一
01 說明不屬於國家規範標準內的公文文種
從標題來看，《湖北省紅十字會關王"N95口罩36000個”接收和使用情況更正說明》（以下簡稱“更正說明”）不屬於公文文種，行政機關的公文種類主要有（《國家行政機關公文處理辦法》第九條）：
（一）命令（令） （二）決定
（三）公告 （四）通告
（五）通知 （六）通報
（七）議案 （八）報告
（九）請示 （十）批覆
（十一）意見 （十二）函
（十三）會議紀要
《更正說明》屬於一般性應用文。
應用文按性質分為：
一般性應用文，指法定公文以外的應用文。一般應用文又可以分為簡單應用文和複雜應用文兩大類。
簡單應用文指結構簡單、內容單一的應用文，如條據(請假條、收條、領條、欠條)請貼、聘書、文憑、海報、啟事、證明、電報、便函、說明等;
複雜應用文指篇幅較長，結構較繁、內容較多的應用文，如總結、條例、合同、提綱、讀書筆記、會議紀要等。
公務文書又稱為公文，它是指國家法定的行政公務文書。
將《湖北省紅十字會關王"N95口罩36000個”接收和使用情況更正說明》變更為公務文書，選用哪一類公文文種比較合適呢？我們選幾個比較接近的公文文種分析：
通報：用來表彰先進，批評錯誤，傳達重要指示精神或情況時使用的公務文書。通報適用行政機關，黨務機關及人大使用。
但是通報的發佈範圍，往往是在一個機關或一個系統內部使用，所以不合適。
通知：運用廣泛的知照性公文。用來發布法規、規章，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理某項事務等。
人稱為“事前諸葛亮”，通知再前，通知內容處理再後。所以不合適。
通告：適用於在一定範圍內公佈應當遵守或者周知事項的周知性公文。處理的事是周知小事，服務的是民生大眾。所以很合適。
那標題可以修改為《湖北省紅十字會關於"N95口罩36000個”接收和使用的通告》。
02 用語不嚴謹 缺乏規範化
該《更正說明》，單位使用不一致，有的是“萬個”，有的是“個”：
現將捐贈的"N95口罩36000個” 更正為“ KN95口罩36000個”,其流向“武漢仁愛醫院1.6萬、武漢天佑醫院1.6萬”更正為“武漢仁愛醫院1.8萬個、武漢天佑醫院1.8萬個”。
應修正為：
現將捐贈的"N95口罩36000個” 更正為“ KN95口罩3.6萬個”,其流向“武漢仁愛醫院1.6萬、武漢天佑醫院1.6萬”更正為“武漢仁愛醫院1.8萬個、武漢天佑醫院1.8萬個”。
公文中數字的使用有一定的規範：尾數有多個零的整數值的寫法，可改寫為以萬、億作單位。
例如：237000000可寫成23800萬或2．37億，但不能寫成3億4千5百萬。
03 常識性錯誤
- 落款中，將日期2020年1月31日錯寫成2019年1月31日，這犯了常識性基礎錯誤。
- 將“KN95口罩”誤寫成“N95口罩”。
準確、平實是公文最起碼、簡單的要求，可實際情況是基礎性錯誤接踵而來。比如日期錯誤、多出標點符號或是錯別字。
多檢查，勿急躁是避免此錯誤的唯一辦法。
- 用印不規範
公文用印有一個標準要求是“上不壓正文、下壓日期”，也稱作騎年蓋月，意思是說章的邊緣要穿過年份的數字，且把月份數字包在裡面。如下：
04 語言用語不恰當 表述顯累贅
《更正說明》第二段對醫院求助急救物資描述到：
當時，武漢科技大學附屬天佑醫院、武漢仁愛醫院向省紅十字會發來緊急求助信息，申請緊急救助，提出也參與了新冠肺炎防治工作，在本醫院也有很多發熱群眾候診就醫，急需防護用品。
表述缺乏最基本的邏輯，且顯得累贅，修改如下：
與此同時，武漢科技大學附屬天佑醫院與武漢仁愛醫院在應對新冠肺炎防治工作中，均出現醫療防護品物資緊缺，並向我會發出緊急求助。
05 結構邏輯層次混亂
《更正說明》有三段組成：
第一段：發佈信息後被質疑-核實-更正；
第二段：本批物資從哪來，去了哪裡，為什麼去；
第三段：確定更正並表歉意。
可以看出，它採用的結構是總—分—總式。
說明文的總分式結構一般有三種形式:
(1)總—分 先總體的概括，再分說，結尾沒有總結性的語言；
(2)總—分—總 先總體的概括，再具體來說，最後再總結；
(3)分—總 先具體來說，最後總體概括。
不過在段落內容佈局上，存在內容結構混淆。
毛澤東在1951年1月主持制定的《中共中央關於糾正電報、報告、指示、決定中的文字缺點的指示》中特別加了一段：
“一切較長的文電，均應開門見山，首先提出要點，即於開端處，先用極簡要文句，說明全文的目的或結論，喚起閱者注意，使閱者腦子裡先得一個總概念，不得不繼續看下去。”
《更正說明》段落結構可以這樣修改：
第一段：核實-更正；
第二段：更正的原因，更正物資從哪來，去了哪裡，為什麼去；
第三段：確定更正並表歉意。
二
原文修改後（內容是本平臺引用立場，與落款單位無關係）：
湖北省紅十字會關於
"N95口罩36000個”接收和使用情況
更正說明
2020年1月29日和1月30日，我會先後在“博愛荊楚”微信公眾號和門戶網站公佈了第一批次防控新型冠狀肺炎捐贈物資使用情況信息，據核實，該信息第14條數據存在漏洞，現更正如下：
1.捐贈的"N95口罩36000個” 更正為“ KN95口罩3.6萬個”；
2.流向“武漢仁愛醫院1.6萬、武漢天佑醫院1.6萬”更正為“武漢仁愛醫院1.8萬個、武漢天佑醫院1.8萬個”。
2020年1月26日,一家愛心企業向我會捐贈3.6萬個KN95口罩。經向衛生健康部門瞭解,該型號產品僅可用於普通防護，不能用於新冠肺炎治療一線醫護人員防護。與此同時，武漢科技大學附屬天佑醫院與武漢仁愛醫院在應對新冠肺炎防治工作中，均出現醫療防護品物資緊缺，並向我會發出緊急求助。
經溝通，我會將該批口罩平均捐贈給武漢科技大學附屬天佑醫院和武漢仁愛醫院（數量皆為1.8萬個。）
而後使用情況公佈後，有網友對第14條記錄“N95口罩36000個”的接收和使用提出疑問。我們迅即複核,發現確因工作失誤導致公開的信息不準確。
對因工作失誤導致捐贈信息發佈不準確，我會深表歉意。我會將在今後的工作中加強工作嚴謹度，杜絕此類事件再發生，歡迎社會各界對我會工作進行監督。
特此說明。
湖北省紅十字會
2020年1月31日
以上，
祝好。
歡迎關注@綜合辦公室主任，6年主任實戰經驗，通關辦公室各類技能。公眾號：綜合辦公室主任
