政務辦公的高效運轉深入影響著基層政府各項工作的有效落實，特別是今年以來，要求各單位要全面推進機關建設和管理的科學化、規範化、精細化。要使機關工作更加科學高效、更加規範嚴謹、更加方便群眾、更加方便機關辦事效率的提高。但對於基層政府而言，工作強度大、節奏快、要求高，如何將機關工作的高標準與快節奏這對看似矛盾的命題進行有效銜接則困難重重。
機關工作科學高效、規範嚴謹的基礎是依靠更加完善的行政規定，更加詳實的審批流程，更加標準化的業務規範等行政手段進行實現。但規定的完善，審批流程的詳實不可避免的存在過程的複雜，中間環節的增多，產生工作人員學習時間增加，掌握難度加大，緊急工作應對時效降低，痕跡存儲成本上升等問題。在日常工作中，部分工作人員因這些伴隨出現的問題對工作的高標準、嚴要求有著或多或少的抱怨，認為這造成了工作效率的降低。造成矛盾的非主觀原因我認為是工作標準的提高與信息流轉速度間出現了失衡（例：工作標準/信息流轉速度=平衡），在工作標準提高的同時，有效提高信息流轉速度，才能持續保持工作標準與效率實現的動態平衡。
信息流轉速度則可通過信息化手段進行提高，特別是利用移動政務信息化手段輔助實現政務辦公的規範化、便捷化、信息化、移動化、痕跡化，將技術手段作為高標準與快節奏之間的紐帶，規避工作流程中出現的特殊情況，從而更好的實現基層政府政務辦公移動化。
在基層政府日常工作中內部辦公的經常性痛點為信息溝通不暢，信息報送成本及痕跡留存成本較高，基層政府工作人員，特別是內勤人員的大量精力耗費在找人、通知、詢問上；為了做好機關內部辦公的流程化運行，基層政府工作人員使用大量的紙張進行打印，造成打印耗材成本逐年上升；同時隨著當前形勢的發展，基層政府機關辦公痕跡化的要求越加嚴格，2018年9月，人民日報發表評論文章，怒批“凡事要求工作留痕也是形式主義”，我認為工作留痕是有必要的，問題出現在留痕的主觀動機及留痕的成本上，對於留痕的成本來說，傳統的紙質留存在造成工作量增加的同時也造成資料存儲的無系統，難整理,佔用了基層政府工作人員開展本職工作的大量時間精力，也容易使工作人員產生疲勞情緒。
政務辦公移動化手段可作為推進信息化與內部辦公深度融合的橋樑，用移動化手段打通傳統政務辦公的痛點環節，實現機關辦公的“零跑腿”，實現非紙質留痕要求的工作通過信息化手段全面留痕，有效做到工作效率的無感知提升，工作記錄的無感知留痕。
基層政府機關日常工作領域眾多，各項工作存在著審批、通知、留痕等基本屬性，選取工作屬性間互有交叉，具有一定的代表性的接收會議通知、蓋章管理、休假管理等日常工作進行綜合分析，探索利用政務移動辦公後提高工作效率的可能。
收文管理+用車管理（包含審批、通知、留痕等屬性）；
傳統流程模式（正常流程完成時間20分鐘）：
1. 收文人員→查看通知→打印通知→送領導閱→主要領導參會；
2. 填寫公車申請審批→主管領導審批→公車管理人員→告知司機→送達會議地點。
痛點情況：
1. 領導外出導致收文人員通知無法送達；
2. 用車部門主管領導外出導致申請表無法簽字；
3. 公車管理人員請假導致收文人員無法送達申請表；
4. 收文人員重複多次聯繫最後領導補批。
移動辦公模式（流程完成時間5分鐘）：
1. 收文人員→查看通知→附件上傳移動平臺→發送領導並自動短信提醒→領導手機接收信息；
2. 收文人員→移動平臺提交公車使用審批→主管領導手機或電腦審批→公車管理員手機接收批准單→安排司機→送達會議地點。
3. 用車審批單電子化存儲。
4. 會議時間發送達領導手機日程提醒。
蓋章管理：
傳統流程模式：
1. 內勤→填寫用章登記表→主管領導簽字→到辦公室蓋章；
2. 用章登記表存儲。
痛點情況：
1. 遇急需蓋章，主管領導外出無法簽字；
2. 用章登記表易缺頁。
3. 領導電話同意蓋章，補簽字。
移動辦公模式：
1. 內勤→移動平臺填寫用章申請→主管領導移動審批→抄送辦公室→完成蓋章；
2. 用章審批單、蓋章原件照片自動存儲。
休假管理：休假審批
傳統流程模式：
1. 人事科→根據人員工作年限制作每人可休假日期單並蓋章→發達每位工作人員；
2. 工作人員→填寫休假審批單（附人事科發的休假單）→主管領導審批→月度集中報送人事科；
3. 人事科→彙總休假情況→減扣每人可休假日期。
痛點情況：
1. 人事科計算每名工作人員的可休假日期，為每名工作人員打印可休假時間單耗費大量精力。且人員休假後計算可休假時間扣減極為繁瑣。
2. 休假審批領導外出無法簽字。
移動辦公模式：
1. 人事科→錄入每名工作人員初始工作時間→設置休假計算公式→系統自動計算可休假日期→每名工作人員自行查看可休假日期。
2. 工作人員→手機或pc填寫休假申請單→領導審批同意→抄送人事科備案→系統自動扣減可休假日期。
機關政務除日常性工作外，還包括召開會議、審批、專項活動等大量工作內容。產生的政務辦公信息則涉及機關業務流轉信息、機關工作人員個人信息、業務表單等信息，因此移動政務辦公系統的選取要從系統安全性、系統靈活性、系統投入節約性、系統更新性、系統運維效率等方面進行綜合考量。
如何利用新技術提高工作效率，選取哪種信息化手段試點先行，要結合工作實際，尋找工作痛點並加以綜合分析，以切實解決問題為第一準繩，避免出現系統建設不落地，系統使用不效率，系統投入不實際，工作開展不便利的情況出現。因此要創新系統建設新思路，打破傳統固化的系統建設模式，探索利用社會化產品，優質化平臺，提高投入產出比，以最少的投入，最快的速度實現機關政務辦公信息化的目標。
政務移動信息化問題剖析
政務信息化現已經進入移動化階段，依託手機移動端解決政務信息流轉是最完美的政務信息化解決方案。目前基層政府各領域已經使用多個平臺開展政務業務，包括全響應移動終端、河長制app、區政府OA移動平臺等等，結合現有已使用的移動端app案例分析，以上平臺均存在系統設置邏輯不合理、系統使用難上手、系統可擴展性不強等諸多問題，剖析原因我認為存在以下需要突破的固化思維。
1.政務網固化思維：目前所有使用的政府APP均依託區政務外網建設，導致政府工作人員使用政務APP必須使用可以連接政務外網的專有vpn手機，除造成購買專用手機成本支出外，購買專有vpn手機也難以涵蓋所有承擔基層政府工作任務的工作人員，比如所有社區的社工、臨時工等人員，同時對於出現的人員變動、人員新增等情況，也難以及時收回及新增vpn手機。
2.傳統建設思維：政務移動信息化系統的建設基本採取的是單獨開發的形式，但隨著多年來的系統開發及使用實踐，此種方式存在諸多弊端。
（1）建設成本高：目前一套成熟的標準工作流產品（OA系統）建設成本普遍在40萬以上，若存在定製業務則系統開發成本更高。
（2）時間週期長：系統建設需經過系統需求調研-系統開發-系統部署-系統測試-系統上線等諸多環節，往往在系統建設的需求調研階段，很難實現完整的需求梳理，通常會出現邊建設邊修改的情況，從而拉長系統建設週期。系統建設週期普遍在8至10個月。
（3）運維費用貴：按照市經信委及財政的要求，系統每年運維費用不超過系統建設費用10%，以一套系統50萬的建設費用計算，一年的運維費用為5萬元，但目前各公司人力資源成本上升，5萬的運維費一般難易滿足系統完整運維的標準，造成運維效果不理想，運維能力降低。
（4）靈活調整難：系統建設完成後基本屬於各項功能的固定狀態，按照現有的方式系統很難對新提出的需求或系統的不足進行調整，只能通過未來採取二期建設的方式進行完善。
（5）安全難達標：按照市、區要求，目前建設信息化系統均需按照信息安全等級保護的要求進行建設，普遍業務系統均需滿足二級等級保護以上的標準等級，僅安全等級達標測評費用就需要9萬，但二級的等級保護水平也僅僅是入門標準，難以達到信息安全的最高保障。
單次投入思維：現有移動政務平臺建設，注重的是單次投入，很難有專業隊伍，持續的資金對系統進行不間斷的功能完善，造成APP的功能優化更新緩慢，導致使用者粘手度不足，僅受制於行政命令進行被動式使用，造成使用積極性不高。
探索新模式分析
在大眾創業，萬眾創新的新形勢新要求下，我認為政府在信息化系統建設上也可以探索創新建設形式，打破固有思維，充分利用社會化資源平臺，探索依託互聯網的機關政務辦公信息化系統建設工作。
目前市場上主流的協同平臺均提供成熟的OA辦公模塊化搭建能力，無需系統開發費用，無需開發商搭建，機關工作人員通過簡單的自學即可自行搭建 ，成熟的產品包括阿里巴巴-釘釘平臺，騰訊-企業微信，金蝶集團-雲之家等。幾種產品大同小異，但經過細節分析，我認為阿里巴巴的釘釘產品更能滿足機關信息化移動辦公的使用需要，更加靈活的定製機關業務。下面以阿里巴巴公司產品為藍本進行分析。
（1） 移動辦公能力
機關政務辦公移動化的核心為通知，審批，彙報，考勤等涵蓋了機關日常辦公所能用到的大部分功能類型。目前釘釘平臺提供以上基礎功能的免費試用。
（2） 提醒告知能力
移動政務辦公的另一項重點需求是通過有效手段告知對方及時查看信息，進行遠程的信息獲取及信息反饋。釘釘平臺按照用戶使用活躍度自動匹配短信提醒、電話提醒條數，對於政府單位認證後即為最高級別的VIP用戶。
（3） 信息安全能力
利用移動端開展政務辦公，對政務信息的安全存儲要求尤為嚴格，釘釘平臺是國內首家通過SOC2隱私性原則審計，安全性，保密性和隱私性三項原則審計的平臺；ISO27001:2013，27018:2014，安全認證體系的企業級應用產品；通過由公安部監製，由屬地公安機關認可並頒發的國家級信息系統等級認證。
（4） 定製化能力
釘釘免費提供的功能多為單體性功能，若實現單體審批與其他功能的對接，實現全過程的信息化流轉則需要進行定製化開發。釘釘推薦了優秀的部署服務商，對於定製化開發收取的為靈活定製部署費用，省去了傳統系統開發的平臺成本，開發費用大大降低。
（5） 持續更新能力
移動平臺的更新能力尤為重要，就像手機的操作系統經常性更新一樣，移動平臺所帶來的新功能、新技術也需要保持平臺的持續行更新，阿里巴巴每年投入數以億記的資金對平臺進行更新，足以確保平臺能更為用戶帶來更好的系統體驗。
移動辦公帶來的挑戰
政務辦公移動化在帶來便捷、高效的信息流轉速度的同時，也必然帶來工作的標準化，不可修改化，靈活性降低等特點，例如：審批單無法後補，時間不能修改等。這對於機關工作人員的辦公標準化意識帶來一定挑戰。
因目前移動端平臺的電子簽章技術不成熟，審批單的法律效率是否能被認可，對於上級單位的檢查對於導出的審批情況彙總表是否具有效力存在不確定性。因此如果開展政務辦公移動化工作的推進，涉及資金的業務暫不利用政務移動辦公的手段進行優化。
最新技術的政務辦公移動平臺均可實現自行搭建，對於機關工作人員的技術搭建能力帶來挑戰，整體的搭建過程至少需要2人共同開展，從而為平臺功能搭建，後臺系統的維護做好延續性準備。
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