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公司通訊錄維護，有的由辦公室秘書負責，有的由人力資源部負責。如在HR部門，一般交由人事專員負責。
公司通訊錄樣表，見表。
通訊錄維護雖然簡單，但也會出錯。例如：離職人員沒有刪除，新進人員沒有增加；轉崗人員沒有轉移到新部門；職務變動，沒有體現；手機有變化，沒有更改；部門名稱變了，沒有替換。
通訊錄的維護也有“輸入—加工—輸出”的過程。新手要注意維護的依據：公司組織架構調整的通知、新進離職調動人員的人事信息、員工通過郵箱等告知的聯繫方式的變更，都要注意及時收集。對人名、職務稱呼要尤為注意，一不小心寫錯了、寫低了，容易引起領導、同事的不滿。
要注意：通訊錄是為便於公司內部人員工作溝通而設置的，所以信息大多比較詳盡。這就給獵頭公司提供了方便，當他們通過一些手段搞到通訊錄時，該公司的人員信息就“一網打盡”了。所以，有些公司的通訊錄上只有姓名、手機號碼、郵箱等必要信息，不寫職務，或只寫公司領導職務，部門經理、一般員工的職務不寫。
通訊錄的欄目也隨著時代的發展不斷變化，例如：尋呼機、小靈通早已退出通信領域，因此不會在如今的通訊錄上出現。隨著互聯網、移動互聯網的發展，通訊工具也在不斷更新，QQ、微信等也會出現在某些公司的通訊錄上。
入職離職手續辦理
入職手續辦理
新員工招聘到位，前來報到，相關工作就由招聘專員轉給人事專員了。新員工報到入職，人事專員大致需要辦理：驗證(身份證原件複印件、離職證明、學歷學位職稱證書等)、協調相關部門相關崗位為新員工辦理餐卡、領取電腦、開通OA賬號、申請公司郵箱等，有的還要求新員工去指定醫院做體檢。相關資料查驗後與應聘登記表一起存入檔案袋。
過去在工廠的人事專員，常碰到假身份證或身份證過期的問題，導致招錄到童工、未成年工等，這會帶來體系審核(驗廠)的麻煩。
離職手續辦理
離職手續辦理，相關文件資料包括：離職申請表、離職移交單、工作移交單、勞動合同解除證明等。並要注意與財務部、薪酬專員、部門領導做好銜接，以避免沒有移交工作就開具離職證明、結算了薪資，員工還有借款、物品沒有歸還，給公司造成損失。
離職申請表，見表。。。
離職移交單
勞動合同解除證明
勞動合同解除證明
考勤處理
下面，用一句話來概括考勤處理具體做什麼：根據公司的考勤流程，通過不同的考勤打卡方式提取、審核日考勤數據，監督日常考勤行為，製作月考勤記錄表，統計月出勤、缺勤數據，在規定時限內提交下道工序的負責人員。
考勤打卡有幾種方式
常見的考勤打卡方式有：考勤表簽字、紙質打卡、電子打卡、指紋打卡。
(1)考勤表簽字。在前臺、車間放置紙質考勤表，牆上掛考勤鍾，由員工手寫上下班時間並簽名。
(2)紙質打卡。在前臺、車間放置考勤機，每個員工有一張紙質卡片，員工自行將卡片插入考勤機，考勤機在卡片上打印姓名、上下班時間、中途進出時間。
(3)電子打卡。門禁系統就是考勤機。員工進出刷胸卡(餐卡)，門禁系統自動記錄姓名、上下班時間。
(4)指紋打卡。門禁系統就是考勤機。員工進出刷指紋，門禁系統自動記錄姓名、上下班時間、中途進出時間。
電子打卡、指紋打卡的考勤數據，可在電腦中導出Excel表，一般由前臺協助，定期提交給人事專員。
隨著移動互聯網的發展，也出現了新的打卡方式： QQ群、網站等開通了“簽到”功能，智能手機也提供了遠程打卡的功能。如三茅人力資源網的用戶每日(工作日)可通過網絡、手機打卡，這些HR用戶因此被稱為“卡卡”。
日考勤數據是怎樣的
不管選擇哪種考勤打卡方式，原則上都應手工整理，或通過Excel導出，變成日考勤記錄表，為製作周、月考勤記錄表提供基礎。
下面，以××科技公司為例。2010年10月15日，當天是星期五，該公司規定8:30上班，採用指紋打卡。門禁系統通過Excel導出數據，形成日考勤數據表，見表。
日考勤數據表示例(考勤機導出的部分數據)
由此表可見：當天打卡的員工，未出現遲到情況。但有部分沒有打卡記錄的，則需人事專員核實缺勤的不同情況。
注意：從門禁系統導出Excel表是前臺的職責，但對錶中數據的核實是人事專員的職責，核實是需要花點精力的。
加班記錄、請假記錄是怎樣的
考勤時，除了需要打卡記錄上下班時間，還需要記錄加班時間。加班記錄表，見表。
如有缺勤，還需要核實請假記錄。員工請假申請表，見表。
月考勤記錄表是怎樣的
人事專員核實日考勤數據後，結合請假記錄、加班記錄、曠工記錄等，需加工周、月考勤記錄表。注意：做周表是為了提前把基礎工作做完，否則到月末，事情堆積很多，會導致工作延誤。
月考勤記錄表一，見表。
表中第一行，是每月的1—31日，需設置當月對應的工作日、休息日。人事專員的工作內容，就是對每個員工每日的出勤缺勤狀態進行符號標註。標註的依據是考勤打卡記錄、其他請假曠工記錄等。
符號標籤：正常出勤=√，休息日=公。其他各類缺勤請假的符號示例，見表。
不同的公司，月考勤記錄表類似，但出勤、缺勤的符號大多不同。月考勤記錄樣表二，見表。
月考勤記錄表樣表二的出勤、缺勤符號說明：X=全勤、P=事假、W=婚假、O=其他(請用批註註明：A=年假、S=病假、T=外出培訓、△=遲到、早退。另：半天的假期可用1/2表示，如半天病假可用1/2S表示。
月、年考勤統計表是怎樣的
月考勤統計表，見表。
年考勤統計表，見表。
考勤注意事項
新手除了易出差錯，及時性也無法保證。有時想當然地在月末最後一週才做考勤表，但由於月末月初事情多，就容易拖延，影響下道工序的工作提交。所以，月考勤統計表，每週應及時更新。考勤統計是薪資計算、發放的一部分，考勤統計延誤，會導致薪資計算的工期緊張，從而產生矛盾。
人事專員，尤其是新手，考勤管理的日常工作就是重複上述操作：從考勤機導出Excel表，核實日考勤記錄，形成月考勤統計表，提交給下道工序的負責人。
但是，考勤沒有這麼簡單。還會碰到真考勤、假考勤、代刷卡、體系審核、擬上市、加班等更復雜的問題。人事專員熟手、人事主管對此有應付處理的經驗。有時，人力資源部經理、副總都要過問考勤問題。在後面的章節，還會講到更復雜的考勤問題。
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