（一）制訂方案
會議方案是組織會議的總安排，主要包括會議名稱、目的、時間、地點、參會人員、主要議程、會務工作任務及職責分工等內容。會議方案要簡潔明瞭、具體清晰、可操作性強，並須報經相關領導審定。會議方案確定後，主辦部門要召集各有關部門召開會務工作協調會，協調各部門按照方案要求落實各自職責。
（二）明確任務
在會議籌備階段，主要有以下任務：
1．起草會議通知。會議通知的要素主要包括會議名稱、主要內容、報到時間和地點、參會單位、報名要求、聯繫人姓名和電話等。會議通知要求表達準確、條理清楚、言簡意賅，尤其是時間、地點要明確，時間一般要註明年月日，不能用“明天”“後天”等容易產生混淆的詞彙：會議地點要準確到具體樓層、門牌號，如：××辦公樓六樓第三會議室。
2．下發會議通知。會議通知有電話、短（微）信、書面及內網郵件等多種方式，可視情況選用一種或同時使用多種。下發通知一定要注意：一是保密，涉密會議不能通過短信、微信發佈。二是負責，必須確保會議通知及時送達參會者。對於書面通知，要製作簽收登記表，對每一份通知的發出都要簽字確認。通過電子郵件發送，要採取保留回執發送方式。採用短信、微信方式發送，應要求接收者及時回覆。
3．落實參會人員。統計彙總會議請假人員名單，必要時對請假情況進行核實。對參會人員名單要仔細核對，確保沒有出入，並打印紙質請假人員名單及時向參會領導或會議主持人報告。
4．協調出席領導。根據會議要求，以當面報告、電話、短信、微信等多種方式，提請領導出席會議。著重向領導提醒會議時間、地點、主要參加（部門）人員及議程等。在會前約1小時再以適當方式提醒領導會議時間。
5．預訂會議室。會議時間確定之後，要立即與後勤、物業等會議室管理服務部門聯繫，預訂會議室，並請物業服務人員協助做好保潔、桌椅擺放等先期準備工作。若有外單位人員參加，要提前製作好引導牌。
6．編印會議須知。對於全省業務工作會議、全行幹部職工大會、年中工作會等較大型會議要編印會議須知，須知編排要用詞準確、表達清晰、周到簡潔。主要內容包括：會議紀律要求、日程安排、作息時間、參會人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班電話、會議工作人員名單及聯繫方式、注意事項等。
7．製作會議證件。根據會議需要製作代表證、出（列）席證、出入證、工作證、車輛通行證等各類證件。證件製作要結合會議主題和內容，遵循美觀大方、經濟適用原則，要易於識別、方便管理、利於安全。
8．會場佈置。主要指主席臺及附屬設施的佈置。總體要求是規範和諧、莊重大方，並與會議主題和內容相一致。一是合理佈置主席臺。主席臺是會場的重點和中心，集中體現了整個會議的格調和氛圍，是會場佈置的重點。要綜合考慮會議性質、臺上就座人數、方便領導出入以及主席臺大小等多方面因素。二是附屬設施調試。主要有音響、燈光、投影設備。根據會議需要安排適量話筒並在合適位置擺放，逐一提前試音，確保每隻話筒都能正常使用。需要播放樂曲的要提前試播一次，最好進行備份，確保萬無一失。檢查會場內照明燈具有無損壞，如有損壞，需要提前修理更換；要提前準備好攝像、話筒電源。有投影演示時要提前預演一次，並視需要及時調節燈光。
9.製作、擺放桌籤。根據最終確定的參會人員名單，製作桌籤；要認真核對全場桌籤，防止遺漏、重複和出現錯別字。依據文明禮儀手冊等規範合理安排與會人員會場座次。桌籤擺放完成後要及時製作會場座位圖，打印後放置會場方便查閱。
10．組織調度會議用車。視會議需要借用或租用車輛，並安排專人負責車輛調度，對乘車人員進行統計、清點，防止遲到、遺漏，車輛較多時還要對車輛編號、分組，以方便調度。
11．安排新聞報道。需要新聞報道的會議，要提前聯繫宣傳部門或新聞單位，在會場安排好新聞宣傳人員專座，並協調銜接。
12．分發會議材料。會議材料要列表登記，發放時要逐一登記，要做到不漏一份、不少一人。可以視情況在會前通知參會單位（人員）派人提前領取，也可以在會場簽到時一併發放，或是提前放置到參會人員座位上。對擺放在主席臺上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁碼，整齊擺放，確保不出差錯。對於涉密文件，要嚴格按照相關保密規定編號登記，及時收回或提醒按保密規定流轉、保存，防止洩密。
（三）分工落實
擬訂好會議方案，根據方案分解任務後，要協調分工，明確責任人，規定各任務完成時限，做好分工落實，並在會議開始前做一次全面自查，確保萬無一失。
02
細化會中服務
會中工作是指從會議報到至會議結束這段時間的工作。會中工作無小事，周到、細緻是做好會中服務工作的基本要求。會中服務工作繁雜瑣碎，情況不斷髮生變化，一定要注重細節，精細周密。
（一）組織會議報到
會議報到工作主要包括人員身份確認、報到登記、根據會議要求發放資料、提醒注意事項等。要做到迅速準確、熱情周到、耐心細緻、井然有序。
（二）做好會議簽到
安排專人打印簽到表放置會場，提醒到會人員簽到，並做好到會人員清點、登記工作，實時掌握人員到會情況，並視情況電話督促參會人員及時到會。會議開始後要統計彙總到會人數，登記遲到、缺席人員名單。
（三）維護會場秩序
會議召開期間，要安排專人現場值班，維護好會場內外秩序。一是實時監測會場音響、燈光等情況，發現問題及時解決。二是及時提醒、制止會場內大聲喧譁、隨意走動、接聽電話等不遵守紀律行為，同時防止無關人員進入會場。三是提醒會場服務人員適時供應茶水。四是遇到特殊情況需要向主席臺上領導或會議主持人彙報時，要採用合適方式靈活處理，努力減少對會議的干擾和影響。
03
會後總結要實
會後工作是會務工作的重要組成部分，是保證會議質量、達成會議效果的重要環節。通過會後工作總結會務組織的經驗、教訓，推進會議精神的貫徹落實，以進一步優化會務工作機制，提升會議效果。
（一）返程服務
協調組織好參會人員會後服務，必要時協助聯繫交通工具或幫助訂票，對個別因工作需要暫留的人員，在食宿方面要妥善安排。
（二）材料歸檔
會後要及時將會議方案、通知、簡報、發言材料、領導講話、音像資料等相關資料收集齊全，按規定整理歸檔，以備查考。同時，要按照保密相關要求，對需回收的會議材料逐份清點、登記回收。根據需要發佈會議簡報或信息、起草編髮會議紀要，印發領導講話等。
（三）會後總結
每次會議結束後，要及時、客觀、準確地做好總結。系統梳理、分析會務工作成功經驗及存在的問題、不足。尤其要注意收集整理參會人員對會議的意見、建議，為以後進一步改進會務工作提供借鑑。同時要將會議決定事項辦理情況列入督查督辦工作中，確保會議精神及時落實。
做好會務工作除了在程序上力求盡善盡美外，還要求辦會人員不斷提升自身素質。
一是統籌全局的意識。會務工作任務重、要求高、涉及面廣，需要會務人員牢固樹立全局意識，從全局的高度統籌協調好參會各部門、會務各環節的銜接和工作落實，謀劃好每一細節，確保會務組織周到、高效、有序。
二是靈活應變的能力。會務工作不可預期因素多，需要會務人員樹立應變意識，提升應變能力，處變不驚、處變不亂，及時妥善處置好各種臨時突發情況，保證會議圓滿成功。
三是認真負責的品質。會務工作瑣細、繁重，涉及環節多，出現任何一點小的差錯都可能造成很大的影響，因此會務人員必須具有高度的責任心，充分發揮積極性和主動性，盡心盡責，搭臺補位，把握好每一環節，做好每一細節，這樣才能使會務有條不紊，順利完成。
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