在职场上到底该如何提升工作效率,把自己变成一个高效人士呢?

徐元一

如果你在一家公司工作,领导批评你工作效率低,可能是领导的原因,可是你到两家公司,领导都说你效率比较低,那么你就应该好好反思一下了。

其实,这个问题归根到底是时间管理和自控力的问题,我阅读过很多这方面的书籍和亲自实践的方法,可以给你一些立马可行的建议,如果你照做,应该可以让你抓住低效的原因,改善效率问题:

一、记录时间日志

我到新公司上班没几天,领导又在敲打我,要我提高工作效率。我很郁闷,在职场上到底该如何提升工作效率,把自己变成一个高效人士呢?

从你的提问看来,你根本都不知道低效的原因,之所以产生这样,是因为你没有记录时间,所以,第一步要做的就是记录时间,下面推荐一些立马可用的APP:

1.爱今天

这个应用最大的亮点,就是把时间分成了「投资」,「固定」,「睡眠」和「浪费」

。然后分门别类地进行统计和整理。

你可以给自己设定长期目标,然后点击开始,你这时候花费的时间就属于「投资」,因为是对目标有帮助的,能够直观地看到为了这个目标做了多少实际的努力,很有激励作用。

2.时间块

把时间按照半个小时一个小块进行划分,右侧是你常用的事件动作。需要记录的时候,选中时间段,再点击一次事件,就能标记上颜色了。

一天下来花花绿绿很有视觉的新鲜感,能直观展现你时间花费的地方。

二、学会放弃杂事

当你的时间被显性化以后,你就能真正看到自己一天到底做了什么,这时候,你就要学会放弃一些重要的杂事,比如要喝水、要打印东西、要看手机、要下载APP等。

当重要的事情,领导安排的工作到达后,你要先首先完成,高质量的完成,这样领导才会觉得你是值得信任的高效的,而且其中还包含一个技巧,就是做完工作要及时汇报,让领导知道你的工作进度。

三、工作时使用番茄工作法

大道至简,番茄工作法虽然很简单,但是用好的话,你这辈子就是一个高效的人,重要性不言而喻,我也就不细说了,方法给你介绍一下:

使用番茄工作法,选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。

——END——

你对于这个问题有什么建议呢?欢迎在下方留言讨论。

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霸王课

善于总结和学习才能不断进步,当你已经认识到效率的问题,其实解决起来并不是很难,但有可能你的工作情景并不完全取决于你自己的能力,很可能需要其他人的帮助,但具体不知道你从事的职位是什么,所以很难一下子有针对性的回答。所以下面从三个角度进行分析。

依靠自己完成的工作。

作为一个新人来说,在初始的时候效率较低是可以理解的,因为每一个人在进行新事物学习的时候都是需要一段时间的学习曲线。而学习的快慢与学习者本人的领悟有关系,也与教授者的方式和方法有很大关系。

所以对于你的本职工作,你应该梳理一下,有哪些是因为流程不熟悉,有哪些是因为工具使用不熟练,而且复盘一下,每当领导在说你要提高工作效率的时候,具体的事情是因为什么?

对于这些内容,那些是可以自己多练习,那些是需要求助他们再次讲解的,这些都有一一盘点。

以上是有助于你进行反思和改善,因为当有人说你效率低下的时候,你很快就产生了焦虑,进而会更加手忙较乱。所以对于一个新人来说,重要的是尽快熟悉以上所说,当然熟悉的手段很多,加班,额外练习,多分担任务等。

其实因为其他人快也是因为熟悉而已。

依靠他人合作完成的工作。

自己分内的事情,通过不断的锻炼就可以很快上手,难点在于很多工作是需要他人的帮助,例如审批,提取数据等,但是你是一个新人,那么对此就需要很快的建立起不错的人际关系,让大家认可你。

可以通过吃饭的机会与大家坐在一起,多聊天,多熟悉。

可以通过团队聚会的机会展示自己。

重要的是多观察,多摸索其他的人工作风格,以便更好的配合其他人,作为新人也只有你能够快速的得到他人的认可,他人才能更愿意帮助你。

效率是关于时间的产出

还有一些关于效率的小技巧,其实所谓的效率分为两个维度,第一个维度是时间的维度,在同样的时间多产出是效率高,第二个维度是能力的维度,在同样的时间用较少的力产出同样的产出是效率高。

1.掌握一些效率的小技巧。

例如,正念和专注的力量,可以使用番茄法,其实就是让你在工作时候最好一件一件的完成,而不是同步很多事情,否则你会更加手忙脚乱。例如,清单,可以按照事情的紧急重要程度,记得把老板交代的事情放在第一位。例如,免打扰的牌子,当你深度工作的时候,挂一个牌子,写着如果你有什么事情可以留便条给我即可,我稍后回复。等等,学会时间最大的利用。

2.掌握一些小工具。

例如,如果数据处理,可以学点excel,access,如果是做报告,可以提升一下PPT的技能,对于高手美化可能是一分钟,但是小白就可能是半天。而这些小技巧很可能部门的老人都已经掌握,你需要按照上面方式通过人际关系获得。

跟你的领导真诚的聊聊

如果你觉得上面的办法都不好,那么最后你直接跟老板谈谈,诚恳地请教你的领导,你还需要在那些方面提高效率,你的那些方面做得不够好,需要提高,请他帮助指点,这也是你的领导愿意而为之的,不要有抵触。


职场的传说

一套行为方式背后多多少少都有对应的理念或者价值观,假如题主想成为高效人士,不妨首先问问自己,对于效率提升这方面的知识和实践是否有过独立的探索?题主所面临的工作效率低下,具体体现是怎样的?为什么会低下?通过不断地追问自己,答案也就不远了。

下面我会按照以上几点来阐述我的观点:

效率低下的几种表现

  1. 单次任务要花费很多时间,习惯性分散注意和拖延
  2. 琐碎无价值任务太多,注意力被分散
  3. 任务没有重要性排序导致把精力放在了不重要的事上
  4. 做完一天的工作却说不出到底做了哪些事,毫无个人价值感

等等各种各样的表现


反思原因

可以大致分为几类:

  1. 公司层面

来自公司层面的问题是最为致命的:方向不明、没有有效的激励措施等等,都会影响到个人的工作效率。

2. 部门任务目标和重要性划分不明确

公司的发展目标如果不清晰,无疑会影响到部门的工作。

任务目标不明确会直接降低到员工的有效产出。

相反,有目标的工作可以激励员工的工作积极性,以解决问题为导向,高效协作完成相应的任务。

3. 个人层面

这个就比较多了,我认为题主两次工作经历中都被指出工作效率低的问题,那么问题很有可能是出在个人身上了。建议题主从以下几方面考虑问题:

  • 是否有工作激情

没有工作激情就会陷入被动的境地,对待工作任务自然也就高效不起来了。
  • 是否有明确的目标

  • 任务的重要性排序是否明确

一般而言,我们会把精力主要放在重要但不紧急的事情上。如果精力过多投入到了不重要的小事上,无疑浪费了很多宝贵的时间。
  • 执行过程中,遇到困难是否能够尝试快速解决

题主可以回顾以前工作效率不高时的情景。都遇到了哪些困难?都是通过哪些方法解决的?是否找到便捷的、有效的方法?
  • 在一段时间内,是否有足够的注意力去专注完成一件事

  • 执行完毕是否可以回顾到清晰的工作路径


针对以上问题,我建议题主每天晚上睡前都把次日的任务列好,并清楚地知道每个任务对应着什么目标,然后把它们分类为重要不紧急、重要紧急等几个维度;在执行阶段,建议题主采用番茄工作法,在25分钟里专注只做一件事。

除此之外,还可以尝试去学习时间管理的理论。推荐《高效能人士的七个习惯》和《番茄工作法》,以及经典的GTD理念~


日事清

从题主的简单描述中,可以得出一个大概的结论——你很忙,可没忙到点子上去。根据我自己的理解和观察,职场高效人士,大多有如下几个特点,题主不妨从下列这些方面做调整。

1、设定一个非常清晰的目标。

职场上最浪费时间的,不是工作之余的休闲,不是高难任务的攻坚,而是没有目标。目标清晰的人,工作起来有动力,知道自己要什么,懂得集中资源办大事。目标缺失的人,则会陷入茫然,不知道自己为了什么而工作,整天浑浑噩噩得过且过。看看你身边的人就知道,但凡混得不错的,一定有一个很清晰的目标。其他任何事情,都有一个度,唯有迷茫,无边无际,毁人无形。

2、养成良好的生活习惯。

在所谓的职场竞争力中,健康是一个极其重要的维度。而良好的健康状态,只能源自良好的生活习惯。早睡早起、合理饮食、科学锻炼,都是必不可少的内容。只有身体健康精神饱满的人,才有可能成为一名职场高效人士,这是显而易见的简单道理。

3、尽量减少琐事的选项。

上班穿什么衣服?午餐吃什么饭菜?这些问题不能说不重要,但相比于工作来说,它们就没那么重要。职场高效人士的做法是,尽量减少在这类琐事上的选项。最著名的例子,莫过于有多件同款T恤的扎克伯格了。他说自己每天出门上班之前,随便抓一件穿上即可,反正都一样。不要小看这些事情,它们貌似花不了多少时间,可是积少成多,就是大把的宝贵时光。

4、懂得按照一定的标准来区分工作性质。

工作大概可以分成四种,紧急又重要,紧急不重要,重要不紧急,不重要不紧急。不过理论是理论,实际是实际。很多人并不区分,只是按照先后顺序来处理,就特别容易陷入“忙忙碌碌一事无成”的尴尬境地。高效人士的做法是,先区分工作性质,然后分而治之。紧急又重要,马上做;紧急不重要,委托别人做;重要不紧急,花整块时间慢慢做;不重要不紧急,不做。

5、知道自己的高效时间段。

人在一天八小时的工作时间里,有些时间段是“高效时间”,有些时间段是“低效时间”,因人而异。把最重要的工作放在高效时间段来处理,是职场高效人士的通用秘诀。把不那么重要的事情,放在低效时间段做,还可以起到调节状态的效果。用相同的时间,做相同的事情,如果所处时间段不同,结果也会有很大的不同。不要忽视这些细节,有时候,细节决定成败。

6、始终保持学习。

我总认为,职场最大的竞争力,归根到底只有一种,学习能力。职场高效人士,基本上都是学习能力很强的人,一旦出现能节省时间或提升效率的东西,他们往往就是首批用户。如果你总是对新东西抱着不屑甚至敌视的态度,就很难成为一个高效人士。

总而言之,今天是个变化加速的时代,你在职场上的工作效率高不高,直接影响着你的进步轨迹,非常重要。希望题主能冷静思考稳步前进,早日成为一名领导器重、同事崇拜的职场高效人士。


陈向东

如何提升工作效率?这个课题很大,无数企业的管理者和职场人士都很感兴趣,也都有不同的经验、方法和见解,因为提高效率意味着会增加工作产出,进而提升企业劳动生产率。

如果你是个企业管理者,提升工作效率可以从两方面入手,一方面是组织效率,另一方面是个人效率,二者息息相关。

组织好比运转的机器,而个人是组织上的一个环节,组织效率不高个人效率也很难提升,即便你有心也会无力,因为你的步子走的太快,就会跟组织的步调不一致。反之,个人效率不高,也会拖组织效率的后腿。

组织效率提升又取决于以下几点:一是基础设施。类似于高速公路,比方说,这个组织的信息化水平(ERP、CRM等)如何?具不具备高效运转的前提条件?二是工具。俗话说,“工欲善其事必先利其器”,高速公路建好了,你总不能开着拖拉机上去吧?类似于工作所必备的工具,比如电脑,性能上要强一些,配置上要好一些,运转速度要快一些,否则根本没办法提高工作效率。三是管理文化。你所在的组织工作方式如何?工作模式怎样?团队氛围好不好?有没有提高工作效率的激励措施?这些问题没有解决好,就不会形成相对固化的行为模式,就很难见到团队默契和一致性。

提升组织效率是一项大工程,远非说的这么简单,要经过从上到下,从管理层到员工,经过长时间努力磨合才能达到这样的效果。

再说如何提升个人工作效率,这方面的知识和技能就更多了,仅就书籍而言,就有几本很经典的著作,值得认真研读。比如说《卓有成效的管理者》、《高效能人士的七个习惯》、《奇特的一生》、《做时间的朋友》。这几本书给我的印象很深,让人读来颇有收获,至于其他提高个人工作效率方面的书籍、课程和分享,就更是不计其数了,确实有一些值得借鉴的好方法。

纵观这些书籍,方法林林总总,不一而足,但有一个共同的特点,就是从记录和统计你的时间消费开始,有的企业家或者教授靠秘书或助手记录,管理大师德鲁克坚持使用这个方法,每次回顾他的工作记录他都形容自己会“大吃一惊”。

当然,大多数人没有秘书怎么办?那只能靠自己记录和统计了,在这一方面有个代表人物,《奇特的一生》中的主角柳比歇夫,他坚持几十年如一日的进行时间消费统计,并且取得了巨大成就。

他一生发布了70余部学术著作,从分散分析、生物分类学到昆虫学等。业余时间研究地蚤的分类,还写过不少科学回忆录。各种各样的论文和专著,他一共写了五百多印张。五百印张,等于一万二千五百张打字稿。

他在短暂的一生当众所取得的成就是不是让你惊叹呢?而他之所以取得如此成就,据说就是仰仗于他所独创的时间消费统计法。

不过柳比歇夫用的方法很“老土”,就是类似于工作日志,写在本子上,最后装订成册。

现在有很多关于时间管理方面的软件,很好用,比如说iTimelog这款APP应用,我用的就比较顺手。

记录时间花费的好处,就是你会发现,很多事情的计划预估时间会远远低于实际所花费的时间,说明我们对很多看似熟悉的事情并没有十足的把握,另外,在实际执行当中还会碰到很多不可控的变化因素,比如策划一个方案,可能一愣神就会出错,或者有人插话,听了一些无谓的话,把话题岔开了,打断了自己的思路,这也会耽误时间。各种情况都会出现。

所以,你不记录自己的时间消费,却嚷着要提高工作效率,那是白搭。

还有一个问题是,提升工作效率的有些道理你是很明白的,比如分清轻重缓急,比如要坚持“要事第一”,但你会发现,实际执行起来却存在很大困难,原因何在呢?就是你分不清究竟什么是“要事”?比方说,你按计划要在今天下午必须完成一个课件的制作,因为明天一早你就要授课,但此时忽然接到老板电话,他让你去银行处理一件棘手的事情,你不得不面对选择,怎么权衡?你是告诉老板现在正忙没有时间还是跟老板商量一下能不能派其他人?假如是你碰到这种情况,你该如何处理?

你要管理自己的时间的前提是你能够主导自己的时间,你的事情你能够自主,否则说再多没用。

最后,有几个提高工作效率的小技巧,比如:

一、处理并行。参加一个没有多少实质内容的会议,完全可以用手机走一走工作审批流程,或者督促跟进一些工作事项。这样,既参加了会议,又处理了工作,可谓一举两得。

二、集中处理。琐事很多,或者做同一件事,对接很对人,结果今天办一件、明天办一件,还需要准备和调整,非常耗费时间,能不能通知在哪一天集中办理?

三、工作预判。重要的工作需要集中注意力,沟通上的琐事能不能主动去找人解决?还比方说,除非特别紧急情况,一般情况下不接电话,然后主动回过去集中处理。等等。


喻派胡言

作为进入职场3年的人,虽说回答的并不会像【高能效人士的7各习惯】那样流芳百世,但对于题主所处的这个阶段,还是可以给出相应的措施的,

建立你的【To Do List】

很多初入职场的新人刚开始忙工作,常常会显得手忙脚乱,老板交代四件事,常常只完成2件半,还有一件完全忘在脑后。如果是这样,就算你天天加班到晚上10点,给老板的感觉还是不会协调多件事项的同时进程,自然会会给你贴一个效率不高的标签啦。

建议可以去网上买一个日程表格,可以记录自己每天需要做什么,昨晚一项就勾除一项,以后总结的时候也能清晰回忆出自己做了什么。

识别重要与紧急工作

我相信肯定有很多人听过这个紧急重要的四象限法则。

将你的待办事项按照重要和紧急来分类,共分为四类:

【重要紧急】这一类肯定要立即去做;

【重要不紧急】这一类可以理解为是我们长远的重要规划,可以先分解任务,制定计划,按部就班的去;

【不紧急不重要】如果你的待办事项里有这一类事项,那么完全可以不做;

【紧急不重要】如果你的手头有正在做的重要事项,那么这一个象限的事情完全可以婉拒或者交给别人做,如果正好有空闲时间,可以花上俩分钟去做这件事情。

学会借力

工作的时候,还有一种情况也会让我比较抓狂,那就是拿到一件事完全没有头绪,领导让你你一份文稿倒还好,最好还有网上的东西可以参照,领导让你去搞定一个高级客户那可真的就难到我了。

这个时候,你就要学会借力,很多事情,很多时候,仅凭你一人之力是完不成的,聚天下之大事,无不是集众志成城之力才能完成。所以当你有困难的时候,不要羞于向他人寻求帮助哦。

不断更新

这一点,是在看《高效能人士的七个习惯》里看到的,非常受用。

据说人体的细胞会新陈代谢,每三个月会替换一次,随着旧细胞的死去,新细胞华丽诞生。由于不同细胞代谢的时间和间隔的不同,将一身细胞全部换掉,需要七年。也就是说,在生理上,我们每七年就是另外一个人。

过去的细胞配不上今天的身体,过去的思想也同样配不上今天的大脑。我们所学习的内容也要不断的进行更新,才能配得上这个日新月异的新时代。

相关书单

史蒂芬·柯维《高效能人士的七个习惯》


谢丽尔·桑德伯格《向前一步——女性,工作及领导意志》


简·博克《拖延心理学》


大前研一《思考的技术》


阿德勒《沟通的艺术》


空体

=^_^=会怪怪自己,不会怪怪别人!像你这种跳槽一次还是和之前的情况一样的情况来看,肯定是责任出在你自个的身上了,那么你就应该认认真真的从你自己身上去找原因了!

=^_^=工作可不比读书那么简单,从你描述的每天忙得要死来看的话,你的工作效率还真是相当的低下的;肯定的说就是你的其它工作以外的事情较多,心思还没有完全的用到工作上来;比如说你上班总在想着下班的事情、比如说晚上因为耍游戏休息得太迟而早上起得又太早;比如说在工作的过程中无论做什么事总觉得周围有很多双眼睛在盯着你看而相当的不自在、比如说不懂的又不好意思向别人请教又不想去钻、比如说同样的事情一次做不好二次依然做不对......

=^_^=事实上工作的效率无非就是一些工作中相对于平常事务的熟练过程而也,因为我们面对的所谓工作基本上在大的方向来说基本都是千篇一律的,因为你不可能每天的岗位都不一样,所以要提高工作效率就得提升你所从事工作的熟练程度,这本来就是很多刚刚参加工作的学生们一个正常的通病而也,但是,当你面对这种情况不量尽量提前去克服的话,也许下一回就是老板炒你而不是你炒老板了。


Wang王顾左右而言他

现今世界发生着巨大变化,生活更加多元化、时间更紧迫,对于人们的要求也越来越高。高效的达成目标可以更好把控时间,管控好成功的步伐。

高效人士一定具备成功的基本素质。机会永远都会给准备好的人,也没有人可以随随便便成功,只有掌控好时间,将忙不完的工作有条不紊的进行安排;将习惯性加班变成工作时间内高效完成工作;在有限的工作时间内,创造最大价值,提高工作效率。

以始为终,积极主动:为自己过去、现在及将来的行为负责。规划明确的目标并制定合理的行动表,凡事预则立不预则废,通过任务清单,将事情的重要性进行优化排序,优先处理重要紧急事务,合理规划好时间才能更高效达成目标。积极主动让自己不被动,消极态度会将自己导入到另外的工作误区,心态的不同导致结果也会不一样。每一天都让自己充满正能量。

抓住工作重心:杂乱无章的工作模式是大忌。要牢记:用80%的时间和精力去完成影响和决定工作中最重要的20%内容,遵循二八法则。将有效的时间用在做正确的事而不是正确的做事。别被琐碎的事务牵着走,重要性与目标有关。紧急重要拖延不得;重要不紧急可以做些预防性的措施,防患于未然。不要将重要不紧急变更到紧急重要象限,这样你会整天忙着处理危机。学会将事情分类,。

彼得。德鲁克曾经提出:高效能人士的满脑子里装的不是问题,而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费时间和精力。他们的思维定式是预防型的。可见如果你想成为职场中的高效能人士,要善于利用时间,合理规划工作。


无忧精英网


因为初入职场,很多小菜鸟明明自己忙得脚不沾地,却还是被领导批评工作效率低,自己很不服气,但看看自己的工作业绩又无法反驳。其实这里除了因为自己初入职场,对工作内容不熟练之外,还有一个最重要的原因是工作方法没有找对。想成为职场高效人士的方法其实还有不少,听我慢慢给您分享几个。


第一、提前做好工作计划。

想要工作做到事半功倍,必须要有一个好的工作计划。比如制定日计划、周计划、月度计划。季度计划、年度计划一般是公司高层管理使用比较多的。

工作计划可以将工作的逻辑理顺,可以帮助分清轻重缓急,只要按时间将工作提前安排好,就不会出现手忙脚乱,却所有事情都做了,却没有一件事情是完成的。

这样做的好处就是会对每天的工作量有一个比较清晰的预估,自己提前会有一个心理准备。遇到领导临时安排的工作,可以按照轻重缓急做好工作分级安排,并可以提前与领导沟通自己工作量和工作延期的问题。

第二、及时做好工作总结。

当我们做好工作计划,并且按照工作计划来顺利展开工作的时候,还需要及时对工作完成情况进行一个总结、整理。对于周期性工作和项目性工作非常有实用性。

工作总结除了自己工作的完成情况,还可以增加自己在工作中遇到的困难和解决办法的记录,在工作中举一反三地思考、总结对于提高自己工作专业能力和技能熟练度非常有帮助。


第三、学会劳逸结合。

当工作比较长一段时间之后,特别是一些数据汇总、分析,或者是报告、方案类工作,人会感到非常累,这时候就要适当的活动、休息一下。否则,超负荷工作的后果就是降低工作效率,工作压力骤增。


学会使用各种提高工作效率的工具。比如鱼骨图、番茄工作法、甘特图、5W1H分析表等等。


以上就是我对这个问题的所有看法,希望对题主能有帮助,也欢迎大家在评论区里一起讨论。

这是上啥班的第990条原创问答。上啥班,一个帮你在职场里做的更好的头条号。欢迎小伙伴们关注,我们一起讨论,一起学习,一起成长,等你哦~

上啥班

据数据显示,高效率的人士平均薪水更高,而高效率的企业在同行业市场占有率和品牌形象也更高。

齿轮君研究了苹果、麦肯锡,以及很多优秀的、以效率著称的团队和企业,根据他们(和齿轮团队实际工作体验)的工作管理方式、效果总结成5个方式。从团队整体效率提升和个人效率提升两个角度分析解决,希望对你有所帮助和启发。

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想更低成本地实现团队效率翻倍甚至更高,并最终打造成为一个高凝聚力和自我驱动的真正优秀的团队?是时候扔掉严格只关注冰冷数字的KPI了,用这5步高效提升了。

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越来越多的管理者认可:企业持续发展就意味着团队需要更高效的合作,而提升工作效率是唯一「可持续优化」,并降低发展成本,减少浪费的有效方式。


01明确项目信息(或企业发展战略)

项目协作和管理,有时候就像开一个会议。在开会前即确认会议时间,主持人、参与人员、会议流程、讨论内容、讨论达成目标的评估方式;

(如:提出3个有效执行方案并负责到人;更新话术确保每个人知晓并建立一周的反馈跟进文档进行效果优化);

会议中静音手机,主持人协调发言顺序,确保会议围绕讨论主题。当然如果是持续跟进的会议,还要在这次会议中确定下周讨论内容和会议时间等信息。这样的会议是极具高效,节约时间成本的。

同样,高效的项目管理和协作也需要在启动前明确项目的动机、项目负责人、参与人员及担任角色、沟通反馈机制(包括固定反馈时间和突发情况反馈机制)、项目周期、潜在风险评估及提出对应方案等等。

当确保每个项目参与人员都清楚项目周期、目标等信息,才能在执行自己的工作任务的同时,更好的协作团队其他成员,共同推动项目完成。

不至于出现本该人为可控的糟糕局面,把风险被动造成项目损失或夭折的概率降到最低。

02情绪沟通能力

作为企业或项目负责人,一个不错的统筹管理能力和识人用人能力,确实很重要。但除此之外,你还需要一些情感感知和引导性的沟通能力。

一个企业或团队会因为组织内部的阻力降低25%生产力——而这种现象经常出现在团队或项目的成长阶段。

这时候负责人必须站出来,判断冲突矛盾的性质(建设性冲突或破坏性冲突)

。建设性冲突通常有一定积极作用,能够帮助推动工作。需要负责人了解根结所在,坦诚讨论,予以正确的引导解决即可。

而破坏性冲突往往需要运用情绪的管理,并在冲突双方情绪稳定后协商解决。如果给团队凝聚力带来了影响,还需要制定惩罚机制来稳定安抚其他成员的情绪。

世上不存在0冲突的企业或团队,但优秀的企业或项目负责人能够引导和改进团队协作

,并对冲突予以积极的沟通和解决,不断学习建立「发现-解决-反馈避免」的闭环机制,也就能够更好的促进团队的成长和协作。

日本资深人力资源管理大师伊贺泰代曾结合麦肯锡内部实际案例说过:及时的沟通肯定和情绪引导能够使团队成员降低消极情绪的概率,激发员工责任感和自我认同感,提升团队内部的协作率。

03谨记持续对项目「管理」进行优化

项目执行中,需要管理好风险,如需求变更和人力资源的变动;需要站在全局考虑问题,必要时可以先「缩减需求」以保证「上线」,因为后续会持续迭代。也需要在项目中间进行流程和反馈机制的优化,来确保持续推进项目进度。在这里「持续优化」是中心,而优先优化哪些模块,如何优化需要结合实际来判断。

我们曾在国内知名海外创业者平台,分享过一个提升招聘效率的案例——招聘是一个企业发展重要的事项之一,同样也是一个“项目”。

通过对招聘“项目”的优化一方面显著提高效率,减少了时间浪费,另一方面在简短并直达重点的招聘流程中,极大提升应试者的体验,无疑是对企业的另一种宣传,对后期企业发展也能存储良好的品牌口碑。

另外,在这里也简单介绍一下帮助项目管理的两大模型:瀑布型和敏捷型(当然还有其他的,不过这两个模型更为常用),合理的使用模型可以帮助企业或团队记录并解决项目和发展中存在的问题,以达到推动优质高效完成的目的。

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04选用适合的工具事半功倍

那么多的项目管理、协作平台和工具,你正在用哪个?

虽然唯一可以肯定的是没有最优秀的协作工具,但肯定有最适合自己的。Tower、QUIP、石墨文档、Trello、Teambition等协作工具被众多团队使用。

对于咨询企业或市场团队来说,还有Airtable等数据整理工具。这些工具各有侧重和特点,有的适合线上协作,有的适合项目管理。

现在,定制化工具和系统也逐渐成为不少企业和团队的首选,如定制CRM、监控系统、线上协作系统、大数据平台等等。通过提供协作和管理系统的技术解决方案,我们累计帮助上百家企业降低了企业管理成本,平均提升团队效率40+%,并直接或间接推动了营销业绩和市场占有率的增长。

而对于非咨询型的各行企业,协作系统或工具需要贴合其具体的业务流程。

如:

电商需要结合订单管理、会员管理和财务系统,实体行业需要增加外勤协作功能,新能源行业的协作系统需要增加数据的实时监控和预警模块,等。


05注重透明度,鼓励知识共享

领导力、沟通、明确目标,使用适合的协作工具等等都能极大限度地提高团队协作效率。

但还有一个「透明度」往往被忽视。

透明度的推进来自团队公平下的利益相关者的人们的反馈意见。它的提升能够帮助团队成员对项目和企业发展有更立体的认知,以便他们看到各自的个人贡献,使团队更有激励和动力。

而知识分享是团队透明度实现的方式之一,围绕企业、项目管理等内容能够帮助广泛吸收意见(尤其是研发团队的角度认知),使项目和企业发展避免陷阱和挫折。

很多大型企业都有内容名目繁多的分享会,中小型企业和团队在建立自己的企业文化和团队凝聚力时往往也加入了知识分享的方式。

当然,在这里知识的分享就不限于管理和职业相关了,可以是个人的爱好和兴趣等等。也是一种特别好的团队激励和凝聚力成长的途径。

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