“電腦死機了！花了一上午時間做的表格全都消失了……”
我經常能在推特上看到有人這樣哀嚎。於是，我通過推特上的自動投稿功能，每天發佈下面的文章：
“我已經說過不止一遍了。使用 Excel 時，請注意設置自動保存，操作過程中也要經常按 Ctrl + S 實時保存。這樣是為了保護你花費寶貴時間製作的 Excel 表格。請一定要這樣做。我每天都能夠看到抱怨資料不翼而飛的推文。”
電腦處於不穩定的狀態，製作表格時電腦突然死機導致做好的資料全部消失，這種悲劇也並不少見。
或者在關閉文件時，最後鬼使神差地按下“不保存”，所有做好的資料頓時全部消失，我也經常聽到有這種慘劇發生。
而這些事情，其實可以用非常簡單的方法解決。那就是經常按快捷鍵 Ctrl + S ，實時覆蓋保存文件內容。
即使掌握了很多 Excel 的功能和函數，並且想要藉此來高效地完成工作，但如果沒能保存做好的資料那就是雞飛蛋打。突發的死機、資料消失這種情況通常都是突然發生的。其結果就是，花了幾十分鐘、幾小時甚至大半天做的表格全部消失。如此一來，我們就不得不重新制作，會使得工作效率大大降低。因此，如果注意經常保存文件，即便出現電腦死機這樣的事，也能將損失程度控制在最低。
我偶爾也會看到這樣的意見：“有時需要管理不同的版本，並不能隨意保存。”但是，如果想要分別保存不同版本的文件，可以選擇“另存為”，每次保存時可以在“文件名”中添加日期。只要不是做應用開發軟件等相關的工作，一般我們在用 Excel 完成工作時，又有多少情況下需要我們保存不同版本的文件呢？
我們應該最優先考慮的是不要丟失製作完成的內容。最簡單的解決辦法就是經常按 Ctrl + S 保存文件。
務必設定自動保存
同時，也要設定自動保存，並且間隔時間儘量要短，最好為一分鐘。設定自動保存後，在電腦發生異常被迫終止操作時，會恢復到上一次保存時的狀態。因此即使 Excel 被強制關閉，等到下次打開文件時也能自動恢復數據。也就是說，如果事先將自動保存的間隔時間設定為一分鐘，遇到這種情況就能恢復到最新保存的版本了。
自動保存的設定方法如下所示：
【文件】➛【選項】➛點擊【保存】選項卡➛在【工作薄保存】中勾選“保存自動恢復信息”➛保存間隔時間設為1分鐘
通過這一方法，再也不用擔心做好的表格突然丟失了。這一點，可以說是提高操作效率的最基本的前提。如有錯誤操作，按 Ctrl + Z 返回上一步“天哪，刪了萬萬不能刪掉的數據！”
平常工作中您一定經常出現這樣的失誤：誤按 Delete 鍵、手忙腳亂中不小心按錯……
碰到這種狀況，請一定要冷靜地按下 Ctrl + Z ，這是返回上一步的快捷鍵。如果一不小心操作失誤，請先試試這個辦法，大多數情況都有效。但如果刪掉的是工作表，那麼就沒有辦法恢復。只好先選擇不保存文件，在關閉文件後再重新打開，這樣就能回到最新保存的版本了。因此，注意經常保存文件很重要。想暫停時按 Esc在單元格里輸入內容時，有時候需要暫停輸入。這時候如果先按下 Enter 鍵的話，輸入內容就確定了，想要刪除的話，需要按下 Delete 鍵。而我只要按下 Esc ，就能馬上取消輸入操作。
另一方面，不小心打開了功能窗口時，除了按窗口右上方的×，也可按 Esc 鍵直接關閉。
