01
項目已經進入了爬坡期，事情開始逐漸多了起來，而且有日趨繁雜的樣子，老張看這個勢頭不對，就開始要計劃開個項目會議，把需要注意的事情整理出來讓大家確認一下。
“小李，幫我定個會議，明天下午兩點半到四點半，把項目中各個子模塊的項目經理和小組長召集在一起開個會，討論一下項目爬坡期的情況。”
小李是剛剛進項目組不久的新團隊成員，手腳做事還是很勤快的，老張也想鍛鍊鍛鍊他，就把會議安排的事情交代給他去做。
02
第二天，開會時間到了，項目上的人不是全部都在辦公室，一部分還在項目現場，需要通過電話接入會議的方式參加。
“小李，老胡和老高怎麼沒有來參加啊，有幾個事情是需要他們來做決策的。”老張看了看參加會議的線上和線下的人。
“還有，小李，我接到幾個電話，說電話接入會議撥不進來，是不是線路滿了？”
“小李，還有幾個人向我請假，他們有沒有提前和你說過啊？”
這會議還沒有開始，老張就發現了不少問題，這些小問題是難免的，但一些主要的問題並不像這次這麼多，整個會議開完，老張原本要確定的事情由於關鍵人員沒有到場，一時間也定不下來，部門人員因為電話資源受限，沒有接入進來，老張的很多信息也沒有全部傳達到位。
03
在項目中開一個會如果簡單也很簡單，大家坐在一起討論一下就完成了。但如果是一個場景複雜的會議，還是需要注意很多細節，往往魔鬼就隱藏在其中。
- 需要確定會議的議題和需要達成的目標，不管是什麼會議，都會有一個明確的議題或目標。
- 確定關鍵參會人員，並提前做好溝通，不要讓不相關的人參與進來。
- 選擇一個合適的會議時間，會議時間應當安排在參會人員事情較少，工作效率較高的時候。
- 準備好會議材料和議程，會議的發起者或者組織者要在會前準備好相關的會議材料以及周密的會議議程。
- 做好會議前的準備工作，提前佈置會場，尤其是會場中很多需要注意的細節部分。
- 發出正式的會議通知，通過郵件發出會議通知給所有參加會議的人員，包括會議時間、地點和議題。
- 準時開始會議，一般建議會議主持人提前10-15分鐘進入會場，準備好點名或簽到。
- 控制會議節奏和氣氛，鼓勵會與人員有序提問和發言，避免會場上的衝突。
- 形成決議和既要，對討論形成一致的結果需要以文本的形式展現出來，明確責任人和完成時間。
- 對會議決策和結果，要進行跟蹤落實，保障執行到位。
你，還有什麼需要補充的......
分享到:
閱讀更多 項目經理世界 的文章
