你真的会发/回复邮件吗？
A君：“写邮件谁不会啊？真是的，太小看我们了吧”。
舟之：“好，那你说说写邮件的顺序吧”。
A君：“打开邮箱，写好主题，选好发给谁，就开始写呗。”
--顺序对了吗？
--那，邮件开篇称呼怎么选择？
--邮件的标题怎么写？
--邮件的开头怎么写目录？
--什么样的邮件应该抄送给哪些人？
灵魂拷问下A君无语了。
写邮件谁都会，
但是把邮件写的好很难，让别人看舒服更难。
收发邮件是常规高频次发生的工作，因此更要注意。
养成习惯，提高职场技能。
打开工作邮箱（大多数的邮件系统）功能格式差不多，
首先要保证邮件的完整性。
一封邮件包括6要素：发件人，抄送人，密送，主题，正文，签名和附件。
如果想发好一封邮件需要注意下面七个方面：
第一、注意写邮件的顺序
在我不同的工作经历中，经常能听到同事们惊呼：
“靠，忘带附件了”，“哎呀我去，刚才把附件忘了”，“还能撤回来不？又要挨骂了”
所以一定要避免出现这样的问题。
写邮件的恰当的顺序应该是自下而上的。
顺序应该是：附件-->正文-->主题-->收件人。
传完附件再写正文：
这样检查书写的顺序是避免有附件的邮件，在写完正文后忘记上传附件。
正文写完写主题：
就像给文章写题目一样，写完正文更容易归纳总结邮件主题/题目。
主题写完写收件人:
完成以上步骤应该很清楚这封邮件应该发送的对象，在通讯录里面勾选避免出错。
写收件人之后：还要再确认一下之前是否存在问题。
收件人是必填项，其它的可以不写，所以在没有写收件人之前不会出现误操作而点了发送按钮的情况。
邮件要求是传送附件而你没有添加，在收件人眼里看来就是工作不细致，没有别的原因。
如果附件没有挂，邮件肯定还要第一时间撤回并重新发送。
我们在别人眼里的好印象积累需要一点一点的，
但是可能一个小疏忽或者一个小错误就把把以前积累的好印象清零。
第二、 附件怎么挂合适？
发邮件时经常要带附件，如何通过小小的添加附件细节，体现我们工作细心，为人NICE？
还是说说A君之前发送的邮件：
- 我让他找10张图片，图片很快找到了，给我发了邮件，把10张图片做为10个附件直接把邮件扔给我。我接收图片需要从邮件上一个一个下载，需要下载10次。
- 有一个营销协同文档（文档名称：X项目需求.doc），需要多人接力完成到A君最后汇总给我。可我见到的时候，都是一个名称，接完收要一个一个改名字，否则要会冲突。
应该怎么做？
- 可以把10张图片打一个压缩包，把这个压缩包做为附件一起发邮件。这样接收的邮件只需要下载下来解压即可以查看全部。
- 在邮件正文里面提及“交作业”的格式。并且把文档名称改一下，如果有两个人写则这样命名。“X项目需求_20171220尹云飞.doc”，“X项目需求_20171220刘大大.doc”，这样极大的方便了别人。（新版的在线系统OFFICES都可以共享文档编辑）不需要汇总提高了效率。
关于附件大，我们还应该考虑到：
如果我们写的一个方案是确定版，我们最好把WORD /PPT转成pdf格式。这是因为pdf版式要比word清晰一些，同时文件会小一些，下载起来会快很多，可以直接在移动端查看。
什么时候压缩，什么时候不压缩我的建议：
如果只有三个以内的文件，而且文件都不是很大，我们就不要压成包。
现在移动时代很多都在手机上看邮件，如果你压成zip反而会不方便别人在手机上查看。
另外如果附件超过10M以上，我们最好不要放在附件里面，在邮件里上传和下载特别的慢，即便是超大附件传输也是很慢的。我们可以多利用一下XX云盘。
上段时间我与广告设计公司关于商品文描制作文件，涉及到源文件，一张图100-300m之间。如果这么大的文档还放在了附件里，不仅发邮件会慢而且别人收邮件也慢。考虑了这一点，我把文档上传到XX云盘上，做了一个私密码共享，有一个连接和提取码。把这个发给对方，他很容易的下载到，这样双方都方便。
第三、如何写正文？
我一直认为写邮件跟写信是一样的，必须要有称呼、有问候、有正文和结束语，这样才算一个完整的邮件正文。
那如何称呼呢？
如果是发给领导的，可以直接称呼领导职位。例如：张总 或者称呼“领导”都可以。
如果是发给同事的，可以直呼其名，如果是三个字的，把姓去掉，如果是两个字的，可以直接称呼。
例如：“王建国”，可以新切一点称呼为“建国”。
如果是两字的姓名"刘刚"，那我们直接称呼“刘刚”，
如果两个字的再把姓省掉就显得不太合适。
“刚”，过于亲昵不得体。
如果是客户，则可以称呼“张经理”，不管是不是经理，这样称呼总归没错。
如果是多个收件人，可以称呼“各位同事”或“各位同仁”、“各位伙伴”等。
那如何问候呢？
问候相对简单，“你好”“您好”。具体什么时候用“你”，什么时候用“您”自己去体会不解释。
那正文如何写呢？
写正文的原则就是：
- 有主有次，条理清晰：逻辑通顺，结构规划好，总分总式。
- 内容过多，最好在正文最开始列出内容目录
- 简洁明了说清楚内容：不要用描述性语言，客观。
- 多利用数字、图标等工具支撑内容。
- 内容拆分，不要弄一铊文字。
- 注意书写错误，不要有错别字。
- 重点内容用不同颜色字体标注，方便阅读，字体颜色不要超过三种。
那如何结尾呢？（邮件还要结尾？当然需要）
邮件正文要有结束语，任何都是要有开始和结束。
例如：
- 以上，请知晓！
- 以上，顺祝商祺！
- 以上，祝工作顺利！等等。
第四、 如何写邮件标题呢？
高度概括邮件内容，说明目的：
看见主题就能知道邮件正文内容
把必要的信息放在主题上，让人一看就知道是怎么回事。
即使收件人没有点击到正文里面，看到主题也了解了邮件的信息，提高双方面的效率。
在公司内领导级别越高收到的邮件就会越多，每天面对几十封或者上百封邮件，会对人产生信息负载。
写邮件最好就是对方即使不打开正文，只看到主题就能了解邮件内容。
大家比较一下：
“2020Q1冻品品类销售达成复盘0405舟之”
“工作复盘”
哪一个好些？
（工作中没有这么极端的发生，但是我们确实没有站在收看人的角度去思考）
第五、如何写收件人呢？
收件人(to)：是邮件接收的第一人，相关性最强。收件人要对邮件内容进行回复。
抄送(cc)：抄送也是一种告之，告诉相关人事情的相关进展，抄送人不一定要回复，收件人能看到抄送给谁了。
密送(bcc)：收件人看不到，等发件人发完邮件也看不到。此情况比较特殊，假设你不想让收件人看到还想抄送给其它人，可以选择这种方式。
以上都可以写多个邮箱地址，但是写的时候最好要注意顺序，如果收件人中有多个其中有领导则要把领导放在第一位置。
收件人尽量不要写多个，除非必要。如果一件事情多个收件人，变会变得没有主次。有一种等待观望心里，我不回复了，反正又不是我一个人。
强调，收件能写一个就写一个，有重点。
举例：工作汇报内容里面涉及到跨部门协同工作，并且项目的PM就是你，HR还在盯你的绩效。
收件人：你的直属领导
抄送：相关部门的负责人+HR
第六、及时回复邮件是职场人的一种好习惯
如果我们收到别人的邮件，需要一些时间处理，那我们立马回复一下邮件告之发件人。
例如
“邮件已收到，我现在就去处理，处理完给您反馈！”再或者“邮件我收到，我会尽快回复！”
如果我们能立马告之对方，那面就应该第一时间回复。回复邮件跟发一个邮件基本是一样的，因此都按照上面提到的方法处理即可。
切忌只简单回复好的，收到。领导除外
另外一定要回复的高效，如果对方问了3个问题，你只回复了1个问题，这样还要来来回回的沟通多次。避免这样，争取一次邮件搞定所有事情。
第七、 其它（邮件签名）
我的习惯是从下往上写，写完主题时先不写接收人。此时做一下检查，主要是拼写错误，经过多次确认没有问题写上收件人点击“发送”按钮。
如果把收件人也写上，在检查容易出现误操作而点了“发送”。不写收件人是无法点击“发送”的，这是一种保险做法。
一定要设置邮件签名，把自己的电话等联系信息都放上去，方便别人联系。
并且可以将自己的心得感悟总结成一句话，打造个人IP。
写在最后：
写邮件跟做其它事情道理是一样的，我们要站在别人的角度去思考，怎么能让别人最大的方便。
认真做每一件事情，即使像发邮件这样的小事。争取每个邮件都能做到高效，清晰，准确。
细节决定成败，细节往往是从小事中体现出来的。
案例分析：
这是入职新同事第一次发的邮件，无头尾的记叙文：
经过指导后发的第二次邮件，第二封邮件要比第一次的好，但是主次不突出，无量化结果。
最终发出去的邮件效果（下图）：
工作邮件属于公文写作，要多加练习，按照我介绍的方案来起初可能会觉得麻烦，但是熟练了就会觉得方便，还不容易出错。
舟之给你个抱抱
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曾经的职场事故，都是成长后的人生故事。
