每個企業都有流程，每個流程也都有效率特別低下的地方。而通過工作流流程映射來評估這些流程，能最有效地找到這些低效率的環節，確保企業以最佳的狀態運營。
工作流映射旨在確定改進工作中的重點。然而，對於任何企業而言，這不是一項容易的工作。它涉及很多相關的因素：時間、人員、資源和計劃。
流程映射的五個小技巧
儘管該過程並不容易實現，在企業工作流改造中必不可少。值得慶幸的是，有一些方法可以確保我們的工作流程映射能夠順利進行，並提供我們期望的結果。
1.不要映射每個流程
因為我們想了解和改進企業的各種工作流程，但這並不意味著每個流程都需要去映射。
首先，我們需要查看企業中表現不佳的領域，看看是否存在著明顯無法實現目標或根本沒有達到期望的任務。尋找那些存在明顯瓶頸的流程和部門。從那裡，我們很可能會看到這些流程如何影響我們企業的其他領域。
然後在開始映射過程時，請考慮以下目標：
•確定執行每個流程的人員
•確定哪些事件發生在流程的每個步驟中
•清晰直觀地詳細描述每個步驟（映射）
•搜索瓶頸或其他速度變慢的環節
•分析數據以找出需要改進的地方
•制定可行的改進計劃
•哪些流程會比其他流程更清晰。
如果您不確定是否存在瓶頸，但是注意到這些“問題”，就是流程映射正確的開始。
2.詢問自己：這是什麼類型的流程，可以映射嗎？
同樣重要的是要知道，流程映射並不能在每個流程中都起作用。大多數企業的業務運營可以分為三種類型的流程：轉型的（製造流程，輸入/輸出等）、事務性（銷售活動，呼叫中心等等）、決策（審批/拒絕的應用程序，定價，庫存控制等），根據流程的類型來區別，看看哪種類型的流程圖比其他流程圖更有效。
例如，與用於庫存控制的流程圖相比，製造流程的流程圖可能最容易創建。流程程的每個步驟都有明顯的走向，可以用符號和箭頭進行映射。比起製造流程並非每個流程都可以如此清晰地可視化。如果考慮該流程是否涉及許多高層以及開放式的決策，這就不僅需要映射流程圖了。我們需要考慮從更基本的轉換或事務處理流程開始。通常可以使用類似於泳道圖的方式來映射這些圖。
3.從簡單的設計開始，然後再對其進行數字化
初始映射流程是件頗為麻煩的事。您很可能需要添加或刪除多個步驟，更改視圖的外觀，分配/重新分配名稱以及更改它們。因此，沒有理由需要使用昂貴或複雜的視圖繪製工具。我們建議可以對泳道採用貼不同顏色便籤紙的方式來進行頭腦風暴。並且在痛點上用比較鮮豔的顏色來表示，增加整個團隊對流程及其薄弱環節的瞭解。通常這個過程在白板上就能完成，還能增加多方參與人員的探討。
創建物理導圖後，我們將需要使用Visio，Excel或PowerPoint等工具將其輸入為數字格式。當然我們可以利用我們的流程圖擴展程序，讓我們在列表步驟和可視化步驟之間切換為工作流程圖。
4.使用泳道圖顯示責任歸屬
當要顯示不同部門之間的多重責任時，傳統的流程圖並不能發揮理想的價值。對於大多數涉及跨職能方陣的流程，我們通常建議使用泳道圖。因為它可以幫助我們顯示人員和角色如何協同工作以實現結果。
在泳道圖上，跨團隊活動可以由跨多個泳道的任務表示。如果沒有表現出責任歸屬，那麼很難確定瓶頸是來自特定步驟還是來自個人或團隊。如果想知道某個特定角色是否正在限制團隊整體的效率，泳道圖更能反應真相。
5.從團隊中獲取意見
最後，也許最重要的是，您無需也不應該自己創建工作流程流程圖。流程圖的創建應始終與使用該流程的人員相關，所以在做流程映射時，我們需要流程參與者一起來創建。
例如，如果創建的工作流程是通過人力資源部門進行的，並且您正在對其進行映射以評估其是否有效，那麼您就需要採訪人力資源部門的某人，以確保他們以正確的速度進行正確的工作。
如果他們說“我們沒有時間上傳這些文件”，那麼解決方案可能是在工作流程中增加自動化以節省時間。但是，如果瓶頸是軟件造成的，而不是團隊成員或員工的不足，那麼可能是時候升級軟件或添加/消除工作流程中的步驟了。如果不與相關成員交談，您不一定會意識到這些瓶頸。這就是為什麼在映射流程時從團隊中獲取反饋是很重要的原因。
結論
工作流流程映射有時可能是一個漫長的過程，因此瞭解如何節省最多的時間和精力非常重要也需要非常仔細。首先，您要確保哪些流程需要映射，關注那些容易出現瓶頸或效率低下的跡象。接下來，再問問：“這是什麼類型的流程，可以映射嗎？”而且並非每個工作流程都可以使用泳道圖。某些流程的級別更高，則需要使用不同的方法。對於那些可以映射的內容，先從簡單、快捷的方法開始，例如使用白板和便籤來進行簡單的繪製。繪製出每個步驟的圖，並尋找可能存在效率低下的區域，然後在進行數字化存檔。最後，要多聆聽反饋。確保您繪製的流程圖儘可能真實地反映現實工作流，這樣你才能知道用哪種策略最能改善它。
