電子郵件，是現代職場中使用最頻繁的辦公工具。特別跨部門合作，我們提需求或彙報工作，都離不開郵件的使用。那麼，如何寫一份得體又高效的郵件，這就需要一定的技巧！
電子郵件由主題+收件人（抄送/秘送）+郵件正文+附件+發件人落款組成
1、 主題：簡明扼要，請替他節省時間
在商務交往中，要想被他人尊重，請先尊重他人的時間。簡明扼要提出郵件內容，讓收件人快速知曉郵件重要性以及需要作出的響應動作！
舉個例子：
小冰需要請一天病假，郵件主題可以是：【病假】小冰X月X日X午-X月X日X午申請
分析：請病假以及請病假的時間是我郵件中所要體現的內容，病假申請需要得到的批准是收件人需要作出的響應動作！
注意：郵件主題不能空白，這是最失禮的，一封郵件只有一個主題，不要在一封郵件中談及多個事情，便於日後整理。如果某些事情比較緊急或者希望自己的郵件能夠引起重視，可以用一些特殊符號（如“【】”“！”）等突出！
2、 收件人：恰當的稱呼與問候
郵件的開頭要禮貌稱呼收件人及問候對方。也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求對方給予必要的回應。
如果對方有職務，應該按照職務稱呼：比如【李經理，您好】
如果不清楚職務，可以通常稱呼：如【李小姐，你好】；
如果有英文名，可以直接稱呼英文名，這種一般大公司或者外企居多。
有些機構，比如教育行業，也可以稱呼【某某老師，好】
在多個收件人的情況下可以稱呼為大家好、各位好，千萬不要擱誰都稱呼為“DearXXX ”。
3、 正文：請一定要簡單，簡單到讓人無可拒絕！
1）如果內容居多，正文只做摘要介紹，然後單獨寫個文件作為附件詳細描述。
2）如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。
3）注意自己的語氣，【請】【謝謝】之類的詞要多次出現，以免引起對方不適！
4）對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。合理利用圖片、表格來闡述內容。
5）跨部門合作一定要提醒收件人作出時間或者結果反饋。
舉個例子
小冰在市場部，需要跨部門與技術部溝通上線一個專題頁面，郵件正文如下：
XX總，您好！
便於sem投放，現急需 XXX 幫忙製作一個 XXX 營銷專題頁面，html文件和原型圖可從附件下載！麻煩 XXX總給安排一下！謝謝！
這個需求比較緊急，我們部門其它物料可以暫時往後放一放，時間上看這週五能否上線？
4、 附件：發郵件前請請再三檢查
這個地方最容易犯的錯誤就是忘記上傳附件或者附件上傳有誤，尤其版本錯誤，所以發郵件前請一定要細心檢查。
另外附件中的命名也很重要，跟主題一樣簡明扼要寫清楚，如【2018年XXX部XXX年終總結】，不要12345或者搞一堆亂碼符號；
文件超過4個以上，建議打包壓縮一下，不然一個一個下載真得很麻煩！
5、 發件人落款：每封郵件在結尾都應簽名
沒有落款的郵件總感覺怪怪的，沒頭沒腦，所以電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯繫。
正確利用好抄送、密送功能
被抄送的人，往往只需知道這是怎麼一回事，他沒有義務對予以響應。他可以是你的領導，也可以是其它需要被知悉的人。比如你需要跨部門實現一個項目合作，你提交的郵件需求沒有得到響應或者中途出現了什麼問題，那麼郵件就是最好的說明方式。比如你日後想要申請升職加薪，郵件動態、你所做的事就是最好的談資。
發郵件後正確的追蹤姿勢
發完郵件就萬事大吉了嗎？當然不是！ 你需要主動跟進，尤其是時間緊迫的事項，你必須主動去跟進每個需要決策的人的反饋，提醒他們、催促他們，確保在要求的時限前完成。如果需要向相關人員通報最新的進展，最好是在該事件上一封郵件的基礎上回復全部來通報，這樣讓同一主題的事件進展儘可能在一封郵件中就可以體現。也便於查看有關該事項歷史的往來信息。
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