如何进行时间管理？

混乱的性子

如果你不能管理好自己的时间，别人就会来“帮你管”

“你觉得自己不自由的时候，不是指你失去了做什么的自由，而是指你失去了不做什么的自由。”

前段时间换新工作，我被主管拉进群聊。

职场惯例打完招呼表示欢迎之后，主管在群里通知开会时间，就在我聊天框的“收到”还没有打完的时候，同事纷纷发“1”，其盛况仿佛进入知名主播的直播间。

惊讶之余我连忙向身边的同事请教，原来这就是表示“收到”的意思，我顿时恍然大悟，职场的效率从这个小小的“1”可见一斑。

一个高效的人，他的时间管理必定是可寻的。换言之，就是时间利用率高，他们基本不会有“时间都去哪儿了”这种问题。

在它面前，我们每个人都站在同一条跑线，蔡康永在奇葩说中曾经说过“轻视时间，最后总会被时间碾压”。面对这一笔财富，我们需要思考的是如何让它不断增值，发挥出最大的作用。

那么如何管理好自己的时间呢？有的人能拿高分，有的人将将及格，当然也有人甚至不知道这门课程的重要性。

对于这个问题，秋叶特训营的《时间管理7堂课》无疑是满分答卷。2013年，秋叶团队开始做职场在线教育，《时间管理7堂课》正是脱胎于秋叶老师的时间管理特训营，所以它与传统书籍最大的优点就是互动性、实用性极强。

顾名思义，《时间管理7堂课》从目标管理、情绪管理等7个维度分析总结了如何让我们的时间变得更加高效。从根源上分析了时间管理的意义，如何处理时间管理中遇到的情绪问题、如何用日程管理处理碎片化时间、如何通过复利思维让时间像理财一样增值等等。

时间本质上无法增加，但是我们可以管理好自己的时间从而管理好自己的人生。

设定大目标 找到你的“北极星”

时间是恒定的，秋叶老师的《时间管理7堂课》主张的就是学会合理分配自己的时间，将最有效的时间花在最值得的事情上。

当我们无法在预期的时间完成自己的目标时，我们就会觉得时间不够用。而目标是否如期完成，是我们对时间管理评价的重要标准。

因此在讨论时间管理的之前，首先要明晰我们的最终目标到底是什么。好的目标要尽量符合SMART法则，即具体的（Specific）、可衡量的（Measurable）、可达到的（Attainable）、相关的（Relevant）、时间截止期限（Time-bound）。比如希望成为有钱人，希望成为大V等，这种就很抽象，达到多少资产叫有钱人，多少粉丝叫大V，什么时候完成等。所以目标设定的时候不妨具体一点，比如年底实现存款多少，今年实现多少字的文字输出等。

目标决定你的方向是否正确，正确的方向比任何方法攻略都重要。一个好的目标应该是北斗星一样的存在，它时刻提醒着我们前进的方向，我们需要花时间、精力、心血去为之努力。

调整心态能解决80%的问题

确定了一个好目标这就够了吗？

当然不够！

大部分问题背后往往是心态、情绪的问题。

明明知道当下应该做什么，但是偏偏不愿意；按照计划这个阶段最重要的事情是……但就是宁愿一直拖延等等，因此这也是《时间管理7堂课》中最打动我的一堂课，它介绍了8个我们可能会面对的非理性情绪问题：

在遇到这本书之前，我也是立过flag、定过小目标、尝试过克服拖延症的人。每当无法完成目标时，我都会感到很沮丧，甚至会谴责否定自己，但是并没有用，久而久之我开始厌恶抵制，如此这样又怎么可能真的投入进去并热爱自己所追求的事情呢？

通过这本书我意识到，自己的非理性情绪主要是习得性无助和过高的自我期许导致的，当下产生的情绪对我没有产生任何实质性帮助。

《时间管理7堂课》主张拒绝无谓的否定，客观理性的面对自己的情绪。理性和感性不是完全剥离的，书中强调“情感决策更容易给我们带来成就感和满足感，大部分时候情感会影响理性的决策，理性决策的后果也会强化情感。”

美国著名心理学家凯利•麦格尼格尔在《自控力》中提到“放弃控制内心感受，反而能让我们更好的控制外在行为。”

在不断的反思训练中，我开始培养大脑的“正向反馈关联”，即：行为-喜悦。经过理性设计和练习的结果，形成无意识的行为。

正因为经历过这些问题，才知道它对我们的影响之深。不同情绪状态下产生的时间价值完全不一样，正确的认识自己的情绪，才能对自己的时间进行合理分配。

效果比效率更重要

学生时代班里经常会有一个学习超级认真、刻苦，但是成绩一般的同学；职场里总会有一个经常加班、通宵赶方案的同事。

我们在吐槽别人效率不行的时候，却对发生在自己身上同样的状况浑然未觉，甚至陷入一种我很认真的自我感动中。《时间管理7堂课》认为时间管理刚光有效率还不够，效率最终是为效果服务的。

为什么强调效果呢？

举个很简单的例子，现在很多人开始做自媒体，希望成为大V。一种人马上开始报班报课，每天一更二更甚至三更。效率高、执行快哦，可是最后收获寥寥。还有一种人精心打磨，可能一周才更一次，可是粉丝在稳定上涨。前者的效率明显比后者要高，但是后者效果却更好。

效率强调过程，效果影响结果。

这也可以解释为什么听了那么多道理依然过不好这一生，看了那么多书依然时刻焦虑。因为听了看了是效率，实践练习、输出才证明你真正掌握了那些东西。

在实现目标的路上我们会遇很多阻力，有来自外界的，当然也有来自我们自身的。

也许，时间管理的意义就在于教会我们如何平衡生活中繁杂的人和事，当实在无法做到“双赢”的时候就要学会取舍，为自己的大目标倾尽全力！

这种智慧和勇气我很喜欢。

共勉！

爱喝咖啡的小尹

我整理了一些管理时间的小秘诀，希望能帮助大家更好地管理时间。

事分轻重缓急

每天管理时间的一种好方法是，早上确定今天要做的紧急事和重要事，睡前回顾一下，这一天有没有做到两者的平衡。

建议每天对该做的事排好优先次序，并按照这个次序来做。

在《高效能人士的七个习惯》一书中，作者史蒂芬•柯维提出，“重要事”和“紧急事”的差别是人们浪费时间的最大理由之一。因为人的惯性是先做最紧急的事，但这么做会导致一些重要的事被荒废掉。

每个人都有许多“紧急事”和“重要事”，想把每件事都做到最好是不切实际的。建议大家把“必须做的事”和“尽量做的事”分开。必须做的事要做到最好，但尽量做的事尽力而为即可。懂得用良好的态度和宽广的胸怀接受那些暂时不能改变的事情，多关注那些你能够改变的事情。此外，还要注意生物钟的运行规律，按时作息，劳逸结合，这样才能在学习时有最好的状态。

“紧急事”和“重要事”的处理方法可参照下图：

要保护自己的时间，尤其需要有足够的时间做那些“重要事”。

潘正磊是微软总部产品部门中以效率和执行能力著称的总经理。她大学毕业后就加入微软，是晋升最快的经理之一。这是她讲的自己刚进入微软时学习“保护时间”的故事：

“我刚加入微软时，职位是软件开发工程师。我所在的小组开发的产品成长很快，几个月内就生成了三个版本，每个版本又需要支持六种语言。这18个组合的要求都略有不同，而且我还需要和很多其他不同的组打交道。每天，我办公室里总是人来人往，每个人都带来不同的问题。他们一来，我总是停下我正在做的事，先解决他们的问题。我每天忙得不可开交，却做得十分不开心。我觉得每天工作时间很长，却没有学到更多的知识，也没有提高。在与我的老板沟通后，我清楚地意识到我的时间是最宝贵的，我需要提高效率。

在老板的指导和支持下，我先设置了‘回答问题时间’，其他人只有这时才能来找我，其余时间我则可以专心编程。这样一来，我就拥有整块时间来有计划地完成我想做和需要做的事。

另外，我们设立了一个目标，就是要让其它组能自力更生，不能事事都来找我们。经过一段时间“授人以渔”的训练，我终于能够腾出时间去学习新的技术和管理经验了。”

如果不是有这个经验，潘正磊不但不会有现在的成就，而且可能还在同一间办公室里每天回答着各种问题直到精疲力尽为止。

列待办或完成事项清单

管理时间也可以使用一些管理方法，比如，有名的GTD(Getting Things Done)时间管理法：

总结起来，管理时间的两个很重要的步骤就是列待办事项清单和完成事项清单。

待办事项清单用来提醒你做事情，完成事项清单用来审视你的时间安排。

待办事项清单强调目标，而完成事项清单重在展现成就。

列待办事项清单，你会知道什么时候该做什么事，这样你做事就会更加有条不紊。而每日列完成事项清单时，你会看到自己一天做了什么事情，哪些事情有必要做，哪些事情可以稍微推后等等。此外，当看到一天完成的事项很多时，你的满足感会提升，你就越有可能坚持下去。

关于怎么列待办事项清单，可以如前所述，每天把该做的事情列出来，并对该做的事排好优先次序。

那么要怎么列完成事项清单呢？

可以参考以下步骤：

第一组，认真回忆并记录今天都做了什么，并注明花费的时间。

第二组，先坚持一个星期，每晚记录时间开销,再往后坚持。

第三组，每周或每个月总结这段时间做了什么，进行反思。

可以根据个人时间和需要选择不同的记录时间段。

在记录过程中或记录完之后，看着这些内容，你就知道时间都去哪儿了。这样，你会知道如何更有效地管理时间。

注重提升效率

当大脑疲于工作的时候，对着任务就开始犯困，于是拖拖拉拉地做着，也不一定做得了多少。这个时候反而不如放松或者稍微休息一下。可以参照番茄工作法进行调整：

想要有效率，可以在身体和精神两方面做好准备：

1. 提高体力

有没有发现动脑子的时候饿的快？脑力工作也是相当耗体力的哦。所以体力是大脑与身体能持续高效工作多久的基础。腾出时间，去健身房吧。运动运动，工作起来你会更有效率。

2. 做事专注

大多数人在专注时会把事情完成得更快更好，所以尽量一次只做一件事情。可以设定一段时间，在该段时间内专心做一件事情。在这个过程中，如果大脑中冒出其他未尽事项或一些点子，不妨先写到纸上，继续专注做你手头的事，做完后再找时间处理记录下来的那些事项。

在工作，被电话、客户、邮件、同事等打扰的情况非常多，这时可以采用记录工作法，在被打扰后迅速回到工作状态当中，具体措施如下：

1、如果手头的工作任务重要而紧急时，可委婉说不：告知对方自己有重要而紧急的工作任务需要完成，完成后会过去找TA。

2、如果对方任务不紧急，而且只是短时间打扰你时，可以在交谈之前先把正在进行的工作任务记录到手边的本子上，短时间交谈后继续回到当下任务，完成到一定阶段后，再去完成同事交代的工作任务，并主动更新状态给对方。

3、如果对方的工作确实比较紧急并且无法拒绝，可让对方给自己几分钟的时间，把手头上的工作和思路做个简要的记录，再马上配合同事完成他的工作。回到位置后，查看之前记录的工作进度，继续完成。

利用高效时间

在时间管理中，必须学会运用80∶20法则，即让20%的投入产生80%的效益。

也就是说，要把握一天中20%的精华时间（对有些人来说是早晨，对另一些人来说是下午或夜里），将它们用于最为关键的思考、学习和工作。

每天的时间不可能安排得满满当当，其中一定会有许多空闲的时间碎片。无论是等车的时间、两个会议之间多出的时间还是等电话的时间，都不可轻易浪费。你可以随身带一本你想读的书，或者带一张“To Do List（工作备忘）”或“To Think List（思考备忘）”，有时间时，就把它们拿出来。每天如果能挤出20分钟，一年就有7300分钟的多余时间呀！

给自己一个合理的最后期限

如果一个任务规定一个月完成，人们通常会等到月末才加班加点。如果一个任务没有期限，人们往往会无限期地拖延，直到有一天这个任务确定了完成期限为止。因此，在管理时间的时候，最好能给自己设定一个合理的、略微紧迫的、可以刺激自己不断努力的时间期限。

苹果公司开发Mac OS 8操作系统时，本来计划两年内完成，但每次认为还差半年就可以完成时，总会有人发现新的问题，以至于这个项目看上去永远都是半年以后的事情，结果，苹果公司花了十年时间才真正完成该系统的开发。

在微软，Windows 2000操作系统的研发起初也拖延了两年多，直到微软请布莱恩•瓦伦汀（Brian Valentine）来拯救项目为止。布莱恩•瓦伦汀一上任就制定了一个合理的最后期限，根据这个期限， Windows 2000的开发团队砍掉了将近一半的功能特性（包括比尔•盖茨最在乎的结合Windows 95和Windows NT的源代码的计划），然而产品却及时推出了。

完成一项艰难任务的正确打开方式是：从Deadline往前推-分解目标到每一天-每周一小节确保跟上时间进度-最终完成任务。从现在开始做第一步。

End~

李开复

美国管理会计的创始人麦金西有句话说得好：“时间给空想者痛苦，给创造者幸福。”

我们很多人，尤其是做项目管理的人，都知道时间管理的重要性。每个人每天都是24小时，之所以人与人之间能产生巨大差距（能力、收入、工作成果等等）就是因为每个人的时间观念、掌控时间的办法不同。

甚至有人说，掌握了时间就等于掌握了管理。

今天我们就分享一下对于时间管理的理解，以及几个实用的技巧，希望能给大家带来一些启发。

关于时间管理的认识和常用的技巧我们今天先分享到这里。

由于每个人的具体情况不同，管理时间的方法也不尽相同，我们可以先套用一些常规的方法，再逐渐摸索出适合自己的一套时间管理术。

在这里，我们想强烈推荐项目管理中的“甘特图”来作为辅助时间管理（进度管理）的神器。

甘特图也叫横道图，是以图示的方式，通过活动列表和时间刻度来表示出特定项目的活动顺序与持续时间。比如：

随着对任务清单、时间细分、责任人等等信息的补充，通过一张甘特图，我们就可以清清楚楚地知道“谁”“在何时”“花多久”“做了什么/该做什么”，掌握任务进展和成效，方便我们进行下一步规划部署。

甘特图的实质，就是为了表明如何恰当地安排工作程序和时间，通过与四象限、帕累托定律的结合，是工作效率提高的利器。

我们今天的分享，不仅仅是想介绍时间管理这个概念，更为大家带来了60个可以上手套用的甘特图资料。

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在本文留言环环没法给你呀~

THE END

關鍵字: 时间管理 自由 管理