠管理層指令，就可以在很大程度上提高腦力勞動者的工作效率。當然，這種改變並非易事。但所有參與者都認為這種練習是一種有效的“強制機制”，幫助他們成為更更高效、更投入的管理者。
你不需要對組織、工作流程或商業模式做出任何改變和改革，就能像他們一樣。你惟一要做的是提出正確的問題，並用行動做出正確的回答。畢竟，作為一名腦力勞動者，頭腦判斷力不正是你的強項嗎？
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