智能辦公室的發展，要歸功於物聯網，將滿足每位員工的個性化工作空間需求，並可以更好地照顧員工之間的差異。物聯網裝置可以檢測到工作環境中的哪個地方可以提高效率。傳感器自動管理各個工作區和燈光，員工離開工作區後立即改變空調模式，以優化能源消耗，令未來的辦公室變得非常聰明。試想一下，您的工作空間偵測到您正坐在寫字檯旁邊，它自動調整桌面高度、調節燈光、加熱椅子。其實偵測到的是您的智能手機或智能穿戴裝置，您也可以將它們用作門禁設備來打開房間和讀取電腦檔案。
智能辦公室中的物聯網設備大致可以分為三大類：基礎設施；重新利用智能家居設備；以及特定功能的物聯網設備。雖然有關智能建築的討論近幾年才火熱起來，不過多年來工作場所的基礎設施一直在變得更加智能化，例如，已存在許久的物業管理系統可用於控制空調、燈光或門禁。此外，辦公室安全和報警系統現在普遍連接到互聯網，以便通過應用程序控制它們。使這些系統更加智能化，可以讓辦公室平穩有效地運行，比如供暖系統可以根據天氣變化調節辦公室溫度一樣，員工也更加舒適。物聯網設備早期大多用於家庭中，諸如智能插頭、燈泡、鎖、咖啡機、運動傳感器、空氣質量傳感器和相機等智能家電，其實這些設備也可以在工作場所找到用途；員工有時也會攜帶個人的智能家居產品來公司，讓自己工作得更舒適。
機器人不會取代人類
多年來，工作場所一直有機器人，但比較常見於製造業、工程或倉庫（作為工業物聯網的一部分）。智能辦公室的機器人應用暫時主要有兩個場景，一是可以用作運輸、領航，以及進行繁重的體力勞動工作；也有企業用機器人做接待員。遠程呈現是辦公室機器人的第二個適用場景。遠程呈現機器人一般有一個屏幕和車輪上配備網絡攝像頭，可以幫助訪問者看到辦公室，而且還可以與會議室裡的同事進行視頻會議，打破地理侷限。儘管這些使用案例中的賣點是以新奇吸睛，但是相信自動化系統及機器人還是可以取代一些從事簡單、重複工作的角色的。很多人擔心機器人會取代人類，但筆者相信這至少在可預見的將來不會發生。事實上，與其擔心機器人的行為更像人類，我們應該擔心人類變得將像機器人。
科技進步之利弊
快速進步的科技為人類提供了隨時隨地工作的可能性。但智能辦公室的流行和更多數據及個人資料的收集，將有意無意讓企業擁有一個全新的高度機密的數據庫。並且可能更頻繁地用於核正員工的表現，與智能辦公相關的發展可能會開啟行為監控的新時代。如果企業容許員工將自己的物聯網設備帶入辦公室，他們是否意識到這些設備大多沒有基本的安全保護。這些設備通常包含麥克風、攝像頭和GPS定位功能，而且往往容易被入侵，淪為商業間諜活動的工具。即使沒有人或機構企圖惡意監視您的組織，這些設備也會記錄有關辦公室和員工的大量數據，成為隱私隱患。員工很容易將這些設備連接到辦公室的WiFi網絡，但管理人員卻很難發現和管理這些設備。
引入智慧人工助理和智能揚聲器也意味著大部分會議內容都可能被大型科技公司記錄、分析和存儲。對於大多數小企業來說，這不算是風險，但稍有規模的企業又會否介意有對耳朵在房間角落聽著公司重大交易的討論呢？但這些擔憂不應該成為使用創新技術的障礙。公司應落實與時俱進的隱私政策，建立可靠和安全的網絡基礎設施，只允許授權的物聯網設備在辦公室使用，對員工進行適當的智能辦公室培訓也很重要。採取這些措施後，科技應用和網絡安全就可以兩全其美。
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