觉性练习生 | 客户情绪管理实用手册

本期学员:

学员:杨先生

年龄:38

职业:管理咨询

学习觉性科学时间:三年

平均每天练习时间:1小时以上


我是从事管理咨询工作,平时的主要挑战一方面是来自于项目商务拓展的业绩压力,另一方面则是项目交付过程中突发事件的应急处理,尤其是客户投诉的危机处理。当客户投诉时,往往需要直面客户针锋相对的强烈攻击性情绪。在客户狂轰滥炸的情绪攻击下,无论是因为自我保护的愤怒情绪与客户进行对错争执,还是因为恐惧情绪无原则妥协退让都可能造成局面的恶化、甚至失控。


如何在情绪的汹涌波涛中,可以保持足够的客观冷静不被海浪吞噬卷入,而且还可以快速找准波涛底下的真实原因与利益诉求,并给出可兼顾双方利益与情绪需求的解决方案,是危机处理的难点。


觉性练习生 | 客户情绪管理实用手册


以下是我在工作中运用“觉”圆满解决项目过程中客户投诉案例:


埋下隐患


我们团队为某保险公司提供全成本管理咨询服务。


项目前期,客户方项目负责人黄总对项目介入的比较少,前半程对我们比较配合和认可,我们的项目经理Bill也只顾闷头做事,与客户各个层级的主动沟通和方案确认很少,所以项目开展的前半部分表面看起来“较顺利”,我也就没有过多参与,但实际上却埋下了重大的隐患。


危机发生


项目中期阶段成果汇报,客户的公司总经理对我们的汇报内容提出了一些意见,认为报告成果没有满足他的主要管理诉求。客户方项目负责人黄总会后立即要求召开项目组紧急会议。


会上气氛变得异常紧张,项目负责人黄总一声不吭,眼睛红红的,似乎强忍住怒火与眼泪。她越是一声不吭,现场气氛就越发笼罩着“白色恐怖”。酝酿了漫长的一段时间,她哽咽着说:“这是我们公司今年年度最大最重要的咨询项目,而你们是我见过的最差的咨询团队,做的实在太差,完全不了解保险行业!你们必须把项目经理换掉,重新做好这个项目交付,否则项目中止!”说完眼泪开始在眼眶里打转。


觉性练习生 | 客户情绪管理实用手册


觉中生智


当时现场氛围非常压抑的,黄总愤怒与恐惧交织的情绪就像一把利剑,在现场不断地对着我刺过来。我可以感觉到气不自主地向上冲到胸口,甚至到头部。心跳加速,呼吸变得急促,身体正在自动进入武装应激反击模式。同时恐惧也在心底隐隐滋生,如果项目中止50%的尾款如果收不回来怎么办?如果客户进一步向我们公司大领导投诉我怎么办?


而这个过程中我一直努力提醒自己保持“觉”,观察着自己身体和心理的变化。我胸口堵住的气慢慢消退,心跳呼吸也平稳下来。我没有被愤怒与恐惧的情绪吞噬,觉的状态也慢慢稳定下来。一面观察一面试图去感受和理解她此刻的情绪与内心状态,对当下正在发生的现状就也有了更清晰的判断:


首先,在专业上她并不很精通,她其实没有专业能力自主准确判断出这个项目的好坏与问题所在;


其次,她是陷入到很强烈的被高层领导否定的压力与恐惧当中,失控地发泄情绪,而不是真的在攻击“我”;


再次,实际上她并不想中止项目,从根本上她跟我们是利益共同体,她必须把项目继续做好了,才可能给领导有个交代,打个翻身仗;


最后,她当着下属和我们的面都快哭出来了,意味着她是一个有些感性和情绪化,心力比较弱的人,此刻不宜有任何矛盾激化。


带着觉,我对情势有了较为清晰的判断,也更能理解她,于是并没有马上争辩什么,而是让她把话都说完发泄完情绪,然后我做了一些会尽力把项目交付完善好的承诺,尽快结束了会议。避免因时间过长黄总忍不住在下属面前哭出来的尴尬。


会后我立刻到她办公室单独进行沟通,安抚她情绪,因为只有当她的情绪恢复到相对平和了,才有理性探讨有效解决方案的可能性,否则在强烈的情绪中,无论说什么都是错的。


觉性练习生 | 客户情绪管理实用手册


在稳定她情绪的过程中,我带着“觉”一方面快速整理着关键信息,另一方面整理关键应对方案:


1、整体交付质量70分,交付进度2/3,没必要也没可能重新换人做交付;


2、原项目经理Bill的专业能力是强项,短板在沟通与汇报,他在后台继续做交付调整及完善。从其他部门借一个善于沟通的项目经理,短期在前台做沟通汇报的演绎;


3、找一个熟悉保险行业的合伙人过来一起拜访公司总经理,进一步准确把握总经理的需求,同时增强公司总经理,及项目负责人黄总对我们团队的信心。


所以,等黄总情绪平复后,我就顺着她的思路,与她共识了解决方案和承诺:


1、增加有丰富保险行业经历的合伙人,进一步加强与总经理的沟通与互动;


2、增加一名专业能力、沟通能力强的项目经理,原项目经理Bill仍然保留,做好交接与备份。


觉性练习生 | 客户情绪管理实用手册


成功逆转


通过一段时间对交付物的努力完善与的积极沟通,在项目结项的汇报会上,公司董事长,总经理对我们的项目交付成果高度认可,应该达到90分以上。公司总经理在汇报会上也肯定了项目负责人黄总,黄总显的有些受宠若惊。公司领导满意了,她自然也就满意了,项目的钱自然也收回来了,分出去给我们内部其他团队借“外援”项目经理的钱也控制在最小。会后黄总也表达对她之前情绪失控的愧疚,也希望以后会有更多的合作机会。


实际上,项目交付物还是原来的项目经理Bill在后台,在原来基础上调整完善,“新替换”的项目经理只是在前台短暂表演了一下沟通汇报的角色而已,不过客户的满意度却有天壤之别。


觉性练习生 | 客户情绪管理实用手册


事后复盘


对本咨询项目问题的处理我做了一个复盘,发现善用“觉”是圆满解决项目问题的关键:


因为有觉,才没有在面对客户情绪的强烈攻击下,“我”自动进入应激防御机制而对立争执,导致局面恶化;


因为有觉,才没有陷入恐惧和慌乱失去客观的分析判断能力,而对客户的要求无条件妥协,导致付出过高代价,甚至局面失控。


因为有觉,才更能换位思考体会他人情绪,及其原因与利益诉求,并快速整合出兼顾双方利益的有效解决方案;


如果没有觉,稍不留神便将被他人、自己的愤怒、恐惧卷入到情绪的汹涌中,顷刻之间将被吞噬。


分享到:


相關文章: