电子邮件，是现代职场中使用最频繁的办公工具。特别跨部门合作，我们提需求或汇报工作，都离不开邮件的使用。那么，如何写一份得体又高效的邮件，这就需要一定的技巧！
电子邮件由主题+收件人（抄送/秘送）+邮件正文+附件+发件人落款组成
1、 主题：简明扼要，请替他节省时间
在商务交往中，要想被他人尊重，请先尊重他人的时间。简明扼要提出邮件内容，让收件人快速知晓邮件重要性以及需要作出的响应动作！
举个例子：
小冰需要请一天病假，邮件主题可以是：【病假】小冰X月X日X午-X月X日X午申请
分析：请病假以及请病假的时间是我邮件中所要体现的内容，病假申请需要得到的批准是收件人需要作出的响应动作！
注意：邮件主题不能空白，这是最失礼的，一封邮件只有一个主题，不要在一封邮件中谈及多个事情，便于日后整理。如果某些事情比较紧急或者希望自己的邮件能够引起重视，可以用一些特殊符号（如“【】”“！”）等突出！
2、 收件人：恰当的称呼与问候
邮件的开头要礼貌称呼收件人及问候对方。也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求对方给予必要的回应。
如果对方有职务，应该按照职务称呼：比如【李经理，您好】
如果不清楚职务，可以通常称呼：如【李小姐，你好】；
如果有英文名，可以直接称呼英文名，这种一般大公司或者外企居多。
有些机构，比如教育行业，也可以称呼【某某老师，好】
在多个收件人的情况下可以称呼为大家好、各位好，千万不要搁谁都称呼为“DearXXX ”。
3、 正文：请一定要简单，简单到让人无可拒绝！
1）如果内容居多，正文只做摘要介绍，然后单独写个文件作为附件详细描述。
2）如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
3）注意自己的语气，【请】【谢谢】之类的词要多次出现，以免引起对方不适！
4）对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。合理利用图片、表格来阐述内容。
5）跨部门合作一定要提醒收件人作出时间或者结果反馈。
举个例子
小冰在市场部，需要跨部门与技术部沟通上线一个专题页面，邮件正文如下：
XX总，您好！
便于sem投放，现急需 XXX 帮忙制作一个 XXX 营销专题页面，html文件和原型图可从附件下载！麻烦 XXX总给安排一下！谢谢！
这个需求比较紧急，我们部门其它物料可以暂时往后放一放，时间上看这周五能否上线？
4、 附件：发邮件前请请再三检查
这个地方最容易犯的错误就是忘记上传附件或者附件上传有误，尤其版本错误，所以发邮件前请一定要细心检查。
另外附件中的命名也很重要，跟主题一样简明扼要写清楚，如【2018年XXX部XXX年终总结】，不要12345或者搞一堆乱码符号；
文件超过4个以上，建议打包压缩一下，不然一个一个下载真得很麻烦！
5、 发件人落款：每封邮件在结尾都应签名
没有落款的邮件总感觉怪怪的，没头没脑，所以电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
正确利用好抄送、密送功能
被抄送的人，往往只需知道这是怎么一回事，他没有义务对予以响应。他可以是你的领导，也可以是其它需要被知悉的人。比如你需要跨部门实现一个项目合作，你提交的邮件需求没有得到响应或者中途出现了什么问题，那么邮件就是最好的说明方式。比如你日后想要申请升职加薪，邮件动态、你所做的事就是最好的谈资。
发邮件后正确的追踪姿势
发完邮件就万事大吉了吗？当然不是！ 你需要主动跟进，尤其是时间紧迫的事项，你必须主动去跟进每个需要决策的人的反馈，提醒他们、催促他们，确保在要求的时限前完成。如果需要向相关人员通报最新的进展，最好是在该事件上一封邮件的基础上回复全部来通报，这样让同一主题的事件进展尽可能在一封邮件中就可以体现。也便于查看有关该事项历史的往来信息。
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