行文類材料是職場運用範圍最廣、使用頻率最高的公文。行文材料通常指法定的組織和個人在公共事務活動中，依照規範體系形成並固定使用，以直接發揮其管理效能和法定效力的信息載體。通常分為3類：
上行文(請示、報告)、平行文(公函)、下行文(通知、決定、指示、批覆)。
一、把準主題不偏向
行文必有主旨，用意必須明確。職場有的朋友，在草擬行文材料初期，很容易出現行文扣題不緊、標題與內容不搭，甚至內容跑偏、文不對題的問題，讓職場各級領導機關哭笑不得。職場行文材料需要把握三個重點：
1、注意合法合規
行文具有一定的法定效力，代表職場首長的決策和業務機關的意圖，絕不能草率對待。合法合規：
首先是格式的合規。包括頁邊距、行間距、頁碼、字體等必須按要求辦；
其次是內容的合規。可參照相對固定的模板來寫；
再次是傳送的合規。按明文規定使用機要、紅頭、傳真、電話、網絡等傳送方式。
2、注意選準用好
根據職場實際需要，合理選擇行文類型，杜絕不倫不類、混淆使用。這要求草擬者必須準確掌握職場行文的種類和用途。比如：
命令：是國家行政機關及其領導人發佈的指揮性和強制性的公文；
決定：是適用於對重要事項作出決定和部署、獎懲有關單位及人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項的公文；
指示：是上級領導機關制發的重要的領導指導性公文；
通知：是用來發布法規、規章，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理某項事務等。
3、注意求實務實
行文的內容要立足實際，主旨要有針對性，研判要合乎實情，措施也要具體可行。職場行文要把重點放在語言組織上，而不是文字修飾上，力求把行文制發的意圖和依據如實反映到內容中，避免行文上的任何欠缺、失當或失真。
二、立穩框架不隨意
職場行文材料通常用於行政機構體系內部使用，在草擬過程中要更加註重穩妥嚴密，切不可一味地追求標新立異，使得行文材料變了味。需注意3點：
1、注重莊重嚴謹
行文材料的結構必須嚴密有序，用語務必周密確切，儘量做到不生歧義，沒有疏漏。特別是對於請示、報告這類上行文，必須反覆校對、反覆斟酌，切實做到無錯字漏字、無錯頁缺頁、無口頭用語。以往，因為行文上的不嚴謹引發的職場鬧劇不少。筆者單位小吳在組織部工作期間，就曾出現過上報的公文錯頁的問題，受到首長的嚴厲批評，教訓很深刻。
2、注重行文規範
行文格式、語言表達、符號使用等方面都有規定，基本上照著做就不會出現大批漏。需要強調的是行文內容儘量符合語法規則與邏輯規則，行文材料中的“函”就特別講究規則。比如，發函的目的是希望平行部門幫助解決問題的，通常的結束語為“懇請協調解決，為謝！”，如果發函的目的是需要某部門協助解決涉法涉訴問題，一般的結束語就是“此函盼復，為謝！”。因此，在實際草擬過程中特別需要把握這些規則，要不然極有可能帶來各種尷尬和笑話。
3、注重結構完整
行文材料必須是一個完整的體系，切不可缺段少句，也不可遺漏任何必要的內容，同時還要減少表達上的不確定性。確實心裡沒底的，可以採取照葫蘆畫瓢的方式，把同等類別的行文拿過來改，改內容不改結構，改語言不改格式，一般也能應急。
三、精簡語言不囉嗦
行文材料最大的特點就是言簡意賅、一目瞭然，在起草過程中儘量用最簡潔的文字，順暢而有條理地把內容表達清楚。應把握3點：
1、文字要簡明
原則上就是有一說一，有二說二，不講多餘的廢話，不講難懂的怪話。需要特別強調的是，行文必須是意思表述完整的簡潔，必須是沒有語病的簡潔，必須是通俗易懂的簡潔，要不然本末倒置就得不償失了。
2、語言要得體
原則就是合乎各類行文的特殊要求，符合職場特定場合和對象的需要。在材料寫作領域有個名詞叫做推材料，“推”顧名思義就是幾個筆桿子一起將相對成形的材料初稿從頭到尾順一遍，可以說推的重點就是語言的準確度和流暢度。因此，為了讓行文材料更加準確得體，搞文字工作的還得養成“推”的習慣，反覆斟酌、力求最佳。
3、行文要流暢
原則就是整個材料思路清晰、銜接順暢、表述無誤，形成一個完成的體系。我們說，會一個字很簡單，想一句話也不難，但撰寫一篇完整的文字材料就很有難度，難度在於體現一個人的思路和水平，材料越成體系、行文越流暢，說明材料功底越好。因此，我們在想每一句話、組織每一段語言時，只有通篇考慮、細緻琢磨，才能確保整個材料前呼後應、行雲流水，融為一體。
閱讀更多 第一任職 的文章
