现在电子发票使用很广泛，除开给一般纳税人的增值税专用发票，很多情况下我们取得的发票都是电子发票，比如吃饭的餐票，网约车的打车费（如下图），快递的发票，网商平台的货物发票等等。
很多单位目前还是传统的纸质会计档案管理模式，因此就把如上述的电子发票文档打印出来，粘贴在报销单据后面作为报销原始单据。对于报销人取得的电子发票文档不做其他要求，这样的做法对吗？
首先说这样的做法其实是不符合目前国家关于电子会计档案的做法的。主要原因：
1、 一张电子发票，由于可能被打印多次，失去了唯一性的判断依据，在报销发票量很大的情况下，很难避免重复报销的问题。
2、 上述很多单位的做法，也不符合财政部、国家档案局发布的财会〔2020〕6 号文件规定。该文件规定第四条“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。”
那问题来了，应该怎么做才符合要求呢？
第一种方案，在自己单位没有建立严格的电子会计档案管理系统的情况下，把打印的纸质文档作为报销凭证附件跟会计档案一起归入纸质档案，同时，把电子发票等电子会计凭证单独存储，并和纸质报销凭证中的档案页面或凭证号建立索引，方便后续稽核。
第二种方案：按照财会【2020】6号文件第三条的规定要求，建立符合条件的电子档案归档管理系统，这样就可以仅以电子发票等电子会计凭证单独归档，无需打印纸质文档了。文中的条件包括以下几条：
（一）接收的电子会计凭证经查验合法、真实；
（二）电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现；
（三）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账；
（四）电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号）等要求。
金算珠觉得，对于大多中小企业来讲，这个四点要求太高了点。
综上，一般的单位在成本效益原则的管理思想下考虑，可能短期内没有太多的动力去花费较多成本去建立这样的系统，因此，本文提到的第一种方案在相当长的一段时期内，还是更符合目前大部分中小企业的现实选择。
