職場中免不了要接觸到許多格式的電子文件，其中我們用得最多的演示文件，就是用PowerPoint演示文稿編輯軟件製作而成的。
為了更好地保護文件中的圖文內容不會被其他人輕易地修改、複製和粘貼，以及輸出打印，我們會把PPT文件格式轉換成具有版權保護功能的PDF文件格式。PPT是用Powerpoint辦公軟件生成的文件格式，我們可以在保存製作好的演示文件時，在文件欄選擇“另存為”後，選擇文件保存類型為“PDF”，文件生成後就是xxx.pdf的文件格式了。
拿我來說，每次講完培訓課後，都會有許多學員圍上來向我索要課件（授課用的電子文件），出於對自己知識產權的保護，有些內容我是不太願意直接給學員的。我一般會委婉地推給助教處理。除非是一些必須發給學員課後用的文件。
如果仍有一些執著的學員非得要，我會先把PPT內容處理下，文件轉換成PDF格式時，再添加一些權限後發給他，而不是直接發給他PPT文件。
為什麼要這樣做呢？
這些日子宅在家裡，終於把PDF功能都試了一遍，才發現其中很多功能在之前都被忽略了，沒用過......其實，探索辦公軟件也挺有樂趣。只有持續學習，才不至於原地踏步。
下面說一下PPT和PDF的差別，以及把PPT轉換成PDF的好處。
一、PPT和PDF的差別
- PPT的內容在製作軟件中可以任意修改、粘貼複製。
PPT是PowePoint的簡稱，因其文件後綴名（.PP）已被英國國家氣象局的數據文件使用，所以，又加了個字母“T”，把文件後綴名稱之為PPT（*.PPT）。用演示文稿製作軟件PowePoint生成的文件格式，裡面包含了文字、圖片、圖表、動畫、聲音、影片等素材。
- PDF突出的特點是：未經制作者允許，其內容只能看，不能修改。
PDF是Portable Document Format的簡稱，意為“便攜式文檔格式”，是由Adobe公司開發的文件格式，利用該公司免費的PDF閱讀軟件或者其它閱讀軟件，可以查看、打印和註釋 PDF。
簡言之：PPT是一種開放型的文件格式，PDF是一種封閉型的文件格式。
為此，Adobe公司還有一款專門對PDF格式的文件內容進行處理的軟件，可以用它來進行創建、編輯和電子簽名。
二、把PPT轉換成PDF時，還可以加些這樣的設置
- 對文件進行加密。
其中，我用的最多的就是用它來對PDF文件設置打開口令，或者對文件內容設置各種限制，以及對頁面添加水印等。
1） 文件加密，可以設置打開文件時的許可口令（密碼）。
2） 文件設置權限，只能看，不能複製內容，不能頁面提取等文件保護措施；尤其是連打印都不可以，對，不能打印！
當然，現在網上也有破解工具，能猜出你設置的密碼；你把密碼設得複雜些，這些工具也就無能為力了。但過後，恐怕你自己也會想不起來設置的密碼是什麼了！
小提示：把密碼記在只有你自己知道地方吧，好記性不如爛筆頭。
- 給對方（用戶）發PDF格式文件的好處：
1） PPT轉化成PDF後，文件大小明顯被壓縮，有時幾十MB大小的文件，轉換成PDF後，只有幾MB了。
2） 現在每個人的電腦裝著不同版本的操作系統、辦公軟件，以及字庫，PDF是國際標準的文件格式，用PDF閱讀器打開，不會出現亂碼、排版格式錯亂等現象。原來是什麼樣，還是什麼樣。
3） PDF文件打開快，不會像啟動PPT文件時，需要很長時間。
4） PDF每張頁面可以任意放大縮小，因為頁面中的文字是矢量字（專業名詞，通俗講，可以在對字體進行任意縮放的時候保持字體邊緣依然光滑，字體像素不會丟失），不會因為像圖片那樣放大後變得模糊。而且，
文字放多大都是很清晰的。5）可以對內容進行批註，比如對方指出文稿某某處需要修改，但不能對實際文字或圖片修改。
不過，PPT轉換成PDF後，許多原來在PPT中設計的跳來跳去的動畫效果就沒有了，PDF文件更像是一張張的電子紙。
總之，工欲善其事，必先利其器。如果不是與對方（用戶）一起修改演示文稿的內容，為了保護好自己辛苦做成的智力勞動成果，還是把PPT轉換成有權限設置的PDF吧！
