本文轉自CSDN博客 作者：女王の專屬領地
原文地址：https://blog.csdn.net/Julialove102123/article/details/89420440
全文：6907字 閱讀時間：20分鐘
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點頭像私聊可獲取《一張紙項目管理》EXCLE模版。
愛因斯坦："每件事都應該簡單到不能再簡單"。
沒有一個項目經理會反對簡化的必要性，但是困難在於我們在太簡單與太複雜之間很難把握概括總結的平衡性，並用高效簡潔的手段進行視覺化呈現。特別我們在對上層管理者進行項目彙報的時候，很容易掉進"細節綜合症"的大坑。我就遇到過，在剛入職場對ceo進行項目彙報的時候，一共10頁ppt講了1個小時，結束後，帶我的leader說在這層級的彙報中不需要事無鉅細的講的太仔細，我們的目標是什麼要先搞清楚，現在我們的目標是讓上司知道我們這個項目的價值，讓公司願意劃分資源給我們，是要說服對方，還沒到項目具體實施那一步，感覺還是有一些收穫的~
"細節綜合徵"的表現形式：
1.認為通過展示更多的"內部運作"，結論會更有說服力
2.展示所有知道的，並讓老闆知道我所知道的
3.為了追求一個細節，打開更多細節的閘門
4.因為我們已經知道狀態情況，所以我們無法意識到注意力已經被細節分散了
……
而"一頁紙項目管理"正是基於這些痛感來設計的項目控制與彙報的管理工具。
項目管理的五個基本元素：
閱讀順序：目標-->任務-->時間-->責任人-->成本
項目管理的過程：
導言
一頁表格來管理項目，為高層管理者準備的一種項目管理工具或者說一份報告，這個工具使我們可以方便地與高層管理者就項目情況進行溝通，激勵並保存各任務，對自己的工作負責。是用很直觀的方式來體現項目之間的管理關係，它的核心要素可以分為以下幾點：目標、主要任務、完成時間 負責人及優先級。
1.任務：怎麼做？
任務：任務是項目的中心，主體，為了實現目標，必須要完成的任務。他們是項目的基石，缺一不可，即需要完成的工作的細節
2.目標：是什麼和為什麼？
目標：目標即是願景，項目的目的地。有範圍的目標和階段範圍的目標。
3.時間線：何時？
時間：何時完成。時間線度量的是工作應該是何時完成，實際上又是何時完成的，時間線可能是彈性。可寬展的。（當然需要增加項目的預算）
4.成本：是多少？
成本：項目的支出可能有硬成本，如諮詢成本和機器成本；也有軟性成本，如項目僱傭的人員和成本成可能會複雜。
5.負責人：是誰？
負責人：誰做項目承擔者，這個很關鍵。管理層清楚地知道誰負責哪些任務，清晰的所屬權明確顯示了。
一頁紙的項目管理表格在一個頁面上呈現：
項目的哪些部分是按進度進行的，哪些部分超前或落後於進度；
項目的每個主要任務都由誰負責；
項目執行預算和滿足目標的情況如何，有哪些主要問題；
目前的總體進展如何；
此外還要求提供未來三個月的預測。
通常情況下，OPPM適用於一個獨立的項目，有多個任務組成，有子目標和不同的負責人。但也可以應用於項目集的管理，統一製作，大的OPPM項目可以從屬很多個小型的OPPM。
概括的說一下一頁紙項目管理如下：
一頁紙項目管理的一個與眾不同的亮點就是它會適度的忽略精確性。
一頁紙項目管理使大家輕而易舉地就看清了項目負責人的一舉一動，當它在項目中發揮作用的時候，這些項目負責人便完全暴露在眾目睽睽之下了。
一頁紙項目管理所適用的項目範圍異常廣泛。
一頁紙項目管理並不是要替代已有的工具，它的作用是在原有的基礎上錦上添花。
通過使用一頁紙項目管理，項目的勝利果實就能得以進一步地鞏固，項目本身也會有更大的提高。
一 、一般性OPPM12個構建步驟
Part1: 標題
1.項目名稱：
2.項目經理：
項目經理的選擇，要充分考慮到他（三圈：上、下、外）溝通能力，當然人無完人，但關鍵性品質：" 實話實說。"永遠不要向你的管理層或團隊隱瞞關鍵問題,因為沒有人喜歡意外,並且當別人瞭解到你遇到的問題時，你可以從他們提供的幫助和支持中獲得意外的驚喜。
3.項目目標：確立項目的目標，與項目下達者的溝通模板：
1）你想從這個項目中得到什麼？
2）我們如何衡量項目進展？
4.項目報告日期：
要點：
在項目開始之前，請了解項目管理"4Alpha"法則
1 ) 早點合作；
2）建立節奏；
3）傳遞完整、清晰、簡潔的消息；
4）為持續改進開闢通道。
Part2: 責任人
這些人是項目主要組成部分的管理人員，也是關係到項目管理成敗的人。
要點：
1. 要儘可能的控制負責人和助手的數量，一般一個OPPM 3到4個人的團隊就比較適宜，如果是大項目，建議進行OPPM擴為多頁，進行分頁處理。保證每個子OPPM團隊在3到4人左右即可。
2. 組建團隊成員時，需要確定團隊人員參與的時間 ，是全職還是兼職，如果是兼職一定在確認團隊時就與其直接主管取得充分溝。贏得一個出眾成員的兼職時間，比贏得一個平庸成員的全部時間更有價值。
3. 團隊組成儘量多樣性，無論是利益多樣性、性格多樣性。
Part3: 矩陣
我們可以把OPPM的矩陣溝通比作項目的從頭至尾的指南針功能。
要點：
使用方法及標準統一：項目經理需要指導每位成員怎麼建立並使用好OPPM的管理工具。
Part4: 項目子目標
一個項目通常把子目標分成3-5個。
要求：簡單、直接、切中要害、具有價值。
例如：坦納公司1000萬級的自動化配置中心項目的子目標就被分為了：
1）完成固定資產建設
2）系統運行
3）人員部署
要點：一般來說項目平衡的變量（方向）
1）時間
2）資源 ：人力和財力
3）範圍
Part5: 主要任務
主要任務是OPPM所有組成元素中，最重要的。關於工作分解機構可以參考工作分解結構（WBS)的內容。而OPPM關注的是最高層，是寫給高層管理者看的。
要點：
1.你必須獲得所有參與者的接受和認同，每項任務至少分配一個負責人；
2.確保負責人及其他責任顯示的OPPM跟進表一致性。
3.每項任務要明確，一邊與其他任務區分。（開始結束、效果……）
4.報告期內，平均2-3個任務頻率合宜，為期9個月的項目，大約18個任務就可以了。
5.項目安排上是需要持續迭代演進的。
Part6: 主要任務和子目標一致
用符號來體現，任務和子目標的關聯性。
要點 ：
每個任務都至少有一個與之相關的目標。如果某項任務與目標不相關，要麼是因為這項任務毫無意義，不應放進OPPM，要麼是因為子目標不完整。
Part7: 報告日期
估算項目的總時間跨度，將時間線分成可測量的時間段，與管理層溝通報告的彙報頻次。
要點：
報告週期可能會有所不同，比如項目啟動期，管理層可能要求每週或每兩週報告以此，但是項目進入正軌，每月一次報告就夠了。
Part8: 任務與報告期一致
把任務和時間線關聯起來。用不同的圓圈，區別出里程碑式結果。
要點：
圓圈的圈數並不能表現任務要求的進度。
Part9: 把任務和進度計劃分配給責任人
主要任務事項責任人分級制：
a 主要責任人
b 二級責任
c 三級責任。
要點：
每項任務主要負責人有且只有1個。
誰承擔任務由團隊共同協商決定，項目經理可以牽頭協調。
Part10: 風險，定性問題和其他評價指標
主要處理的是OPPM項目管理中的主觀定性問題,用交通信號燈的顏色來表現情況。
綠色：可接受 （滿意）
黃色：擔憂
紅色：危險
Part11: 成本和評價指標
只要給每一個預算部分製作一份橫道圖
綠色：預算範圍內；
黃色：超出預算但是可以恢復；
紅色：超出預算但無法挽回。
Part12: 概述和預測
好的概述與預測可以理清模稜兩可的事情,弄明白所有疑問,避免潛在的誤解,進一步來說它是讓管理者瞭解項目目標、任務、負責人、時間線的溝通解釋工具。
要點：
你只需要在"概述和預測"中做出所有必須的解釋，不要在附加其他頁面和圖表，管理者不會去讀它們。
二、一頁紙項目管理表格的建立流程
1、標題欄的書寫
頂部的標題欄要有清晰的項目信息出現，包括項目的標識，項目名稱，項目經理名字等。其中要注意的是項目名稱的制訂，這是一個高層在瀏覽時經常會看到的名字，你應該把最重要的引導意向在名稱中清晰的顯示出來。例如項目名稱為"Q3完成5000個在線訂單的項目"就比"Q3在線訂單項目"要清晰的多。
2、寫入項目中的各個成員姓名
在項目中需要出現的各個成員姓名應在第二步寫入到OPPM中，請注意如果成員過多，那麼要只寫入重點成員或小組負責人的姓名。如果名字過多則會導致"責任分散效應"。 責任分散效應也稱為旁觀者效應，是指對某一件事來說，如果是單個個體被要求單獨完成任務，責任感就會很強，會作出積極的反應。但如果是要求一個群體共同完成任務，群體中的每個個體的責任感就會很弱，面對困難或遇到責任往往會退縮。因為前者獨立承擔責任，後者期望別人多承擔點兒責任。"責任分散"的實質就是人多不負責，責任不落實。
3、瞭解OPPM中的矩陣概念
通過一箇中央矩陣讓項目中的各個關鍵信息都出現在表格中並與四周信息一一對應：任務、時間、成本、目標、概述&預測
4、目標矩陣對應的項目子目標
在最右側的目標矩陣對應中，我們可以羅列3-4個項目的子目標，這和WBS工作分解結構是一致的，請注意下圖，頂部項目目標是工作分解結構的第一層，左側目標矩陣對應的3-4個子目標是工作分解結構的第二層，而中間各項任務則是WBS的第三層（底層），在OPPM中，這一層已經無法再分解。
5、填寫主要的任務
主要任務最多隻能填寫20項，如果過多，則需要拆成不同的項目或子項目去執行。
6、確定子目標與主要任務的關聯關係
你有4項子目標，13項主要任務。他們的關聯關係用空心圈來表示，第1、2、3項主要任務和第一個子目標"訂單抓取"有著直接關聯關係，於是他們之間的匯合格子被畫上了空心圈。
7、確定項目的時間線
確定時間記錄的頻率時，請考慮里程碑。
8、將主要任務所佔用的時間確定下來
9、確定項目成員和工作任務的關係
還記得第二步我們填好的項目組成員？他們必須對應所有的工作任務，在每一項工作任務中，有且只有一個成員對此有最高責任，他被標記為"A"，請記住，每一行可能有多個B或C，但有且只有一個"A"，為什麼？責任分散效應！每件事，你只需要一個負責人，其它人協同。
10、沒辦法用時間標記的任務
在項目中，有些任務可能貫穿始終，可能與第三方有關，但卻無法跟隨整個項目的時間表，例如"可用性測試滿意度最終達到90%"。那麼就記錄在下表的位置吧，同樣，你需要負責人對此負責。
11、成本記錄
不多說，看我群共享的基礎表格，公式已經做好，每一次彙報時根據實際需求填入預算和實際發生的偏差吧。
12、最後寫入摘要和下一步計劃
中央矩陣的最下方，寫入本期OPPM的摘要和下一步行動計劃或項目發展預測。同樣的，你必須少說一些才能用一頁紙表達清楚。通過以上進度，預計什麼時候可以完工；有哪些主觀績效的部分出問題了，可能造成什麼樣的項目影響。
處理完初始表格就需要在項目進行過程中對項目進行實施跟進了。 項目進行狀態首先是標註目前的時間點，對已經進行的目標進行加粗處理，指出現在項目的時間軸。 其次是每個項目的任務完成情況。 實心原點表示完成，空心表示未完成。如按原計劃完成，那麼標粗的豎線應該是分割兩種任務狀態的，如出現豎線前有空心，則表示有任務未完成，如果隨時間推移，一直有這個問題，一定得調查原因，解決此問題；打點的方式標明項目進展情況很容易理解，需要注意的是，項目團隊成員一定要團結一心，PM應該在項目簡歷初期和隊員們一道齊心協力將日期一個一個確認後，才向上級報道；這個過程也是統一思想，明確進度的過程；
為了使項目進度更加直觀，OPPM規定了三種顏色來提醒讀表人。
綠色：進展順利信號 —- 項目進展好的時候當然要讓老闆知道
黃色：進展令人擔憂 — 需要被迅速解決
紅色：進展非常危險 — 引起重視，各部門也要付出心血解決。
同樣花費也可以使用圖形化進行標識。
三、案例
轉載自：簡書【曹門霞客行--https://www.jianshu.com/p/7671da3856da】
為什麼要一頁紙項目管理
項目管理最重要的是溝通，項目經理90%以上的時間都花在溝通上。
項目管理的文件特別多，項目啟動書、項目管理計劃、干係人冊等，加上零零總總的各種會議記錄，如果是大項目，項目文件沒有成千也上百了。
作為項目經理兼顧著橫向和縱向的溝通，橫向牽涉到各部門、外包公司等，縱向牽涉到對上溝通和對下溝通，就像俠士仗劍走天涯一樣，項目經理亟待一頁紙協助溝通和推進
人人都是產品經理社區推薦了【美】克拉克著的《一頁紙項目管理》，雖然是小表格一張，但麻雀雖小五臟俱全。
製作一頁紙的項目管理表
最近主要做兩個項目，其中一個是跟京東金融合作消費金融和供應鏈金融，設計到APP開發等事宜，因為考慮到保密性，故而不以其為例，換成我的健身項目——拉丁舞（任何事情都可以看做項目進行管理，重要的不是項目，而是管理項目的思維）
圖1位製作一頁紙的項目管理表，包含了幾個重要的要素，項目的領導、項目名稱、項目目標、項目的結束時間、項目的主要任務、項目的負責人/優先級等，這些表頭部分比較重要，一般在項目啟動階段，由項目負責人、項目經理等溝通確認。
圖1
- 項目領導：一定要明確，對項目負責，背後還牽涉到資源等
- 項目名稱：一定要取一個響亮的名稱，尤其在大公司，有很多項目的情況，響亮的名字，第一時間搶佔大家的心智資源，比如我取的名字"一曲醉人的拉丁舞"
- 項目目標：項目目標可以根據SMART原則來確定，明確的、具體的、可衡量、可實現的等，比如我的目標就寫了"瘦10斤"
- 項目的結束時間：項目的deadline，給項目干係人心裡設定一個錨，在這個時間前，集中完成項目
- 項目的主要任務：對工作包進行分解，分解成各個模塊，比如跳一曲拉丁舞，要練習"基本功、基本舞步、舞蹈套路，最後是成形的舞蹈"
- 負責人/優先級：每一個工作包都分配一個負責人，有可能有多個人負責，因此根據位置，有優先級負責人，先是A，後是B
詳解目標分解
先把大的項目目標進行分解，可以按照階段或者程度進行分解，比如我將大的項目目標分解成三個"瘦10斤、舞蹈表揚和拉丁教學"
目標分解後，跟主要任務一一對應起來，主要任務中涉及到某項目標時，用"O"表示，比如"壓腳背"這項任務，涉及到"拉丁舞教學"，但不涉及到"瘦10斤"和"舞蹈表揚"；"開胯"，涉及到"瘦10"斤和"拉丁教學"的目標。
圖2
對比圖1和圖2，分解的三個目標被圈出來，發現空心"O"變成實心；主要任務中"壓腳背"、"找準重心"、"力量下沉"的1月和2月工作，空心"O"變成實心。
意味著項目進行到2月底，"壓腳背"、"找準重心"、"力量下沉"的工作任務已經全部完成，所以此三項工作涉及到的目標也全部完成。
圖3
對比圖2和圖3，注意細節，如果力量下沉這一項工作，在3月份，安排了工作，那麼力量下沉對應的2個目標"瘦10斤"和"拉丁教學"就沒有完成，還是空心"O"。
詳解主要任務
圖4
請看圖4，縱向看"壓腳背"、"找準重心"、"力量下沉"和"開胯"4項任務，1月份工作均完成，所以空心"O"變成實心。
項目執行到2月份，只有"找準重心"和"動作的延展性"兩項工作完成了，所以空心"O"變成實心，沒完成的兩項工作"力量下沉"和"開胯"，還是空心，意味著工作沒完成，訓練沒趕上進度。
詳解負責人/優先級
圖5
請看圖5，這張表在這完全體現了精妙之處，原本項目人員安排表，就是一張單獨的表格，這裡非常巧妙的嵌到一頁紙的表中。
- 將項目成員列出來，比如項目成員"霞客"和"班長飛飛"。字母"A"到"B"優先級別逐漸降低，字母"A"代表最高優先級別。
- 主要任務涉及的項目成員，就用字母在"負責人/優先級"一欄中表示出來，比如"壓腳背"這項主要任務中，只涉及到"霞客"，"班長飛飛"一欄中便空著。
- 主要任務涉及到2名以上的成員，就用字母表明優先級別，主要任務"開胯"中，"霞客"優先級別高於"班長飛飛"，故而"霞客"對該項任務負主要責任。但主要任務"完整舞蹈表揚"，"霞客"和"班長飛飛"的優先級別都是"A"，兩人都對結果負責任。
詳解成本條形圖
圖6
看圖6，先將大塊的成本支出標記出來，比如"課程費"、"服裝費"和"交通成本"。
按照項目的時間進度核算項目成本，比如到2月份，項目的成本進度應該在20%：
- 課程費的成本績效為20%，在控制範圍之內，故而用綠色條形圖，表示安全；
- 服裝費的成本績效為50%，超過了控制範圍，故而用黃色條形圖，表示超出預算，需要調整；
- 交通費的成本績效為78%，極大的超過了控制範圍，故而用紅色條形圖，表示亟待調整，啟動變更等，控制風險。
紅、黃、綠就跟交通信號燈一眼，讓人一眼明白，成本的情況，一秒找到重點。
詳解概述和預測
圖7
看圖7，如圖所展示的，對項目進行概括性表述，尤其是預測性內容，項目是否可以如期完成，費用是否OK，有什麼變更或者問題，針對問題是否已經出具解決方案，人員安排到位否，是否安排培訓……
總結性的文字，起到的是畫龍點睛的效果，少而精即可。
一頁項目管理的妙用
再用不用擔心浪費紙張啦，愛護地球，珍惜資源，一張A4紙即可；
直接溝通，有總負責人、各工作任務負責人，如果有需要，甚至可以越級溝通，只要可以解決問題；
一目瞭然，一張在手，心裡不慌，完全不用擔心雞同鴨講的局面。
四、思考
