之前的幾篇案例中我們已經討論過一些審計的技巧 ，比如表面看起來是小問題，平時也都司空見慣甚至都不以為然，但是一旦用審計師的質疑態度層層深挖下去，結合換位思考的理念：想想如果是由你來經手這項業務並想從中作假會怎麼做，就會發現平淡的表象下其實隱藏著不簡單的問題。
01在常規審計過程中，
發現以下疑點！
一次在對集團下屬企業進行常規的審計過程中，我注意到該公司IT部門採購的不少IT配件都是以個人報銷的形式入賬的，一年採購金額近20萬元。並且報銷人都是主管這項業務的IT設備主管A，這引起我的注意。通過進一步的憑證檢查，我們彙總瞭如下疑點：
發現疑點
疑點一：通常情況下IT採購都應該是通過公司賬戶付款給指定供應商，為什麼這些採購不同？
疑點二：這些採購的發票都來自一些不知名的小公司，雖均在省內但與我們子公司相隔甚遠，搜索軟件上也查不到店家所在地；
疑點三：憑證上有經理批准的採購訂單，但沒有收貨簽收單，無法確認實際採購明細。
憑經驗判斷這其中肯定有問題，但我並不想打草驚蛇。審計師發現的問題如果已經上升到對一個員工的行為操守產生質疑的話，那接下來需要進一步檢查其經手的其他業務。本質上來說，這裡的審計邏輯與樣本測試中的“一旦發現樣本有錯誤，應當增加審計程序、擴大樣本量”是同理的。
IT設備有進就要有出。 在調查中我們發現主管A既負責設備採購，又負責所有IT設備的處置報廢。在這裡又涉及到一個審計的經驗之談——大家可能還記得我在《我的內審案例（1）》裡提到的存貨舞弊。所有涉及到企業實物資產的審計手段中，最重要的一點就是核對賬目和實物之間的關係，但這恰恰是很多審計師都容易忽略的一點。
02財務數據往往不能完全反映公司的所有情況很多審計師來到客戶辦公室就一頭扎進會議室，整日的審計工作都是圍繞著賬簿、憑證和訪談進行，但卻忘記了應該去客戶的工廠車間裡走一走（固定資產、存貨），忽略了去財務那裡把票據、公章、網銀密碼器等查一查（銀行賬戶及收、付款流程，不相容職權分離），更不會想到要去人資部把所有員工的名單導出來和工資表對一對（人員結構、社保、個稅）。 因此就會產生我在《我的內審案例（3）》裡講到的，某四大審計團隊，在工廠附近的辦公樓裡審了半個月，卻不知道新工廠早已投產的滑稽事。
關於IT設備的處置也同樣存在賬實核對的問題，淘汰的IT設備一般都需要列出清單，由IT部、財務部和其他相關部門確認審批之後，方可以從固定資產臺賬中核銷。一般大多數企業的內部控制僅到此為止，審計人員也大都以被審批過的處置清單作為審計依據，但其實更重要的是接下來的實物究竟是如何處置的。大家有興趣的話也可以瞭解一下自己的公司如何操作，估計大多數IT部門負責人都能按照套路講一些大致的流程出來，但真正能說清楚說具體的人卻不多。
我們從財務部獲取了最近一年的兩次電腦處置清單，顯示一共處置了50臺舊電腦。但這裡僅僅指的是賬面的處置，而不是實物處置，追問財務部時，卻被告知其沒有參與到具體的實物處置過程中。
因為前述的設備採購環節發現的疑點，讓我不由得對舊電腦處置環節也產生了不少疑惑。也許有人會說反正在公司賬上已經全額提完折舊了，對公司還有什麼影響呢？
在我看來，財務只是對公司業務和整體狀況的眾多反映形式之一，而且財務數據往往不能完全反映公司的所有情況。比如電腦折舊只是財務概念，但從公司管理角度來說，公司採購的任何電腦直到報廢處置之前都是公司財產。況且電腦裡保存有大量的公司數據，電腦遺失會帶來公司機密信息洩露的重大風險。
03如何一步步作實舞弊問題
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對這兩項潛在的審計發現的周邊摸排工作結束之後，我們安排了與A的直接訪談。並且我特意讓IT部門經理參加。
一來他是這兩個事項的審批人，也是A的上司，對業務和團隊員工負有責任；
二來他的級別讓其提供的審計信息更有說服力；
第三，因為我預見到這次訪談可能會揭開舞弊問題的一角，有部門負責人在場就是一個見證。而且作為A的直屬領導那麼多年，IT經理也很難撇清關係，有些事情讓他們當面對質也可以防止事後串供。
但因為舞弊問題還沒有作實，過早介入人資部門或者法務會顯得小題大做，因此在權衡之後我決定帶一個自己的同事，一共4人出席這個會議。
落座寒暄之後，我們決定先討論採購IT配件的問題，再討論電腦處置問題。當時的訪談經過簡述如下：
問：請介紹一下這些採購IT配件的個人報銷是怎樣的情況？
答：都是京東上買的，因為不是京東自營店鋪，所以發票都是不知名的店家開的。
評：這個答案倒也合理，我對此並沒有過多質疑，那就按著這個思路繼續問。
問：當時為什麼選擇了這些店鋪，有沒有做過供應商比較？
答：做過比較，相比之下這些店家的性價比比較高。但沒有保留當時的供應商比較的文件記錄。這點確實是我們做的不好，以後一定改正。
評：沒有記錄就等於沒做，這是企業內控的基本邏輯。但審計發現如果僅僅停留在“沒有保留過程文件”這一點上就顯得隔靴瘙癢，缺乏深度了。在訪談之前我們在京東上做了價格比較，發現A採購的部分配件價格偏高，但討論價格因素從來不在審計師專業範疇內，使用部門可以隨便找100個理由告訴你為什麼要買貴的。因此審計師還是從我們的專業角度繼續挖——支持文件。
問：購買這些配件用的是誰的京東賬戶？
A答：我自己的私人賬戶。
評：饒了一兩圈後直奔主題，這是我的訪談風格，A也一改之前的侃侃而談，變得有點侷促起來，說話也顯得更小心了。
問：報銷憑證裡看不到收貨單，只有發票上的總金額無法確認買了些什麼，要麼你把京東的採購訂單打印出來給我們看一下。
A一時間支支吾吾說不上話來，顧左右而言他（省去1000字），在我的要求下，改口道：那是我的私人賬戶，我不覺得我有義務把訂單拿出來。
評：要的就是這句話，我轉臉看著IT經理，意思是：你的人這樣回答你怎麼看？之前他一直和A一唱一和說的頭頭是道，現在如果還站在同一道戰壕裡跟我作對那就是自找苦吃了。
IT經理對A說： 即使是你的個人賬戶，畢竟是為公司花的錢，相關的訂單拿出來看一下也是應該的。
評：IT經理還算識時務，重要時刻知道該如何選邊（自保），這個道理通過他的嘴巴說出來還能給自己留個面子。
A答：以往的訂單我已經都刪除了。
對於這一顯然不合理的解釋，箇中緣由大家也都心知肚明瞭。於是IT經理打圓場讓A再看看有沒有辦法恢復訂單，或者找京東客服試試看。雖然大家都知道這種要求實際上不會得到什麼結果，但作為審計我們也不想把場面弄得太難看。因為案件緣由已經查清了，就算現在松一把手審計後一起算賬也無妨。況且我還有下一個問題要問。
問：去年批准處置的兩批電腦，後來是如何報廢的？
A答：就是找園區裡的供應商當廢品賣掉的，賣掉前系統數據都刪除了。
問：賣廢品的錢是誰收的？賬目都是怎麼做的？
答：錢好像是人資派人收的，賬目財務都做好了。
既然扯上了其他部門，我當即讓同事叫來了人資和財務的老大。A大概平時遇到盤問習慣了打哈哈，沒想到我會當場有所行動，一下子臉漲得通紅。
人資和財務看到會議室裡的陣勢，再一被問到收款做賬的問題，就猜出在討論問題的嚴肅性，於是也立即表態沒有參與過任何處置廢舊電腦的活動。
問：你再想想，廢舊電腦是如何處置的。
答：我想起來了，去年這些電腦都還沒有處置，都放在辦公室的倉庫裡。
審計調查就是要趁熱打鐵，我當場讓A帶著我們去倉庫盤點。結果折騰了半天找出來十幾臺，而且因為固定資產標籤已經撕掉，也無法確認這十幾臺就是賬目上的50臺中的一部分。
接下來就可以順理成章的把事件轉交給人資和該IT經理的上級主管，經過一番流程，公司最後的處理決定是讓A自己辭職。
回過頭來看整個案例，其實表面上不合理的情況只有兩點：
1.個人為公司購買IT配件並報銷；
2.通常的舊電腦處置操作。
我相信這些表面的“症狀”在很多公司都有，而且多數情況下甚至不會被認為是問題，但用審計的方法一步步查下去卻能挖出這麼大的案子。雖然涉案金額也許並不大，但涉及到開除員工那一定是任何一家企業都不會忽視的小事件吧。
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