PMP考綱解讀 |【人】任務4—授權團隊成員和相關方（二）
3、評估任務責任的表現
對於相關責任的授權，並不僅僅是進行定義和任務分配就可以，還需要在全生命週期中不斷進行檢查、評估。而檢查和評估的結果，會成為工作績效報告中的一部分，而其責任的表現程度的合格與否，要在監控項目工作過程中加以審查。
監控項目工作屬於整體監控範疇，其工作包括了監控過程組的其它監督和控制過程，也包括對於已分配責任的表現評估。PMBOK對於該過程的描述為：
監控項目工作是跟蹤、審查和報告整體項目進展,以實現項目管理計劃中確定的績效目標的過程。本過程的主要作用是,讓相關方瞭解項目的當前狀態並認可為處理績效問題而採取的行動,以及通過成本和進度預測,讓相關方瞭解未來項目狀態。
其中：
監督是貫穿於整個項目的項目管理活動之一,包括收集、測量和分析測量結果,以及預測趨勢, 以便推動過程改進。持續的監督使項目管理團隊能洞察項目的健康狀況,並識別須特別關注的任何方面。控制包括制定糾正或預防措施或重新規劃,並跟蹤行動計劃的實施過程,以確定它們能否有效解決問題。
可以看出，對於工作績效外，還要包括責任的關注和檢查。
練習
例5. 項目經理正在管理一個大型複雜項目，由於管理工作過於繁重，任命了項目助理，來分擔部分管理工作。項目經理應該在哪個過程中對該助理工作進行評估？
- 控制範圍
- 控制資源
- 監控項目工作
- 監督溝通
本題容易誤選則B選項，這裡要特別強調的是，控制資源所所涉及的資源是指實物資源，和團隊資源無關。PMBOK特別說明“控制資源過程關注實物資源,例如設備、材料、設施和基礎設施。管理團隊過程關注團隊成員。”
【解析】：答案C。本題考監控項目工作過程內容。本題使用排除法比較合適，由於題目描述項目經理對該助理工作的評估，而控制範圍過程針對的是產品範圍和工作範圍，而不是授權工作的內容；B選項針對的是實物資源；D只針對相關方溝通。所以四個選項中C選項是相對好的答案，監控項目工作屬於整體監控內容。總體監控中除了對績效的監控，還包括對任務、工作的監控。
4、確定和授予決策權級別：
項目工作的授權，除了要確定具體的工作內容、具體的負責人，還需要明確決策權級別，並且要明確項目組織中的彙報關係。所以該部分內容涉及兩個知識點，分別是工作授權系統，和資源管理計劃中的項目組織圖內容。
根據PMBOK的內容，可以瞭解到工作授權系統是項目管理信息系統PMIS的一部分，但是並沒有進行詳細說明，我們可以通過PMI認可的相關資料得到以下文字描述：
工作授權系統是整個項目管理系統的一個子系統，它是一系列正式書面程序的集合，規定如何授權（委託）項目工作，以保證工作由正確地組織，在正確地時間，以正確地順序執行。工作授權系統包括髮布工作授權所需的步驟、文件，跟蹤系統以及審批層次。
明確工作授權系統的作用，那麼就可以解決下面的問題：
A.對由誰來執行每一件任務進行控制
B.控制鍍金
C.使管理層瞭解哪些是已計劃的任務
D.使職能經理瞭解哪些是已計劃任務
我們先來看這道題的答案。
【解析】：答案B。本題考事業環境因素內容—項目管理信息系統（工作授權系統）。工作授權系統定義如何授權工作，能夠有效抑制項目團隊成員主動要求的範圍外工作。
這道題有個陌生的詞語“鍍金”，而這道題的答案恰恰選B，而答案解析其實告訴了我們什麼是“鍍金”，也就是“項目團隊成員主動要求的範圍外工作”，由於工作有完整且嚴格的授權，那麼對於想要做額外的事情，必須要經過審批才可以，來避免項目團隊成員主動要去做額外的事情，來浪費時間、資源。
項目組織圖：
項目組織圖是規劃資源管理過程的輸出—資源管理計劃中的一部分，PMBOK對該部分的描述如下：
項目組織圖以圖形方式展示項目團隊成員及其報告關係。基於項目的需要,項目 組織圖可以是正式或非正式的,非常詳細或高度概括的。例如,一個3000 人的災害應急團隊的項目組織圖,要比僅有20 人的內部項目的組織圖詳盡得多。
項目組織圖的主要作用是明確項目組織中的彙報關係，也就會涉及項目中的授權級別。所以在項目初始，明確項目組織圖，能夠有效防止越權、鍍金等行為。
練習
例7. 一位具有獨特和關鍵技能的主題專家（SME）不願接受項目經理的指令。項目經理首先應該怎麼做？
A. 與該主題專家的直線經理開會以解決該衝突
B. 與該主題專家一起審查項目管理計劃以核實所有團隊角色
C. 要求項目發起人替換該主題專家
D. 更新資源管理計劃和風險登記冊
這裡首先要先明確主題專家不願接受指令的原因，這部分容易有歧義，容易被認為是個人原因。但是也有可能是由於關於彙報關係不明確，導致專家不認為應該聽從項目經理的指令，那麼明確彙報關係，就能解決這個問題。
【解析】：答案B。本題考管理團隊輸入—項目管理計劃（資源管理計劃）。資源管理計劃中記錄了項目組織圖和角色和職責信息，能夠描述項目中不同角色的彙報關係，如果相關方不願意聽令，首先應該先讓對方瞭解項目計劃，再做後續打算。
本文為大家介紹了【人】的第四個任務，這部分內容有很多是超出PMBOK內容之外，但是會在考試中出現的，所以需要大家認真學習。新的任務即將解鎖，我們下期再見嘍～
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