四五月份正是就业忙，细心地朋友是否发现，填了那么多的简历表格，总是那么几个相同或者相似的问题要填，“每次都很花时间”、“总要一遍遍的写”。而强调要“一简一投”，更加剧了这种负担。
另一方面，硕博生每天都要对着电脑，处理各类事情，手中的文件多的数不胜数，而其实处理他们是很有技巧的。
只有做好日常的积累，防患于未然，把一个个分条列清楚，到用的时候，直接复制粘贴就可以。或者将材料提前进行备份，需要的时候直接从收纳盒里面取出来就可以了。
一、归档文件：最便捷的找寻路径
如果对纷繁复杂的文档没有一个清晰的处理，可能让自己的工作和生活变得混乱和无序。面对各种表格、文件，自己的心情有怎会好起来？不过是给工作增添许多烦恼。
我们都知道通过建立文档，把一类文件归纳起来，在寻找的时候会非常方便，但最后往往会发现，归纳的文档越来越多，但是却文件找不到或者无从早起，还有很多文件不知道该归为何类。
人的大脑也是从总到分的，在头脑中找一个文件，你回想想到在哪个盘，然后在对应的文件夹，在想象到文件夹中的文件。
我建议通过建立“十文件夹法”即“4+3+2+1”文件夹法来实现文档的总管理。首先，建立四个主要文档，分别为：本科（材料）、研究生（材料）、博士（材料）和企业/学校（材料）。我们几乎所有的内容都可以囊括在这四个文件夹中。
但为了更加快捷，我们需要再把其中一些关键内容抽离出来，建立另外三个文件夹，分别为：项目基金课题（个人和他人的）、小论文（原稿、知网下载稿、引用转载复印情况材料等）、照片（本硕博和工作照片）。这三个文档之所以抽离出来，是因为我们会经常需要这些内容使用或者进行回顾。
这时候，已经是比较齐全的文件夹归类了，如果再加上另外两个文件夹，就更加齐全了，这两个文件夹分别是：个人情况和其它。个人情况文件夹中有个人的情况分类和个人情况综合等，方便填写各类表格时找到和使用；其它为不宜归纳的材料或者文件。
最后一个是“各类证书电子版、扫描件”文件夹。这个文件夹存放所有获奖证书扫描件、个人项目课题扫描件以及学历学位扫描件等，有时候论文也可以再进行扫描存储。
特别说明的是：毕业以后可能不太需要经常打开本硕博的文档，因此可以把本硕博三个文件夹再合并成一个大文件夹，将“工作单位”文件夹中的各个小文件夹单独出来。比如，课件等。
每个人的工作属性等会不一样，但对总的分类管理而言，以上是适用的。另外，最好可以用硬盘进行“双重保障”。
二、分门别类：相关信息的电子文档保存
具体来说个人情况分类文档，其中包含以下内容：家庭情况；教育经历；工作实践经历；奖励情况；个人特长；本硕博就读学校（包括学校属性等）；英语水平情况；获奖或证书（从国家级到省级依次列出）情况；任职情况；参加或入选学术或行业会议情况；参加本专业冬、夏令营情况；主持（参与）项目课题情况（本硕博分列）；实习情况；发表论文情况；出版著作情况；获得专利情况；新闻报道作品或情况等。
以上内容为便于查找、分类明确和细节到位，应做好以下几点：
第一，最好都放到一个文档中。仅仅做简历是不够的，很多单位（比如高校）都另外要求填写个人情况表或者报名表，还有的单位（一些企业、国家部委、高教社等）需要在网站上填写申请信息。而以上“个人情况分类”中内容又几乎都是必问的。另外，在申报项目填写相关内容时，也会有这些问题。因而，建立个人情况分类的文档，需要填写哪一部分，直接复制粘贴就可以了。
第二，上述分类中如分属本硕博和工作四个阶段，要分别列出。比如，所获奖励要分本科、硕士、博士和工作（单位）四个阶段。
第三，细节要尽可能清楚。比如，何时何地在何处有何证明人参加的实习、担任职务等；发表的论文列清楚期刊名、期数、出版时间、级别等等；著作要有书名，出版社的名称，出版时间，字数，ISBN和CIP号等。
对于“个人综合情况”文档。比如在报考公务员和填写个人计划书时，就需要综合的中的个人情况介绍，这时候需要做一个概况介绍，抽出最具有价值和说服力的部分。比如，曾获得各类奖项二十余项，其中国家级、省级奖励十项；发表论文十篇，其中核心期刊五篇。
三、归纳汇总：纸质文档的分类、汇总与存储
有时候，我们不仅要填写电子表格，还需要提交相应的纸质材料。需要提前做好的工作同样有很多。
我建议提前分类和汇总某些材料。比如，个人曾经面试过不同的单位，每个单位几乎都会要求把学历学位证书、发表论文和获奖证书复印件上交。因此，这些需要多次提交，多次使用的材料，需要提前备好足够的份。一般来讲，硕博生最好准备不少于五份。如果是入职以后，在工作单位获得的，最好准备十份，因为这些工作后的材料（发表的论文、主持的项目、所获奖励）可能要用更多次。
这些材料准备，还需要专门收纳的文件袋或者收纳盒等，在袋或盒的显著位置标明材料内容。
比如，基金项目文件盒；发表论文文件盒；获奖情况文件盒；被引用、收录、复印等证明材料文件盒；专利文件盒等。将上述复印件都装入这些袋或盒中，就可以方便查找了。
四、示例
而每次有新东西都往这些袋中材料或者分类信息文档中添加。以新发表一篇论文为例。首先把论文题目、作者、期刊名称、发表日期和期数等填写到“个人情况分类”下的“发表论文”情况中。然后再把论文包括首末页、目录和论文正文等打印多份，放置到单独的收纳盒中。这样，无论是上交电子版，还是纸质材料，都能非常的利落。
同样，获得一项专利。把专利获取时间、类型、名称和作者等填入“个人情况分类”下的“获得专利情况”中。然后把专利扫描件放入“各类证书电子版、扫描件”文件夹中。再把专利证书放入复印多份连同原件放入到“专利文件盒”中。
分类、汇总或集合是很重要的一种方法。就我个人而言，我还曾经把之前审过我稿件的所有专家的审稿评语都总结道一个文档中。个人认为，这些评语往往都是我“惯犯的”毛病，是我写作中你的“致命问题”，当我集合起来，发现很多问题出奇的相似，慢慢的总结和消化，从而找到规律，规避这些问题。
无论是学习还是生活中很多地方都需要做到分类和汇总。比如，做一个公众号，将不同类型的文章放置到不同文件夹中；将所发文章题名和链接汇总到一个文档中，并建立目录。需要的时候，既能很快找到文档，又能很快找到链接。
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