“能產生效益的只有採購與銷售”此話說得有點過份，但是也充分說明採購與銷售在公司管理中的重在性。
在此，本人根據自己的工作經驗，結合現代內審的風險要點，整理集團公司集中採購的審計方案。希望對採購人有所幫助。所撰寫內容為本人總結，不代表所有采購內容與採購風險。
所有審計需要的資料：
- 單位簡介、工作總結；
- 單位執行的制度；
- 財務報表、賬簿及憑證。
其次，採購部內部審計需要的資料：
- 採購業務流程、採購審批流程、簽訂合同權限；
- 採購招標文件；
- 採購合同、協議及其管理臺賬；
- 供應商管理臺賬；
- 審計期間存貨的盤點資料；
- 債權債務餘額明細及相關說明。
其餘的諸如採購（調料）請求資料、市場詢價資料、貨物檢驗資料等。
採購審計的重點是業務流程是否合規、價格是否合理、質量是否有保證以及是否存在舞弊。
具體審計程序、內容與步驟：
1
供應商的選擇與合同的簽訂
審計內容（風險點）：
1、篩選供應商沒有按公司的要求與制度，沒有經過主管領導的審查與審批。
2、供應商與預選供應商名單單一，沒有及時評選更新。
3、單獨與供應商的進行談判，談判內容沒有記錄。
4、合同或訂單所列項目、規格與申請部門所列的項目、規格不符，包括數量與價格等。
5、簽訂合同或訂單的條款與談判內容不一致。
6、申請物資採購沒有核對預算項目及庫存材料，籤核手續不齊全。
7、物資採購價格的確定依據不充分、不合理，與當時的市場價相差較大。
8、採購合同條款缺乏公平、公正，公司處於被動的地位。
9、合同簽訂不按權限規定執行，有超過權限簽訂合同的情況。
10、急需物資、零星物品的採購超出批准自購範圍，採購金額違反《管理人員權限》規定。
11、生產緊急物資（急件）或項目預算外增加的物資（經領導口頭同意的）購入使用後，沒有補辦相關手續。
12、物資採購不是直接從生產廠家購買。
對應的審計程序與步驟：
1、查閱並收集公司關於選擇供應商（採購）的制度及相關的操作流程，抽查所有采購部存檔的供應商名單，確定其是否經領導或關委員會批准；再從系統抽查各類物資材料供應商名單各30個，與核對的供應商名單核對，確定名單在批准的範圍內。
2、抽查各類材料、物資、土建、安裝等供應商的名單，比較歷年來的供應商名單的變化，確定其是否供應商名單較少，比較單一，沒有年度評定與考核，沒有及時引進新的供應商，名單沒有及時更新。
3、從採購部門抽查相關的談判資料50份，查看其是否有談判記錄，是否由採購員單獨與供應商進行談判，談判人員的簽字是否齊全等。
4、從ERP系統抽查各類合同或訂單各40份，根據申請部門填寫的《物資採購申請表》詳列的物資名稱、規格、數量，核對合同或請單上的物資名稱、規格、數量是否相符，如不符，要求提供不符的相關證明與文件。
5、瞭解談判的流程及有關的談判記錄，查看50份合同或訂單日及其相關的談判記錄，對比採購合同或訂單的內容及條款，確保談判內容與合同內容一致；主管領導是否適度參與談判等。
6、重點抽查10個大的採購項目，查閱其預算項目核對相應合同所附的明細項目，確定其是否超出預算項目，如果超出預算項目，則跟蹤檢查操作程序及索取有關的批准文件。並查閱倉庫的核查手續是否齊全，是否簽署意見等。
7、抽查30價格較大的採購合同，確定價格及供貨條款是否經過審批，查看供應商報價和其他供應商報價的原始資料，核對價格比較審批表，證實價格確定的來源或者經採購領導小組批准的相關文件；檢查採購部的市場價格資料來源的廣泛性與準確性。並抽樣做市場信息調查，與同期同類材料市場價格比較，分析供應商報價的合理性。
8、抽查採購合同30份，追溯到與供應商就簽訂合同商談的詳細內容記錄，瞭解合同起草的過程，有否對所列條款進行研究、審定，或諮詢公司法律顧問。並根據《合同法》分析各具體條款的合理、公平、公正性。
9、根據公司有關的權限表，抽查每類合同各20份，查閱合同的審批人，是否在授權的範圍內，如有超過審批權限，則要追查其原因，並要求提供相應的授權書等。
10、查閱自購的訂購單與《急需物資申請表》上的物資名稱核對是否一致，有否借急用之名採購急需物資以外的設備，查看審批權限是否按採購流程操作和有關權限標準規定執行。
11、抽查《急需物資申請表》有關人員籤批是否符合權限規定，申購部門領導、採購部領導簽署的意見是否同意“先購買，後補辦手續”，對應籤批日期和補辦請購、訂單日期判斷補辦手續的及時性。
12、抽查50份通過中間商採購的合同（10000元或以上），詢問不直接向製造商購貨的原因，查詢與製造商直接接洽的證明。如有可能直接向製造商瞭解購貨價格及已訂合同的價格。
2
採購訂單（合同）的執行方面
審計內容（風險點）：
1、採購合同或訂購單重複打印籤批，存在重複購進、付款的風險。
2、供應商沒有按合同規定時間發貨或發貨物不齊全。
3、供應商沒有按合同規定的品牌、生產商或不可外包等條款提供貨物。
4、合同執行進度沒有建立報告制度，沒有報告採購主管。
5、訂單或合同在執行過程中條款的變更缺乏依據。
6、合同或訂單的執行不及時及貨款的核對。
7、合同或訂單執行（交貨或完工）期限與約定時間不相符。
8、採購合同或訂單檔案管理不規範，採購員沒有實行輪崗制度。
對應的審計程序與步驟：
① 瞭解訂購單的錄入、更改、籤批、提交、打印程序，分析每個環節可能存在的風險，從系統上抽查每月前50份訂單，合計600份訂單，確定其是否對訂單有重複採購，並向電腦部門提出控制改進的建議。
② 查閱檢查期間每月30份訂單、合同發貨時間以及發貨數量，從系統上核對倉庫收貨入庫時間及入庫數量，與核定時間比較以判斷髮貨的及時性、準確性。
③ 根據以上②點上所抽查合同，檢查對應的驗收單，核對所購貨物是否為合同中的生產商及品種、品牌，分析瞭解其不符的原因及過程。
④ 檢查採購部門是否建立合同執行制度及反饋制度，採購員是否按規定的時間把合同的執行進度報告給採購主管，主管是否簽署相關的管理意見。
⑤ 從系統上抽查所有采購材料補充訂單或補充合同，查看其是否有變更或對應補充合同的依據，依據是齊全，理由是充分，是否有領導的審批手續等。查看確認訂單（合同）執行過程中出現數量、價格變更的情況，然後跟蹤查證變更的有關批文或補充合同等有效證據。
⑥ 從ERP系統採購模塊查閱檢查期間三個月材料訂單，核對每一訂單的執行情況以及倉庫明細賬入庫記錄，確保前一訂單執行完畢後，才執行新訂單，不允許有前訂單已付款未提完貨即終止執行，又重新訂立並執行新訂單的情況。
⑦ 從質檢驗收部門抽取驗收報告或竣工驗收單100份，根據驗收項目對應的合同規定的交貨時間，比較驗收報告或竣工驗收單，確定合同簽訂的（驗收）完工時間是否與合同規定的完工交貨時間一致。
⑧ 抽查檢查期間土建、裝修合同各20份、物資採購合同50份留存檔案，確定是否按公司規定存檔，存檔資料是否齊全完整。檢查採購部門兩年來員工崗位職責與工作分工，瞭解其工作範圍是否有變化、員工之間是否實行輪崗制度等。
3
倉庫驗收入庫與貨款付款
審計內容（風險點）：
1、倉庫驗收物資時沒有按公司規定驗收入庫。
2、物資材料沒有驗收入庫就直接運到使用部門。
3、物資材料入庫前沒有經過質檢部門抽檢。
4、訂單或合同執行完後不及時對賬、結清貨款。
5、預付貨款不按合同條款辦理，缺乏有效監控。
6、物資採購業務與會計記錄信息不統一。
對應的審計程序與步驟：
① 收集查閱有關驗收制度與流程，瞭解倉庫的操作規程；再從倉庫實地觀察其實際驗收工作流程，比較實際操作情況與制度規定的差異；重點是觀察驗收時的數量與質量的驗收手續的正確性。
② 檢查該年每月1-5日所有材料的訂單，統計訂購的數量，核對倉庫入庫數量，在訂單規定的期限執行完畢後，訂購數量大於入庫數量的，再從“生產報表”查看輔助材料累計使用量，如果使用量大於購入量的，則到使用輔助材料車間進一步調查瞭解，查看使用原始記錄，確認輔助材料的購入沒有按流程操作，即驗收入庫。
③ 查看質量監督部門的物資檢驗記錄，按類別訂單編號順序抽查各100份，查看抽樣檢驗結果鑑定，判斷是否有漏檢或不檢的現象。
④ 抽查“應付賬款”明細科目餘額10萬元以上的50個客戶、100萬元以上20個客戶，核對應訂單（合同）履行時間和完成時間以及貨款的支付情況，確保每份訂單（合同）貨款兩清。
⑤ 在“應付賬款”“預付帳款”明細賬上查閱有關預付材料貨款的付款憑證編號，查看付款憑證的付款依據，對應訂單（合同）執行情況來判斷付款的正確性，避免以請示批文預付貨款後，補辦訂單又重複預付貨款。
⑥ 確定會計記錄的依據與流程。到倉庫抽查材料明細賬，抽查該期（年度）1-11月底各類材料累計購入的數量與價格，與會計賬記錄的數據核對，查明是否是倉庫沒有及時把入庫單、驗收報告單、發票交給會計入賬還是其他原因所致。
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