應用文， 是文秘人員日常寫作的重頭戲。寫好應用文， 自然就成為每位秘書工作者孜孜以求的目標。那麼， 如何才算把一篇應用文寫好了呢？
寫好， 意味著文秘人員擺脫了“照著寫” 的層次， 上升到了融會貫通、應付自如並且能有所創新“接著寫” 的較高層次， 是會寫了、站穩了腳跟之後自然而然產生的又一較高追求、較高境界， 是將“會”變成自己的實際能力， 並在實踐中總結、歸納、提升， 使自己有了質的突破， 用學藝的話說就是“登堂” 了。儘管衡量一篇應用文寫的如何的標準有多個， 可謂“仁者見仁， 智者見智”， 但筆者認為， 以下三點應是衡量一篇應用文是否寫好的主要標準。
一、能說清
就是能做到表達清楚， 有能力用別人聽得懂的語言、看得懂的文字、講得通的邏輯詞彙， 呈現自己的語言、自己的觀點、自己的典章禮樂。要知道， 講話、作文、寫材料，第一要義就是讓人明白。但是， 要達到能說清的境地並不容易。這涉及思維表達、口頭表達和書面表達三個層次表達能力的修煉問題。人與人的區別在於思維能力的差別。一個人的思維是否縝密， 是否有一定高度、深度和廣度， 體現一個人素質和能力高低。將腦子裡的想法表達出來， 是一個人表達能力的重要方面。
我們經常會聽到很多文秘人員說， 自己頭腦中雖然有很多想法， 但就是表達不出來。要寫好應用文， 就要重點加強思維表達能力的鍛鍊， 做到“肚子裡有貨要能倒出來”。把自己的想法以口頭的形式清晰地表達出來， 是把思維的東西、思想的東西， 變成可感知、可衡量東西的過程， 是一個隱性知識顯性化和表達能力升級的過程， 也是將所思所想所說的內容， 用書面語言表達出來的堅實基礎。很多人能想、會說， 但並不一定善於書面表達， 或者表達出來後與自己所想的、所說的相差甚遠，總不能令自己滿意。所以， 要寫好應用文， 就要努力提高自己的書面表達能力， 能夠把別人想說想表達的思想、做法準確有效地表達出來， 讓別人滿意； 把自己所想所說的準確清晰地表達出來， 讓自己滿意、讓別人明白， 這是有效表達的最高境界。
在這方面， 魯迅先生就給我們樹立了榜樣。當年， 他在上海檢查肺部以後， 在告知他母親的信上， 不寫“用X 光線照射”， 而寫“用使身體透明的鏡子照”。為什麼？ 因為那時的“X 光線鏡” 屬於高新技術、稀有之物， 照直說了怕老人家弄不明白。我們今天寫講話、寫材料， 更需要學習魯迅先生的這種做法， 多講人們一聽就懂的話， 不講或少講讓人聽著如墜雲霧的話， 不寫或少些讓人不知所云的話。
二、能講透
講透， 就是能徹底說清楚、道明白， 讓人一聽就茅塞頓開、一看就豁然開朗， 從茫然或知其然到知所以然、深以為然。在應用文寫作中， 特別是在撰寫一些講話材料時， 需要對一些大家還不認可、不理解、不認同的事或理進行闡釋， 達到統一思想認識、因勢利導、凝聚共識和力量的目的， 這就需要在講透道理上費一番腦筋。
我們常說， “與人講理，須使人心中點頭。” 就是說要以理服人， 而不是以力服人，要冷靜分析， 嚴密推理， 使人心悅誠服地接受你的觀點、認可你的想法、實踐你的做法。但實踐中還大量地存在這樣一種現象， 那就是很多人說了不少、寫了不少， 也很賣力， 總覺得自己已經說得夠明白了、夠賣力了， 但人家還是聽不明白、看不明白， 還是得不到別人的認可、認同。關鍵一點就是自己還沒有看透、想透和講透。看透是根本， 想透是樹幹， 講透是枝葉， 表述之美在透徹。要想寫好這些說理性應用文， 就要先把自己說服了，不僅要把理講透， 而且要把理講活， 使人聞之忘不了、得了丟不掉。在講話方式上要有情趣， 使人如食橄欖， 愈嚼愈有味， 回味常無窮。要使所講的話、所講的理， 能入耳、入腦、入心。所以， 只求講得對還不夠， 還要有理兼有趣才行， 讓聽者覺得有意思、有道理， 有使人回味無窮之力。這需要每位文秘人員努力學習並掌握馬克思主義的世界觀和方法論， 不斷增強文化素養， 提高文字表達能力， 善於對客觀事物進行去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及裡的分析， 一針見血地點出問題， 一語中的地闡述觀點。 一個淺近的比方， 就把問題說得一清二楚。但讀起來、聽起來， 卻是如飲佳醪， 滋味獨具， 讀後、聽後一下子就能記住， 還樂於講給別人聽。一個小比方， 完全抵得上一篇大文章。這就是講透後的“少少許勝多多許”。
三、能換位
就是要懂得換位思考， 不斷改善心智模式， 自覺地站在領導的高度和角度， 看問題、想事情、出主意， 使所寫內容符合身份、場合、時宜， 做到恰如其分、恰到好處。也就是說， 筆桿子的思想與領導的思想要不謀而合， 秘書的站位和領導的站位要高度重合， 只有這樣， 才能想領導之所想， 寫領導之想說， 寫出來的東西才符合領導需要。否則， 站位不準， 思維層次和思想水平達不到一定高度， 眼界自然不會寬、境界自然不會高， 寫出來的東西就很難符合要求， 質量肯定不高。
比如， 要想使所寫內容符合領導者的個人特點， 就要準確領會講話意圖， 能猜透領導的心思， 這種猜其實就是仔細聽領導交代的內容， 聯繫相關場合所做所說， 即大會小會強調最多的， 聯繫上下左右的情況和當前及今後的工作內容，弄清楚領導為什麼要講， 講的用途是什麼， 所要達到的目的和效果是什麼， 明白了這些，就可以少走彎路， 有的放矢。只有當所撰寫的文稿滿足了這些要求， 對這些問題的回答都圓滿應對上了， 基本上就是一篇好文稿了。
要想把材料寫好， 就不能只從自我的角度出發， 而是要時刻把換位思考的意識樹立起來， 備好上級領導的課，備好自己單位領導的課， 將上級領導想聽的、需要了解的，條分縷析地整理好、表述好，讓其聽得懂、聽明白。讓本單位領導知道說什麼、怎麼說，知道哪些是上級領導已知的，需要簡要說； 哪些是上級領導尚不瞭解的， 需要詳細說、打比方說、用外行人都能明白的話說。也就是要說人家想聽的， 而不只是說自己想說的；要說人家能聽得懂的， 而不只是自己懂的。最終目的是讓人家聽明白， 而不僅僅是滿足於說過了。如果這些材料外的功夫不去做或做得不好、不到位， 所寫的材料、所說的話，就會無的放矢， 造成彙報者慷慨激昂， 聽者卻稀裡糊塗， 就很難達到溝通交流的目的。這當是文秘人員寫作的大忌。
應用文寫作能力的提升，是一個始於“照著寫”、繼為“接著寫” 的不斷歷練攀登的過程， 更是一個“沒有最好、只有更好” 的不懈追求的過程。在這一過程中， 知識和技巧是“寫好” 應用文所必需的， 但根本的還是要不斷改善心智模式， 進而形成自己獨特的思維方式。這樣， 各種應用文的寫作才能應付自如， 所寫的文章才能有自己的思想、感悟和創新， 體現自己的意志和能力， 做到“兵來將擋， 水來土掩”， 所出手的材料， 都能拿得出門、讓人放心， 代表單位水平、體現自己實力， 進而形成自己的品牌， 達到“寫好” 的較高層次。
（摘自：秘書之友，有修改）
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