（一）文件起草方面
1.轉發文件
（1）標題。《XX單位辦公室轉發XX上級單位辦公室關於做好XXXX工作文件的通知》，這是標準寫法。容易錯的是：一是關於不知道放在哪個位置。如果上級有“關於”就放在原位置；如果上級沒有“關於”就放在轉發前面。二是文件二字。替換的就是原標題中的“的通知”，千萬不要出現“轉發XX的通知的通知”。三是要有上級機關的名稱。不是轉發某個工作，而是轉發某個機關的某件工作安排。比如，縣委辦也是轉發市委辦怎麼辦，標題中直接寫市委辦，但是在正文中再去交代清楚是縣委辦先轉發的。四是書名號中還有書名號。根據公文處理規定，標題中除規章制度、法律法規用書名號以外，還有“不忘初心、牢記使命”等專用術語外，一律不出現任何標題符號，包括頓號，要麼點兩個或三個，中間用“和”“及”連詞。如果上級印發或者轉發時有書名號，證明他們錯了，直接刪除就行。
（2）正文。開頭要有一句“正確的廢話”，那就是“經某某單位同意”，為什麼？不是我們辦公室想轉發來安排工作，是單位同意的。轉發別人的文件，一定要引用完整，就是“《某某單位關於做XX工作的通知》（X辦發〔2020〕XX號）”，容易出錯的就是掉了後面的文號；還有是直接轉發文號，這裡再提醒我們，不管在何種文稿中提到上級文件，不能只有文號，一定要全面完整，如果只有文號，是不是告訴別人自己找去？而且只有一個文號，誰知道是不是關於這件工作的。文號的小括號後面不需要再有“文件”二字，純屬多餘，因為前面那個標題和文號就是文件的意思；同理，我們在起草其他文種類公文時，根據“《某某通知》要求或者精神”即可，不用加文件“二字”。最後還有一句，“請認真抓好貫徹落實”，並且只要這幾個字即可，不能出現“請結合實際抓好貫徹落實”的說法，既然轉發下來，就是要執行，沒有結合實際一說，如果不涉及該單位，學習就行，辦公室可不敢安排說學習就行的話，因此統一說法。
（3）有附件。記住這樣一句話：“轉發文件，自己的才廢話，上級文件才是正文”。這跟印發方案是一個道理，前面的都是廢話，重點在下面。所以，不能把別人的文件通過公文交換系統附件上傳，可以通過轉換成圖片、掃描成圖片的形式插進去；也會有附件的情況，比如表格，需要在落款前面寫附件加內容，然後再上傳。
（4）有要求。我們常常會碰到領導批示，“並提出貫徹實施意見”。正確的說法是：“並提出如下要求，請認真抓好貫徹落實”。不要用“請一併抓好貫徹落實”，“一併”二字純屬多餘，執行就行，如果多了“一併”，是不是我們提的要求是層層加碼？是不是我們所提要求沒有來源於上級要求？
2.印發方案。一是在標題中不用書名號。二是黨委、政府機關不直接印發方案。特別重大工作，要將標題改為“關於XX的實施意見”，標題下面用括號寫明發文時間，抬頭不用寫（也就是不用寫發文對象）。三是正文開頭還是要有一句“正確的廢話”。要麼是“經某某黨委或者政府同意”，或者“《某某方案》已經某某黨委或者政府研究同意”，現印發你們（不用加“給”字，發代表了“給”）。四是方案不能作為附件。要在落款下一頁接著排版。
3.請示文件。 一是文頭。已經規範為和下級文件同樣。二是簽發人。請示文號後面要有“簽發人：XXX”，兩個一左一右各往左往右空一字分別編排在文頭紅線之上。“簽發人”三個字用楷體字體，XXX用仿宋字體，必須是黨委或者政府主要領導。三是稱呼。用單位標準簡稱，前面不用加XX市、XX縣。比如，縣委；縣人民政府；縣發展改革局。以下都是錯誤的稱呼：中共XX縣委；XX縣人民政府，會澤縣發展和改革局。四是一事一請。請示只能提一個請求，不能出現“現將有關事情請示如下”的說法。如果出現有好幾個請求，就換文頭，不是請示，是報告。五是唯一主送。請示只有一個主送機關，開頭稱呼只能有一個，版記中不能有抄送單位。如果需要同時請示兩個單位，換文號、換稱呼。六是規範結尾。正文最後一句的規範表述：“當否，請示。”“妥否”，末尾加感嘆號都是不正確的。
（二）文字校對方面
1.“截至”和“截止”。一律統一為“截至”，若一定要用“截止”，後面要加一個字變成“截止到”。
2.“事項”和“事宜”。一律統一為“事項”，因為“事宜”有貶義的意思，“諸事不宜”嘛。
3.“有關”和“相關”。一律統一為“有關”，“相關”是指相互之間有關聯。
4.“關於”和“對”。一律統一為“關於”，而且不放在一起，兩個就是同一個意思。
5.“現將”和“現就”。“現將”後面沒有帶“的”字的定語，“現將有關事項通知如下”即可；“現就”後面有帶“的”字的定語，“現就做好XX工作的有關事項通知如下”。
6.“吸取”和“汲取”。“吸取”是指內部的經驗做法；“汲取”是指其他地方的教訓。
7.“縣委、縣政府”和“縣委、政府”。單獨出現時，分別表述為“縣委”“縣人民政府”；連在一起時表述為“縣委、縣政府”，不要掉了“政府”前面的“縣”，好多領導在講話時習慣說“縣委、政府”，其實是不規範的，道理就是省、市、縣、鄉都有“政府”，縣就是縣，以此類推。
8.“等”和“等幾個”。單獨用“等”字時，表示後面還有，沒有全部列舉；用“等幾個”時，前面已列舉完全，3個就是“等3個”、4個就是“等4個”，以此類推。
（三）標點符號方面
1.排比中間的符號。兩個或者兩個以上的《》“”中間不用“、，”等任何符號。
2.有附件的符號。在正文後面空一行，左空兩個字，寫附件加冒號，有兩個以上，用“1.2.”來排序，結尾不用任何符號，標題太長轉行對齊方式是與1.後面的文字對齊。
3.有包含關係的符號。比如，句號後面的結尾用分號，這是不對的，句號後面的結尾只能用句號。從小大到順序是：頓號、逗號、分號、句號，前不能包含後。
4.“其中”前後的符號。“其中”前面一律用逗號，如果前面都是句號結束了，哪裡來的其中。“其中”後面有逗號和沒有逗號的表述，如果其中後面只有一種情況，不用逗號；如果後面有兩種及兩種以上，“其中”後面用逗號（注意不是用冒號），且用分號將幾種情況排比羅列。
5.雙引號後的符號。如果引用完整的一句話或者一段話，句號放在雙引號前面，說明是連句號都是引用的；如果是特定說法，句號放在後引號後面，說明只有文字是特定說法，句號不是；如果還要接著說，逗號放在後引號外面，說明後面還有。
（四）細節處理方面
1.主語處理。在彙報、報告、請示等對上級的所有文稿中，均不能出現“我”“我們”等字樣，一律換為單位簡稱或者更改說法，可以用“某地”“某局”等說法。這是最起碼的尊重，在上級領導面前說“我”“我們”，似乎有自誇嫌疑。
2.正文處理。一律不出現“此頁無正文”的字樣。如果正文太靠下，就緊縮或者加大行距，最少要有一行和落款在同一頁。在正文中，單獨一個字不佔一行，處理方式是緊縮最後一句話的“字符間距”。
3.落款處理。首先明確一條，落款不單獨在一頁，原因是要鮮紅的印章，單獨一頁可以單獨使用哦，處理方法同上。正文結束（含附件 ）後空三行（如果實在放不下，可以少一行左右）開始寫單位名稱，單位名稱一律用全稱（就是公章上的名字），距離右側邊空4個字，且名稱不能轉行，黨委、政府聯發的對齊美觀。成文日期在名稱之下，排版為名稱的中間位置，有個別地方是距離名稱左空兩個字，這是錯誤的。如果請示類，必須還有第三部分，聯繫人和聯繫電話，方便上級處理公文時聯繫，而且一般不用主要領導的名字和電話，也不建議用站所部門的電話，儘量用分管領導的，排版正確的處理方式是：左空兩個字，用小括號，裡面寫明聯繫人、聯繫電話。
4.版記處理。就是在文稿中的末尾用兩個框線表述的內容。字體，同正文。字號，小四。左空一個字，右空一個字。尤其是注意的是，請示、報告等上行文，末尾用“印”；平行文、下行文用“印發”，道理很簡單，“印”就是隻印出來，因為請示是一級單位對上級“請”，而版記寫的是辦公室，只能“印”；“印發”就是不但印還要發，是需要抓好落實的。切記：版記一定是在偶數頁，如果落款在奇數頁，直接空行空行推到偶數頁的末尾；如果落款在偶數頁太靠下放不下，就緊縮正文的行距來處理，正文行距28mm—32mm都是可以的。
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