如何做好工作任务安排？

评论员菠萝哥2018

做好工作任务安排，准备的来说就是让合适的人去合适的事儿。对于领导管理体系比较复杂的，其实作为领导要的是满意的结果，至于过程无需过多把控关注，很多集团性质的大公司因为体制的问题比较复杂，领导交办的一件事情可能会因为上传下达的次数过多导致工作效率下降，工作结果差强人意，其实作为高层领导，安排任务分人分事，也分亲力亲为的情况。管理层做的更多的是会用人，了解每一个员工的长短处，工作交办预期的结果也是领导可以预先了解的，职场做的人都是一步一步爬起来的，每一步阶段和思维都是历经过的，安排工作做好PDCA监督汇报机制，大公司按照结果来论功行善，小公司结果和过程监控做事，确保任务进展按部就班。

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一是计划功能。我们先确定每天的计划工作量，日常工作安排一部分就是来自于将阶段性工作目标的分解，另一部分就是日常的临时安排。所以一定要掌握好轻重缓急。我们要先把这些每天工作任务全部纳入到“收纳箱”里。

二是时间安排。收纳箱里面的计划都是杂乱无章的，接下来需要将“收纳箱”里面的任务直接拖拽到旁边的四象限表格中，按轻重缓急一次对应。对于临时安排的事情，可以直接通过各个象限右上角的“+”点击添加即可。这样每项计划都井然有序了。

三是进行笔记。对每项任务在完成过程中都要有记录。人的大脑更多的时候起到的是判断的作用而非存储记忆，所以，任务既然完成了就没必要在过多的去关注，反正有备注随时都能看到。所以，没完成一项任务直接勾选即可，也是看上去很清晰。

四是工作总结。一键生成工作总结。有了前面的积累，日事清就能够一键生成工作总结了。每天的工作安排其实不仅仅是一份工作计划，应该是一个流程，不但有计划还有有执行，所以才会有上面的备注和总结等。另外，总结的另一个功能就是为下一次的计划提供参考，所以我一般会在第一天工作结束就用日事清做出一个第二天计划的基本框架。

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你在工作中，是不是会经常觉得工作内容很多，时间又不够用，经常忙中出错。可能在给老板、给客户汇报时拿错了材料，可能有一笔重要的费用事到临头才发现没走申请。你可能会觉得，这些都是小事，再认真、仔细一点就能解决。

但事实上，像这样的问题，在很大程度上，并不是我们不够细心导致的，而是我们不知道，如何才能把手头工作组织得井然有序，或者说，我们缺乏一套指导自己如何做事、如何工作的体系，以至于顾此失彼，忙中出错。

那该怎么做呢？《精益工作法》这本书的作者，建议我们不妨学习一下世界顶级大厨的经验。你看，顶级大厨的餐厅一般口碑都很好，从来不缺人流，每天要处理数以百计的订单。再有，吃饭这种事，客人都是踩着饭点扎堆来，饿着肚子等上菜，菜上得稍微慢点，就会提出抗议。

所以，大厨要面对的任务量之多，时间压力之大，放到职场上其实是非常罕见的。考虑到后厨不富裕的人手、局促又嘈杂的环境、容易过期的食材这些众多不利的因素，当大厨的还能让所有的客人，都及时地吃上精美的饭菜，让人们慕名而来，满意而归。这里边值得我们学习的太多了。

也正因为后厨工作这样的特点，这个历史悠久的行业，发展出了一整套堪称精致的工作哲学，叫做“精益部署”。既然是工作哲学，那就注定了精益部署来源于厨房，又超脱于厨房。它包含的价值准则和行为规范，完全可以用来指导其他行业的人们，尤其是如何在时间紧、任务重、资源有限的条件下，依然能够像世界顶级大厨那样游刃有余，不仅少犯错，还能把工作做到卓越。

第一部分

我们先看第一部分，精益工作法的时空观，也就是说，该如何利用好我们的工作时间和工作环境。

先来问你一个问题：你觉得对于一个大厨来说，他把哪项工作职责干好最为重要呢？相信很多人的第一反应是，那肯定是做菜好吃最重要。但实际上，在大厨眼中，在他众多的工作职责中，烹饪工作只能排第二，谁排第一呢？准备工作排第一。

因为餐厅的菜单中，隐含着大厨对顾客的一个重要承诺，那就是“按需供餐”。什么意思呢？就是说，菜单上边的东西随便点，你能点我就能做。要履行这个承诺，做到“按需供餐”，大厨一般在头天晚上工作结束后，就会让所有助手们，着手制定第二天的计划。否则，等顾客点了菜，你发现这儿缺了个食材，那儿缺了个调料，留到跟前儿现准备，那是绝对来不及的。

第二天的计划都包含哪些东西呢？这里边会写清楚明天需要用到的工具、食材，供餐前用到哪些，供餐中又用到哪些。由于后厨中的灶位分很多种，有烧烤、炒菜、煎炸、甜点、开胃菜等等。对于每个灶位来说，他们都需要做哪些操作，这些操作的先后顺序是什么，每一步操作大概需要多久。如果是准备宴会，会具体到几点几分切片、几点几分装盘，这些都需要写清楚。精确到这个程度，一个合格的行动计划才算是完成了。

这是大厨们做的计划。相比之下，反倒是很多高学历、高收入的白领，在开启新的一天工作时，没有任何计划可言。每天早晨匆匆赶到办公室，临时做决定，蒙头就干，干到哪儿算哪儿。其实，很多人都曾经尝试着制定每天的工作计划，打却很难严格地去执行，最后不得不放弃。之所以会出现这种情况，可能是因为他们陷入了一些误区。

第一个误区，是把工作计划，等同于列清单。很多人在做计划时，只是单纯地把要做的事情，逐条记录下来，形成一个流水账一样的待办事项清单。问题是，越忙的人，清单越长，一眼望过去几十条、上百条记录，头都大了。它不仅不能起到任何计划的作用，反而会增加你的心理负担，恨不得永远不想再打开它、面对它。实际上，你列好的那些工作清单、待办事项，充其量只是一个毛坯。

你可能会说，我也知道每天的工作计划应该是一个时间表的样子，问题是清单里那么多记录，我先干哪个后干哪个呢？好像挺为难的。这就是第二个误区，我们很多人，会把清单里的事项，混在一起进行排序，特别容易混乱。

我们不妨来看看大厨是怎么做计划的。前边我们提到了，大厨会把待办事项，分配到后厨的每个灶位上，烧烤这边的待办事项组成一个排序，煎炸的待办事项又组成另一个排序。我们也可以想象自己手下有若干个灶位可以利用。比如说，对于一名销售来说，他拥有的三个灶位，可能就叫做内部沟通、拜访客户，还有学习产品。三个灶位几乎可以承接他所有的待办事项。这就相当于把待办事项分成了三类。分类之后再排序，哪些客户要优先拜访，哪些产品要优先学习，这个逻辑就容易理清了。

接下来，你只需要把每个灶位上，排在最前的几件事放进时间表里就可以了。这意味着，你的关注范围一下从几十条、上百条记录缩小到十几条，局面豁然开朗。

什么意思呢？简单来说，就是用特定的时间，做特定的事情。比如说，你在晚上9点后受到的外界干扰较少，有利于你将头脑沉浸在一些创造性的工作中，那么你就可以把它作为一个工作惯例。但凡遇到写作、阅读的事情，你会优先考虑把它们交给这个惯例来执行，安排在9点之后这个特定的时间段。相反，有些时间段，你觉得更适合完成一些，需要和别人协作的工作。一般来说，每天刚上班的头30分钟，最适合处理一些合作类的事情，比如，转发客户邮件给你的老板，请他安排相关人员跟进；把需求发给合作方，请合作方出设计方案。在上班的第一时间轻轻推动一下，然后等待结果和反馈就可以了。

如果把制定计划的范围扩大到生活中，你还可以设置亲子时间，设置做家务的时间等等。当然了，惯例的设计没有固定的类型，完全取决于你自身的需要。当你的时间表上确定了大量的惯例，你就有了一个可以重复使用的框架，判断哪些事适合放在哪个时间段，会变得非常简单。

除了时间安排之外，大厨们的精益工作法，还有一个很重要的因素，那就是对于工作空间的管理。

当一位厨师面朝灶台，准备做菜的时候，他站立的位置，其实大有讲究：食材一般摆放在厨师的右侧后方，按照入锅的顺序或者装盘的顺序排列。而做菜的工具，一般摆放在厨师的左侧后方，摆放的位置每天都要保持不变，闭着眼也能找得到。厨师站在灶位、食材和工具这个三角形的中心，一旦烹饪启动，他可以保持双脚原地不动地把菜做完，中间没有任何不必要的停顿。

不但如此，这样安排空间，还能在很大程度上保证，工具用完后放回到它们应该在的位置上，做菜时产生的废料，会及时出现在垃圾桶中，手上的污渍，会在第一时间清理干净。总之，大厨会要求自己边干边清理，始终把工作环境保持在最佳状态上。

我们平时在办公室处理的那些工作，它们并不像做菜，有那么多的重复性动作，这就在很大程度上，让我们低估了空间的价值，甚至平时根本就不去认真地考虑这一点。花上几分钟寻找一件重要的物品，花几个小时重写某个丢失的文件，相信大多数人都有过类似的经历。这就是缺乏空间管理的表现。工位杂乱往往意味着头脑混乱，这会让你时不时犯一些低级错误。相反，整洁有序的空间，会带来愉悦和平静，让你在应付各项工作时更加从容。所以，办公室的空间管理绝不是可有可无的。

具体怎么做呢？举个例子，你工作时用的电脑，可能是办公室最重要的工作空间之一。我们都知道，要把不同的文件、资料，存入不同的硬盘，不同的文件夹中，方便下次找到。这是我们都会做的。

但问题是，一旦出现了新的物品、新的文档、新的信息，随着这些内容越来越复杂，越来越混乱，你应该怎么办？最好的处理方式，当然是该归档的立刻归档，该删除的立刻删除，该扔掉的立刻扔掉。但很多时候我们不能这么做，因为这些东西往往和我们近期的工作有关，有的暂时处理不了，有的还得之后复盘。这就导致，我们的工作空间，会在很大程度上被打乱。

怎么做呢？精益工作法给我们的建议是：为每个空间都指定一个中转站。比如，办公桌上放一个专门承接新物品的盒子，电脑中指定一个专门存放新文档的文件夹。如此一来，新进来的物品和文档就不会被你随手乱摆乱放，打乱原本设计好的空间布局。除了这两个中转站，你还需要用到，咱们前边提到的“待办事项清单”。每天下班前，你都应该抽出时间，挨个检查你的记录本、邮箱、微信、钉钉甚至是手机相册，看看空间里有没有新增加的待办事项，是不是已经不重不漏地转移到清单里。待办事项清单就是一个通向工作计划的中转站。

所以，中转站起的是收集和封存的作用，保证空间本身始终处在整洁有序的状态中。接下来，你的注意力只需要放在这几个中转站的身上就可以了。那中转站会不会越来越庞大呢？其实也不会啦。随着待办事项清单的内容不断转化为工作计划并得到处理，中转站里存放的东西会被逐渐消耗掉。

第二部分

以上讲的是精益工作法的时空观。当然，“精益工作法”还有一项很重要的内容，那就是真正做到“全身心投入”。你可能会觉得，“全身心投入”，我们每天都会说，听起来也挺空泛的。但事实上，想要真正做到这一点，并不容易。接下来，我们就来看看，“精益工作法”在这方面，能给我们带来怎样的启示。

首先，想要做到“全身心投入”，很重要的一个因素是，恰如其分的觉知。

所谓的“觉知”，说的是通过你的五种感官“眼耳鼻舌身”从环境中收集信息。这是我们每时每刻都在做的事。那为什么要强调“恰如其分”这四个字呢？我们还说后厨的情况，通常菜鸟厨师在觉知上可能会遇到两种障碍，一种是过于敏感。想想看，眼前火苗翻腾、人来人往，耳边金属碰撞、叮叮当当，空气闷热潮湿，还要承受调料气味的冲击，让人感觉脑袋都要裂开了。另一种呢，是过于麻木。只顾手头的事情，忘记了自己是整个后厨系统的一部分。烤箱完成工作的滴滴的声音，其他厨师喊他的声音，他经常感受不到、接收不到。这些有用的信息淹没在了一片嘈杂中。

这两种都是很正常的反应。但是有经验的大厨能够克服这些障碍。他能够屏蔽干扰，对乱七八糟的信息充耳不闻，视而不见，专注地进入深度工作的状态。与此同时，他还能在多个感官、多个频道上及时、准确地捕捉到真正重要的信号。他需要听到打印机“吱吱”地送来新的订单，来自前厅服务员的紧急呼叫。他还需要用味觉判断菜里会不会少用了一种规定的辅料，用嗅觉发现空气中是不是弥漫了不正常的气味，用眼睛监督厨师的操作是不是规范。这就是恰如其分的觉知。

要培养这样的觉知力，一定是长年累月训练出来的功夫，回到办公室的场景，办公室对觉知力的要求和后厨相差甚远。不过，在办公室你同样需要这种恰当筛选信息的能力。

你可以盘点一下，你在哪些方面需要增强觉知？比如，有没有因为你禁止了邮箱的弹窗提醒，迟迟没看到老板给你发的邮件？那么你可能需要给老板设置成VIP邮件，让他享受随时随地在电脑和手机上同时弹窗的待遇。再比如，有没有在用微信的时候发现聊错了群，带来尴尬和损失？那么你可能需要给重要的微信群设置成特殊的背景图片，给你足够的视觉提示。这些都是你提升觉知力的方式。

更重要的是，你需要想一想，有哪些方面你应该减少觉知的，或者说你平常都会遇到哪些干扰？可能是手机的APP通知，可能是电脑上的网站，也可能是办公室里大声说话的同事，或者是你内心对某件事的忧虑和幻想。

你需要看看这些干扰中哪些是可控的，哪些是不可控的。如果是可控的，你可以采取什么措施。我们平时工作的时候，最常见的干扰源，主要是手机和电脑这些电子设备，你可能总是忍不住拿出来翻一翻，看看有没有新的邮件、新的热搜、新的消息。对此，你可以试试下边这个名叫“潜水艇”的方法。首先，在手机上设置一个每小时响一次的闹钟，之后创建一份检查清单，列出所有你忍不住想翻看的内容，微信、微博、邮箱，但凡平常让你欲罢不能地打开看一下的软件全都写上。下一步，关闭手机和电脑的网络连接，去做你真正想做的事情。一小时后闹钟响了，好，拿起清单，挨个检查这些内容，是不是有了新的推送。如果有，给自己5-10分钟时间做出快速的处理，过后再次进入断开网络连接的状态。这个方法就像是在模拟一艘定时下沉、定时上浮的潜水艇。如果你觉得一小时的间隔有点长，也可以设得短一点，总之，目的是让你既有排除干扰的时间，也能和外界保持信息上的连接。通过这种方式，帮助你朝着恰如其分的觉知前进。

大厨全身心投入方法，还有一点，那就是“务必完成”的心态。

一道菜，只要开始加工，大厨会争取在最短的时间内把它做完，送到顾客的餐桌上。不会出现这样的情况：这道菜的工序进行了一半，停下说我先做下一道。下一道菜还没装盘，哎，又把前两道菜晾在一旁跑去做第三道菜。听起来很可笑对吗，哪个大厨要是这么干，可能当天就被解雇了。事实上，我们有很多人几乎每天都在干类似的事情。一封邮件写了一半，一时间不知道怎么说，存成草稿，回头有心情了再写；一个方案有了初稿，需要找几个人一起把方案定下来，算了，手头项目那么多，先忙点别的，下周再组织研讨会不迟。这就是欠缺了“务必完成”的心态。

虽然办公室的表格、文字不像食材那样存在腐烂的风险，但是欠缺“完成”的心态仍然有严重的危害。不妨回忆一下，有多少工作是撂下之后再没捡起来的？直到你的老板、你的客户忍无可忍地来提醒你，或者约好的时间节点马上就要截止，你才慌慌张张地把那个半成品调出来走完剩余的几步。站在其他人的角度看，你已经做了多少不重要，90%和0%没有太大区别，都属于未交付、未完成的状态。再有，如果这项工作只是你个人的一个想法，没有人来督促你完成，会不会就永远搁置了呢？

另外，欠缺完成的心态会让你开启过多的任务，造成工作空间的拥挤和混乱。同时它还会占据你的思想，每次想到这么多没完成的事，心头都掠过一丝焦虑，让你承受额外的压力。

那么，怎么培养务必完成的心态呢？关键是要分析导致你做事难以完成的障碍是什么。有可能是你过度自信，盲目乐观，总是低估剩余部分需要花费的时间。有可能是你野心勃勃，甚至是有点急功近利，喜欢把很多件事同时往前推进，认为这样比一件件做来得要快。也可能是完美主义倾向，工作当然要追求卓越，但卓越不是完美，而是高质量的完成。除了警惕这些内在的心理障碍，外在的障碍也会有，比如你的领导经常不拍板、不回复；你的同事经常请你帮忙，你碍于面子放下自己的事跑去帮助他们。这就需要你想办法通过沟通，排除这些障碍，为完成工作创造一个好的条件。

当然，很多办公室工作不像大厨做菜那样，可以在短时间内一气呵成。假如你手头的工作需要2个小时，距离下班只剩下1个小时，你该怎么办呢？这时候你需要提前做出判断，考虑好是现在就停下来，还是再往前多做一点呢？如果这项工作可以分解成多个子任务，最好能在一项子任务结束后停手。注意，无论如何都不要忙活到最后一刻，匆匆忙忙地关上电脑拎包就走。正确的做法是在下班前留出足够的时间，用来对工作现场进行锁定。工作现场的锁定包括这些方面：派得上的资料收纳在一起，保存在特定的位置，其余的资料归档或者删除；明确下次推进时要做的第一件事，放到待办事项清单里，进入第二天的工作计划；如果你的老板和客户密切关注这项工作的进展，发消息通知他们最新的情况；如果你有搭档，告诉他接下来有哪些需要他配合的地方。做完这些，你会有更迫切的愿望继续推动这项工作，一直到它彻底完成。这才是“务必完成”的心态。

总结

好，这本《精益工作法》就为你介绍到这里。

为了适应餐厅后厨的工作环境和工作特点，世界顶级大厨形成了一套完整的价值准则和行为规范，我们可以将其借鉴到办公室工作中，称为精益工作法。如果用这种方法来指导日常工作，你的这一天可能会怎么度过呢？

在晚上离开办公室前，你会整理你的工位，使用中转站工具，把所有的工作空间恢复到最佳状态上。这个过程会有一批新的待办事项从邮件、微信、记录本等各处汇总到你的清单中。根据自己的工作内容，你对待办事项进行了排序。紧接着，你从中选取了排名比较靠前的10件事，放入了第二天的时间表中。到此为止，你花了大约半个小时的时间，就已经拥有了最佳的工作空间和详细的工作计划。

第二天早晨，你从容地来到办公室，按照工作计划的安排，全身心地投入到了工作中。先是用了30分钟，完成了一些需要与别人合作的工作，处理了一些事务性的工作。之后，你采用潜水艇的方式，设定了一小时的闹钟，关闭了手机和电脑的网络连接，保证自己的觉知不受到过多的干扰，全身心地投入到一项任务中，比如专注书写一份项目方案。一小时后闹钟响起，你暂时从全身心投入的工作中浮出来，快速地收拾了桌面，检查了邮箱和手机，把两封刚收到的邮件加入了待办事项清单中。

10分钟的快速处理后，你回到刚才的任务，专注工作。距离约定的部门会议只剩下半小时的时间，项目方案还没有完成，你决定把工作的断点就设定在这里。带着务必完成的心态，你花了点时间用来锁定项目方案的工作现场，着重记录了你当下的思路，以及接下来的注意事项，这让你在下午可以坚定地继续推进这项工作。下午下班前，你终于顺利地完成了这个项目方案。

清点今天的工作计划，你发现10件事完成了9件。这个完成的情况还是很令人满意的。剩余的那1件怎么办呢？没关系，你已经开始再次清理工作空间，着手制定下一天的工作计划。

这就是“精益工作法”的一天。如果你对这种工作方法感兴趣，觉得还挺实用，不妨也实践一下。

關鍵字: 做好 安排 比较复杂