即興講話，篇幅不長，在正式彙報時估計只需要花兩三分鐘就能講完，但允許構思的時間卻是很短的。口頭彙報的準備時間雖然不多，但不管怎麼樣，也應該圍繞話題，快速地在大腦中構思一個簡單的講話提綱。比如開頭怎麼講，講些什麼；主體部分講幾個觀點，把觀點概括好，用關鍵詞、關鍵句將其列出來；如何結尾，等等。
1.確定好主題。對於有經驗的員工而言，在彙報之前的短時間裡，就需要按照彙報當時的相關情況確定好講話的中心內容，先講什麼，後講什麼。而對於那些缺乏經驗的員工來說，可以在彙報之前將自己的中心內容濃縮，歸納出幾個要點，避免講錯或講漏了。
2.概括出觀點。在口頭彙報中，觀點主要是來證明話題的，是為話題服務的。因此，在彙報時要有正確、鮮明、集中的觀點。而那些與工作無關的觀點，會讓整個彙報偏離了方向；而那些與工作相悖的觀點，則會讓你的彙報自相矛盾。口頭彙報的核心就是觀點，一個或幾個觀點將貫穿於講話的始終，並起著綱領性的作用。
3.組織好語言。語言是口頭彙報的基礎，假如我們能夠概括出句群，連續幾個句子就可以成為一段話，這樣一來，腹稿就出來了。比如，在彙報之前，你需要考慮：這次彙報很重要；工作的特點；突出抓好幾個關鍵；切實抓好落實。只要考慮好這些問題，然後你就可以冷靜地邊想邊講，將整個彙報分成幾段，每段分為幾條，並圍繞這幾條展開聯想，或適當補充，那員工就可以有條不紊地進行口頭彙報了。
4.運用事實、材料分析。口頭彙報無法事先做充分的準備，完全依靠隨機應變。而運用一些事實、材料分析，無外乎兩個方面：一是員工平時的積累；二是眼前的人和事。無論哪方面的材料，都要儘量選用對彙報有用的材料。材料是作為論據來說明觀點的，因此要注意選擇那些能夠反映工作、支持觀點、說明觀點的材料。只有這樣的材料，才能與觀點有機統一，使觀點更加形象，更加有說服力。
口頭彙報最考驗的是一個人的語言組織能力，通常善於彙報的員工只會先在腦海裡有一個大概的輪廓，然後按照這個思路，先說什麼，後說什麼，哪些該說，哪些不該說，這樣一一思考好，之後到了領導那裡，就會像竹筒倒豆子一樣，信口而來。
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