在平時使用Word、Excel或者ppt辦公軟件的過程中，有一些良好的習慣可以提高效率，還有一些習慣可以方便自己方便他人。本文小編就以Excel中的一些操作為例，給大家推薦幾個平時使用Excel，或者是office其他軟件應該養成的一些習慣吧。
一、Ctrl+S保存/文件恢復設置。
小編把這一條放在最前面，是因為很多時候，可能因為突然斷電、系統崩潰、軟件閃退等原因，自己沒有及時保存文件，還得從頭再做。所以養成一個做一會兒隨手按下Ctrl+S的習慣，可以避免一些突發原因對自己工作成果的影響。
如果你像我一樣，經常忘記或者懶得按這個快捷鍵，那麼至少請在文件——選項——保存中這樣設置一下。
把保存自動恢復信息時間間隔儘可能設置短一些，比如3分鐘。如果某一天在沒有保存就退出Excel表格時，把自動恢復文件位置的地址複製到我的電腦地址欄中，可以最大程度地恢復未保存的文件。設置的方式即下面紅框中的內容。
二、工作表、工作簿規範命名，而不是在工作表中添加標題。
在平時工作中，我們經常會收到或者發送一些文件，比如壓縮包、圖片、Excel等，很多都是利用模板或者自己用手機拍照，保存到電腦上名稱要麼是一串數字，要麼是新建工作表、新建圖片等。
這種習慣不僅不利於區分文件內容，而且如果不進行重命名的話以後再找這個文件也容易混亂。所以發給別人文件或者Excel工作簿時最好能修改文件名稱，比如改成文件內容+日期。
同樣，Excel工作簿中也有多個工作表的話，儘量可以在工作表標籤中進行重命名，避免在工作表表頭錄入名稱。
比如下圖中的盤點表，在工作表標籤錄入相對於在工作表中錄入，對於查看錶格更加方便，而且在表頭錄入標題本身就不符合Excel的使用習慣，因為Excel表格都是以單元格為單位的數據。
三、自己設置常用的快捷鍵。快速訪問工具欄。
比如下圖中，小編因為經常覺得Excel表格提供的視野不足，所以就把切換全屏視圖放在了快速訪問工具欄，按alt+2就可以切換全屏視圖，按esc鍵就可以退出全屏視圖。真的是很方便。像全部清除、快速打印等功能都可以放在快速訪問工具欄。
四、保留小數位數時使用函數而不是自定義單元格格式。
在單元格格式中設置的格式是具有一定迷惑性的。如下圖所示，在C3單元格中把3.14159126設置單元格格式為數值，保留兩位小數，雖然顯示3.14，但是編輯欄中的數值仍然顯示的是3.1415926，在運算過程中也會按照3.1415926進行計算。
但是利用函數就不一樣了，輸入函數=TEXT(C3,"0.00")後，計算的結果是真實地保留兩位小數的值，計算過程中也不會因為小數點的原因而出錯了。
五、不同數據類型放在不同單元格，同一單元格一種屬性。
比如下圖左側的數據，把數字文本放在一起，在進行數據統計的時候特別不方便。單元格中的內容有明確的符號隔開或者其他規律時，可以利用分列或者Ctrl+E快速填充分開。如果單元格的內容雜亂無章，毫無規律時，進行整理時會十分繁瑣。
六、同一數據類型規範格式，尤其是日期。
Excel中主要有文本、數字、日期這幾種格式。平時錄入數據的時候最好能按照Excel的格式要求錄入，比如日期，一般錄入時中間用橫線分開就是比較常用的習慣，比如2019-03-18就比較合適。錄入20190308、2019.03.08這樣的格式不是標準的日期格式，系統會按照文本或者數值處理。
錄入文本和數值格式時也注意格式設置，比如錄入身份證號時，就要把單元格格式設置為文本格式，否則會顯示科學計數。
錄入數據時，單元格格式要設置成數值，否則可能無法參與運算。
七、慎用合併單元格。
上面已經說過，Excel工作表標題在工作表標籤中錄入即可，而不是在表頭利用合併單元格格式進行設置。
如果不可避免使用標題或者某一個內容需要在多個單元格中顯示，建議使用跨列居中 。在單元格格式設置——對齊——水平對齊進行設置即可。
因為在有合併單元格的工作表中進行排序、篩選、複製粘貼、計算等均有不便。合併單元格用在最後一行或者最後一列合計中使用即可。比如在有合併單元格的工作中進行操作時經常會出現以下提示。
八、格式設置。
Excel表格提供給別人時，儘量對字體、顏色、對其方式等進行一些設置。如果想要一定的美化效果，則去除邊框網格線，突套用格式，顏色不要太多，儘量統一。
比如下圖中，進行了字體、居中顯示，然後Ctrl+T套用表格，在設計中勾選標題行、第一列、彙總行。簡單幾步就可以設置一個效果比較好的表格了。
除了這八個習慣，還有很多需要我們平時注意的
比如做完Excel表格發給別人時，保存之前光標最好定位在左上角或者其他有利於別人看的地方，
平時有意識地積累一些快捷鍵，
統計數據時優先選擇power系列組件和數據透視表/數據透視圖，然後考慮函數，最後考慮功能區選項卡篩選排序等功能鍵......
隨著Excel學習的深入，相信你會有更深的體會。
閱讀更多 疏木職場辦公 的文章
