在職場上，寫郵件早已成為了再正常不過的工作了。但是，除了語言、格式、誤解等方面需要注意外，還有一些陷阱需要特別加以注意，在20多年的職業生涯裡，自然寫過不少工作郵件，特進行總結如下，你要力求避免。
1、諷刺：請記住，寫郵件絕對沒有面對面交流時的語調、面部表情、肢體語言等，所以，諷刺性的郵件會造成誤解和傷害感情。
2、講多個問題：避免在一封郵件裡表述多個話題，除非你是在寫一個報告。
3、不要亂髮郵件：如果與對方不需要溝通，儘量不需要在電子郵件加入對方。如果你有些問題需要其他同事進行澄清、溝通時，你就直接找他們直接尋問即可。
沒有禮貌
4、沒有禮貌：在一封郵件裡不要顯示出粗魯或不開心，如果你感到失望、不安、疑惑、或生氣，你用一些詞來描述一下你的感覺如何，就可以了，沒有必要粗魯或不愉快。
5、責備：不要因為郵件的誤解去責備任何人，從經驗的角度來看，責備只會於事無補，沒有任何用處。即使你感到其他人是錯誤的，也不要把誤解看作是一個學習體驗，當溝通出現問題時，要充分發揮衝突解決方案的技能。
6、情緒：一個笑臉或其它藝術性的表情不是專業的，是在浪費時間，且有些小孩子氣，除非你工作的公司鼓勵大家使用表情包，否則，使用這些表情包不是一個好主意。
7、縮寫詞或不規範用語：如果你在用一些網絡用語或縮寫成語時，一定要清楚知道並不是所有人都知道這些網絡用語是什麼意思，當你第一次與不熟悉的人進行溝通時，一定不要用這些網絡用語，如“親”、“吻你”等。在公司，你作為一名專業的HR，在發郵件時若你運用了JD或OD，非HR的人員可能就不懂了，這裡建議一下，若你一定要用這些縮寫詞，請一定在郵件正文中第一次出現這些縮寫語的後面，在括號裡備註清楚是什麼意思，這樣有助於郵件接受者理解你、原諒你。
粗魯
8、郵件太長或太短：要確保你的信息是清晰的、簡潔的，僅僅包含一些必要的內容，在你發出郵件前，一定要仔細檢查一遍，一般來說，你會檢查出來一些錯誤。如果要在郵件長度、語法、溝通有效等方面更專業一點，你就需要進行系統地學習專業課程。
9、對於電子郵件或語言郵件不進行任何反應：除非你生病或在度假，否則，不回覆郵件是一個很粗魯的行為。一般來說，若是自己在病假或事假中，若是有人發郵件給你，你應該設置一個自動回覆郵件或信息，提醒對方你正在休假中，如果有緊急的事情，對方在第一時間應該如何做。在確保你的設置是正確的，所以，應該向你公司的IT部門專業工程師進行學會這一工具，以免出現差錯。否則，不回覆郵件或語音信息都將是不能原諒的，而且這是一種很不好的工作行為，作為一名專業的人力資源從業人員，你要為你的員工或同事進行提供服務，你需要做的就是對他們的需要進行反應，這真得適合任何部門的任何專業人員，而且尤其是對於人力資源管理從業人員，更應如此。
10、不要隨意轉發郵件內容：工作郵件肯定有著其內涵的，即使你在工作中有不少不同意見，也不要輕易地把郵件轉給不相關的人，這隻會對你自己造成不必要的傷害，除此之外，沒有任何益處。
我還希望在此文中談一下打電話，凡是一個有休養的人，在電話中從來都是很平和的語氣。所以，有兩個行為是必須要杜絕的。
在電話裡大喊大叫
1、在電話裡大喊大叫：沒有任何理由可以在電話裡大喊大叫，在工作中這樣做的人，除非他工作的企業接受並提倡這種行為，或者他把他小時候學到的行為帶到工作中來了，可能會對他們周圍的人造成嚴重不適。
2、掛電話：同樣的，這是人們在孩童時期學會的處理不開心事情的方式，但是，我想象不出有哪家公司可以接受或容忍這種行為，即使你今天心情糟糕透頂，這種行為也不應該在工作中加以運用，如果你在公司裡遇到了這種行為的人，你要當心了，他（她）可能是一個自律很差的人。如果你是在與這種人一起工作，你可能將面對著工作壓力，因為你知道這種人可能在某一個時刻突然毫無任何徵兆的時候失去對他（她）自己的控制，進行某種形式的攻擊性行為，在這裡，我要提醒的是：作為專業的HR，你不要有這種行為。
2018．9．16
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